В век повсеместной цифровизации, когда больше нет необходимости писать бумажные письма, сидеть возле стационарного телефона в ожидании звонка или переживать, не забыл ли взять с собой наличные, люди стремятся упростить любую рутину. Это касается и сложных, но важных задач, связанных с документооборотом.
Нам всем повезло: сегодня можно отказаться от подписи документов вручную в пользу электронной подписи (ЭП). Самый доступный и удобный тип ЭП для предпринимателей, самозанятых и физических лиц – усиленная неквалифицированная подпись (НЭП или УНЭП). Сейчас расскажем, почему.
Почему стоит пользоваться НЭП?
НЭП – это цифровой аналог рукописной подписи.
Несколько слов о том, как работает НЭП:
- Есть 2 уникальные последовательности знаков, сформированные на основе средств криптографической защиты информации (СКЗИ) – это открытый и закрытый ключи;
- Закрытый ключ нужен, чтобы сформировать (зашифровать) уникальную подпись конкретного человека для конкретного документа – доступ к нему имеет только владелец ЭП;
- Открытый ключ (публичный) нужен для проверки этой же подписи на документе любым другим человеком;
- Также НЭП может выпускаться с сертификатом, который выдается удостоверяющим центром (УЦ) – он подтверждает принадлежность конкретного открытого и – через связь с ним – закрытого ключа тому или иному лицу.
Почему использование НЭП удобнее и надежнее по сравнению с рукописной подписью:
- Экономит время
Применение НЭП позволяет сократить время на печать и отправку подписанных документов, а также на ожидание возвращения своего экземпляра.
- Минимизирует затраты
При ведении бумажного документооборота появляется много сопутствующих статей расхода: приобретение бумаги, курьерские услуги, содержание архива. Эти издержки складываются в крупную сумму, которую можно потратить с большей пользой для бизнеса.
- Предотвращает подделку документов
ЭП невозможно подделать, чего, к сожалению, нельзя сказать о рукописной подписи. Средства криптографической защиты информации, на базе которых создаются усиленные виды электронной подписи гарантируют неизменность документа после подписания.
- Упрощает документооборот
Применение ЭП в разы упрощает обмен документами – особенно между удаленными сотрудниками и работодателями. Это соответствует современным реалиям, где скорость и удобство стали базовыми факторами в любой деятельности.
Для кого предназначена НЭП?
Использовать НЭП могут все – от физлица до корпорации. С ее помощью можно подписывать большинство документов: договоры, акты, накладные и многие другие. Но у НЭП есть и свои ограничения. Например, ей нельзя подписать счет-фактуру или документы, которые необходимо передавать государству для признания сделки.
Что можно подписать УНЭП?
Существуют НЭП для конкретных сервисов: например, для налоговой. Как это работает: ФНС по запросу пользователя выдает ему сертификат НЭП, однако данную ЭП можно будет использовать ТОЛЬКО внутри ФНС.
Есть также «универсальные» НЭП – которые, например, можно получить в сервисах Сайн.Клик и Сайн.Смарт от Sign.Me.
Однако обращаем ваше внимание, что при ведении внешнего ЭДО НЭП будет иметь юридическую силу только в том случае, если между контрагентами предварительно заключено соглашение о признании НЭП. В сервисах Sign.Me пункт о признании НЭП содержится в пользовательском соглашении, никаких дополнительных документов подписывать не придется.
Какие документы можно подписывать УНЭП:
- Договор оказания услуг
- Акты
- Ваучеры
- Страховки
- Гарантийные талоны
- Договоры аренды
- План лечения
- Заказ-наряд
- Документы налогоплательщика для отправки в ФНС РФ
- Ведомости для получения ИНН
- Декларации типа 3-НДФЛ
- Справки для получения данных об имеющихся штрафах
- Свидетельства для получения сведений о налоговой задолженности
- Справки для постановки или снятия с учета транспортного средства
- Заявление на регистрацию брака и другие подобные
И, конечно, в список того, что можно подписывать неквалифицированной электронной подписью, входит документация, связанная с кадровым документооборотом. Применять НЭП можно для следующего списка документов:
- Заявление о приеме на работу;
- Заявление об уходе в отпуск;
- Ведомость о получении инвентаря;
- Документы об ознакомлении, например, с приказом или техникой безопасности;
- Техническая документации;
- Внутренние документы компании.
Самозанятые при помощи НЭП могут удаленно подписывать договоры, закрывающую документацию и дополнительные документы к ним.
Физические лица применяют НЭП для заверения налоговой и другой документации.
Возможностей усиленной неквалифицированной подписи хватает не только для физических лиц и самозанятых, но и для коммерческой и предпринимательской деятельности.
Компании с помощью НЭП могут подписывать договоры на оказание услуг, акты, кадровые, административные документы и многое другое.
Как подписывать документы с помощью НЭП?
Разберем на примере сервисов Sign.Me.
В Sign.Me есть два сервиса, которые подписывают документы НЭП – это Сайн.Клик и Сайн.Смарт. Отличаются они тем, что в первом случае с Сайн.Кликом документооборот ведется в личном кабинете в веб-интерфейсе и ответственность за идентификацию пользователей компания берет на себя. В случае с Сайн.Смартом документооборот ведется в мобильном приложении, а в процессе идентификации личности появляется третья сторона – удостоверяющий центр. Интерфейс в обоих сервисах довольно простой. С ними не придется долго разбираться, поскольку они адаптированы под обычного пользователя.
Сайн.Клик
В Сайн.Клике для подписания документа бизнесу нужно знать только ФИО и номер телефона своего клиента или сотрудника. Ему придет ссылка на СМС и код для подписания документа. Электронная подпись создается в момент подписания документа. Пользовательский путь в Сайн.Клике настолько простой и быстрый, что нам придется также молниеносно перейти к описанию Сайн.Смарта.
Сайн.Смарт
В случае с Сайн.Смартом пользовательский путь будет чуть сложнее, так как идентификация личности в данном случае может быть проведена очно в удостоверяющем центре или онлайн в мобильном приложении Sign.Me через ЕСИА (Госуслуги).
В мобильном приложении генерируется ключ электронной подписи, который остается в приложении. Если вы хотите, чтобы подписанные документы сохранялись в памяти смартфона, выберите соответствующий пункт в настройках приложения. Для чего это нужно? Чтобы документ находился всегда под рукой.
Как подписать документ неквалифицированной электронной подписью в сервисе Сайн.Смарт(через приложение Sign.Me):
- Загрузите документ в мобильное приложение Sign.Me. Это можно сделать даже из почты или мессенджеров.
- Выберите загруженный документ в приложении, после его открытия нажмите кнопку «Подписать».
При подписании документа в Сайн.Клике и Сайн.Смарте сервисы рассчитывают контрольную хеш-сумму документа, фиксируют ее и производят криптографическое преобразование. В результате этой операции создается файл формата .sig. Это контейнер, в котором присутствует информация о документе и сама электронная подпись. Все это происходит автоматически. Пользователю не нужно вникать во все эти преобразования – он просто выбирает «Подписать», а все остальное сделают сервисы Sign.Me. Число подписантов документов в сервисах не ограничено.
Cайн.Клик и Сайн.Смарт не требуют наличия вспомогательных устройств в виде токена (флешки), стационарного ПК или ноутбука для подписания документов.
Перед тем, как пользоваться УНЭП, с документом можно ознакомиться. УНЭП гарантирует неизменность и целостность документа после подписания.
Использование электронной подписи позволяет существенно сэкономить время на заверение документов, особенно требующей подписи нескольких человек. К тому же, документ точно останется в целости и сохранности, чего нельзя сказать о бумажных договорах, проходящих через десятки пар рук подписантов.
