Вступление
Бухгалтерия. Для многих владельцев - это какое-то заколдованное царство. Многие владельцы не понимают, чем занимается бухгалтерия и для чего она нужна компании. Государство говорит что надо вести бухгалтерский учет. Есть даже идея, что главный бухгалтер - это сотрудник на службе государства. Так ли это на самом деле? Вместе с тем в различных фильмах и книгах описываются бухгалтера и аудиторы, которые способствуют развитию компаний (в книге «Продавец обуви», описывается как главный герой работал в аудиторской компании, и он многому научился, как раз у такого аудитора, который очень хорошо понимал бухгалтерский учет). Давайте попробуем разобраться в этой непростой теме и понять, какова цель бухгалтерского учета и как правильное ведение бухгалтерского учета способствует развитию компании.
Давайте в качестве примера возьмем какую-нибудь компанию. Например, возьмем торговую компанию, которая занимается продажей продуктов питания. Компания покупает продукты питания большим оптом и продает разным потребителям мелким оптом, такая дистрибьюторская компания.
Чтобы компания осуществляла свою деятельность, сотрудники в ней ежедневно совершают огромное количество различных операций или действий. Кто-то находит поставщиков, заключает с ними договора, кто-то делает заказы этим поставщикам. Потом кто-то доставляет товар до склада, кто-то принимает этот товар. Затем кто-то ищет клиентов, заключает с ними договора, кто-то другой, а может быть и тот же самый сотрудник, берет у клиентов заказы. Затем кто-то комплектует товар по этим заказам, кто-то отгружает товар со склада. Кто-то, возможно, доставляет товар до клиента. Далее кто-то получает деньги от клиента. Затем эти деньги сдаются в банк (если это была наличная оплата), или кто-то выставляет клиенту счет на оплату, который в будущем будет оплачен. Кому-то приходится отслеживать, сколько товара есть на складе, а кто-то следит за тем, сколько клиенты нам должны денег. При этом кто-то нанимает сотрудников, а кто-то их увольняет. Сотрудникам нужно платить заработную плату за проделанную работу. При этом, сотрудники иногда болеют и ходят в отпуск. В любой компании ежедневно совершается большое количество различных операций. Эти операции получили название - хозяйственные операции, то есть операции, которые возникают в компании в связи с тем, что компания ведет какую-то хозяйственную деятельность.
В примере выше мы рассмотрели компанию, которая занимается дистрибьюцией. В любой компании не важно, чем она занимается, есть конечный набор всех этих операций. Если мы возьмем производственную компанию, то в ней появятся свои дополнительные функции, связанные с выпуском продукции. Если же смотреть на компанию, которая занимается услугами, то там будут свои особые хозяйственные операции.
Из этого можно сделать вывод: в процессе деятельности компании возникает некий набор хозяйственных операций. Количество этих операций - конечное, то есть, все эти операции можно пересчитать. Да, возможно их будет сотня, или несколько сотен, но их количество всегда конечное. Конечно же, компания не стоит на месте. Могут появиться новые, дополнительные операции, например, владелец решил взять кредит или купить оборудование в лизинг - сразу же появляются новые хозяйственные операции.
Учет хозяйственных операций
Если вы вспомните какие-то старинные фильмы, то вы вспомните случаи, когда в фильмах показываются моменты, как вели учет раньше - каждая такая операция заносилась в отдельную книгу. Например, отгрузили клиенту товар, сделали запись в книге: такому-то клиенту такого-то числа отгрузили такой-то товар. Через какое-то время клиент оплатил за товар. Уже в другую книгу вносится запись такого-то числа, такой-то клиент оплатил такую-то сумму денег.
Если же кто-то хотел посмотреть, сколько клиент должен денег на текущую дату, то необходимо было поднять все записи по этому клиенту из первой книги, определить, на какую сумму ему было отгружено товара. Затем надо было поднять все записи по этому клиенту из второй книги и определить, сколько всего денег оплатил нам этот клиент. Затем надо было бы сопоставить две эти суммы, и мы бы получили сумму задолженности, которую нам должен клиент на текущую дату или которую мы должны клиенту.
Вот так и зародился бухгалтерский учет (бух - это книга), а бухгалтер - это тот человек, который делал записи в этой книге и кто умеет работать с этими книгами. И для каждой такой операции была своя книга, в которой регистрировались все эти события.
Теперь посмотрите на свою компанию, оцените количество этих операций и представьте, как бы выглядела деятельность вашей компании, если бы вы вели учет в книгах, подобному тому, как это происходило в давние времена?! Или представьте себе картину, если бы вообще не было никаких книг, а вся информация содержалась бы в головах сотрудников?! Смогла бы ваша компания поддерживать тот объем производства продукта, который делает сейчас?!
Затем в мире появились компьютеры. Компьютеры, вернее, различные программы, заменили книги. Ведь компьютер работает быстрее, чем книга и человек. В него можно быстрее поместить и достать нужную информацию. И хотя появились компьютеры, принцип действия остался прежним. Каждая хозяйственная операция заносится в компьютер, в свой электронный журнал. Именно по такому принципу работает любая учетная программа, и 1С здесь не исключение. Учетная программа представляет собой какое-то количество электронных таблиц, куда благодаря интерфейсу программы вносятся данные (по аналогии с книгами), и затем эти данные достаются или извлекаются программой.
Чтобы сформировать акт сверки с клиентом, сперва мы указываем, с каким клиентом и какой акт сверки сформировать, а затем уже программа нам выбирает все отгрузки на клиента за период. Далее она выбирает все оплаты и формирует нам итоговый акт сверки. Компьютер это делает гораздо быстрее человека. В этом состоит одно из преимуществ использования компьютеров. Другое преимущество состоит в том, что акты сверок могут одновременно формировать любое количество пользователей. А вот если бы у нас был бухгалтер, который выполнял бы эту работу на основе книг, то он мог бы делать только один акт сверки в одну единицу времени.
Бухгалтерский учет - это
Теперь, что же такое бухгалтерский учет. В Википедии дается следующее определение - "Бухга́лтерский учёт, (арх. счетово́дство) — упорядоченная система сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении, о состоянии имущества, обязательствах и капитале организации и их изменениях путём сплошного, непрерывного и документального отражения всех хозяйственных операций". Итак, из определения видно, что цель бухгалтерского учета - это провести анализ хозяйственной деятельности предприятия, определить все типы хозяйственных операций. Затем для каждой хозяйственной операции определить, каким бумажным документом (а иногда и электронным) должна фиксироваться эта операция, как правильно этот документ должен оформляться (какие поля должны быть обязательно заполнены). Как эти данные должны попадать в единую систему, как эти данные должны обрабатываться системой и в каком виде, и как они должны выдаваться системой, чтобы пользователь мог их проанализировать и сделать вывод.
Таким образом, мы видим, что одна из обязанностей главного бухгалтера - как раз и заключается в том, чтобы определить типы хозяйственных операций, которые используются в компании, и для каждого типа хозяйственной операции установить свою систему сбора, накопления и анализа данных. Например, отгрузка товара клиенту. Сама хозяйственная операция совершается на складе, товар физически грузится в автомобиль. При этом в момент отгрузки товара рождается документ - расходная накладная. Далее этот документ оформляется определенным образом, в нем заполняются определенные данные, его подписывают определенные люди. Частью этой хозяйственной операции является доверенность, которую клиент должен передать. Доверенность подтверждает тот факт, что человек, который приехал за товаром, имеет право получить этот товар. Затем эти документы попадают в бухгалтерию, там они проверяются, отражаются в учетной программе, и если с документом все в порядке, то он подшивается в архив. И там он хранится до тех пор, пока не будет уничтожен, когда выйдет положенный срок. Разные документы должны храниться разное количество времени.
У каждого документа есть свой жизненный путь, который проходит этот документ. Сперва он рождается, затем он проходит через разные стадии, и он умирает. Жизненный путь проходит через разные точки в организации, он где-то рождается. Затем его проверяют другие сотрудники, отражают в учете третьи сотрудники, архивируют четвертые, уничтожают пятые. Для каждого документа мы должны определить его жизненный цикл. И для каждого документа мы должны определить маршрут, по которому движется этот документ от момента своего "рождения" до момента "смерти".
Часто наблюдаю во многих компаниях следующую картину - Директор спрашивает: "Почему не идет акт сверки с клиентом?" Бухгалтер отвечает: "мне какие принесли документы, я те и отразила в учете, а если не принесли то не отразила." То есть бухгалтер не берет ответственность за всю хозяйственную операцию целиком, а только за проведение документа в учетной программе. Правильнее назвать такого бухгалтера не бухгалтер, а операционист. Ведь фактически этот человек выполняет работу операциониста. Он отражает документы в учетной программе. Настоящий бухгалтер должен брать ответственность за всю хозяйственную операцию целиком.
Не знаю, в какой именно момент произошла эта деградация, и бухгалтера перестали брать ответственность за всю хозяйственную операцию. Но изначальная цель бухгалтерского учета заключалась именно в том, что бухгалтер несет полную ответственность за всю хозяйственную операцию от начала и до конца, а не только за фактическое отражение в учетной системе.
Можно даже сказать что предметом бухгалтерского учета является не хозяйственная операция как таковая, а сама деятельность предприятия, которая порождает некоторый набор хозяйственных операций. И бухгалтер должен очень хорошо разобраться в деятельности предприятия, понять, какие в ней есть хозяйственные операции и как их взять под контроль (то есть наладить сбор, хранение и обработку данных), чтобы помогать руководителям принимать верные решения.
Цель бухгалтерского учета - это добиваться платежеспособности компании. За счет чего это получается добиться такой цели? За счет того, что бухгалтерский учет должен снабжать руководителей объективными данными о текущем положении дел, чтобы руководитель мог принимать абсолютно верные решения, основанные на точных данных. А это возможно только в том случае, если бухгалтер берет ответственность за все хозяйственные операции от начала и до конца. Ведь если бухгалтер берет ответственность за все хозяйственные операции, если он регулярно предоставляет полные, точные и актуальные данные о положении дел, то он заранее может указать на проблемные участки, чтобы руководители могли принять верные решения. Именно таким образом бухгалтерский учет способствует тому, чтобы компания была платежеспособной.
Например, благодаря правильному бухгалтерскому учету по росту дебиторской задолженности можно спрогнозировать момент, когда у компании возникнет кассовый разрыв и компания не сможет отвечать по своим обязательствам. Другой пример, хороший учет на складе должен постоянно показывать, что на складе есть неликвидные товары и от них нужно избавляться. Я уже не говорю о том, что бухгалтер формирует прибыль и видит, сколько реально компания зарабатывает денег и где они оседают. На все эти вопросы, да и на множество других, должен отвечать бухгалтерский учет.
Текущее состояние бухгалтерского учета
Часто от владельцев, да и от руководителей финансовых департаментов я слышу такие слова: "бухгалтерия - это отдельное царство. Прибыль по бухгалтерии - это не прибыль организации. Бухгалтерия прибыль считает по-своему, на бухгалтерские данные нельзя опираться…" Эти и многие другие фразы говорят о том, что бухгалтерский учет не выполняет своего предназначения, что он очень сильно отклонился от первоначальной цели. Почему это произошло? На мой взгляд, основная причина заключается в том, что бухгалтера перестали брать ответственность за всю деятельность компании. Бухгалтера стали просто лишь учетчиками, которые отражают поступающие к ним документы в учетной системе. Исправление этой ситуации заключается в том, чтобы бухгалтера взяли полную ответственность за всю деятельность компании. Каждый бухгалтер должен отвечать за определенную область компании, за определенное количество хозяйственных операций. Он должен знать эти операции, как говорится, от А до Я. Он должен знать, где каждая операция начинается, где она заканчивается, он должен добиваться, чтобы на каждую такую операцию был создан документ, чтобы он был правильно заполнен, чтобы он был правильно отражен в учете и так далее. В тот момент, когда бухгалтера вернут себе эту ответственность, ситуация в компаниях начнет меняться в лучшую сторону.
Справедливости ради стоит сказать, что в некоторых компаниях встречаются достаточно грамотные бухгалтера, которые действительно взяли под контроль всю деятельность. И благодаря им владелец компании постоянно видит, как обстоят дела. Они действительно помогают в управлении компанией.
Бухгалтерский учет и государство
С древности люди или компании, занимающиеся бизнесом (тогда это так не называлось) платят налоги. Изначально это просто была «десятина» то есть, компания уплачивала десятую часть от своего дохода. Так было проще считать. Затем, по мере развития бухгалтерского учета, развивалась и система налогообложения. Появлялись все новые и новые виды налогов. Государство же должно на что-то существовать. Поэтому новые налоги - это новые источники дохода для государства. И в какой-то момент государство осознало, что бухгалтерский учет помогает им собирать больше налогов. Поэтому государство стало регламентировать бухгалтерский учет. Эта регламентация нужна для того, чтобы упростить себе (государству) работу по начислению и сбору налогов. По этой причине появляются все новые и новые формы бухгалтерских документов, формы отчетности или текущие формы изменяются.
Похоже, что в этот момент и возникла идея, что главный бухгалтер - это слуга государства в компании.
Несмотря на это, на мой взгляд, бухгалтерский учет может и должен служить своей основной цели - это помогать компании добиваться платежеспособности.
Продукт и статистика бухгалтера
Когда компания небольшая, у нее есть определенное количество хозяйственных операций. По мере развития компании добавляются новые хозяйственные операции, это с одной стороны, с другой стороны, количество каждого типа хозяйственных операций увеличивается значительно. На заре своего становления торговая компания могла делать в месяц не более 10-15 операций по продаже. В крупных торговых компаниях в день это количество операций может достигать нескольких сотен или даже тысяч. И так по мере развития компании растет и количество бухгалтеров, которые контролируют и учитывают все эти операции.
Нам давно известно, что функция определяет структуру. Поэтому при добавлении новых бухгалтеров, мы должны организовывать эту работу исходя из функций, которые должны выполняться. Например, один бухгалтер отвечает за работу с поставщиками (это одна функция). Второй бухгалтер отвечает за работу с покупателями (это другая функция). Третий бухгалтер отвечает за заработную плату (это третья функция). Когда компания увеличится еще больше и потребуется опять новые бухгалтера, то большие функции стоит начать дробить на более мелкие. Например, в работе с покупателями можно выделить отдельно функцию по выписке документов (это одна функция) и вторая функция - это сбор подписанных документов, их проверка и правильное отражение в учете (см. жизненный цикл документа).
Есть и еще один момент, на котором стоит остановиться. Бухгалтер постоянно работает в прошлом, он всегда обрабатывает операции, которые произошли в прошлом. Вчера отгрузили клиентам продукцию, сегодня эти документы сдали в бухгалтерию, и бухгалтер их проверяет и отражает в учете. Бухгалтер работает в прошлом.
Что же является продуктом бухгалтера? Продуктом бухгалтера является актуальный учет во вверенной ему области бухгалтерского учета. Например, если бухгалтер отвечает за работу с расчетным счетом, то каждое утро он разносит выписку за вчерашний день. И мы можем сказать, что у нас актуальные данные по движению денежных средств по расчетному счету (вверенная ему область бухгалтерского учета) на вчерашний день. Сегодняшние платежи бухгалтер разнесет только завтра. Я редко встречал, чтобы бухгалтер сидел и день в день разносил платежи по банку. Но эта область находится под пристальным контролем со стороны руководителя. Каждый руководитель постоянно контролирует финансы, поэтому там такие актуальные данные. Но мало кто так пристально контролирует работу с поставщиками или какую-то другую часть бухгалтерского учета. Какая актуальность данных там? В одной компании я был свидетелем, что по состоянию на декабрь месяц были не разобраны документы за июль месяц по работе склада. Это говорит о том, что актуальность данных по складскому учету составляет июнь месяц. То есть за последние 5 месяцев мы не можем гарантировать, что данные являются актуальными.
То есть продуктом бухгалтера является как бы состояние учета в какой-либо области, которое ближе всего к настоящему времени. У этого состояния можно определить несколько характеристик:
- За прошлый период имеются все документы, подтверждающие эти операции.
- Все документы правильно оформлены, имеются все подписи, все отметки и так далее.
- Все документы правильно отражены в учетной программе.
- Как результат, в учетной программе актуальные данные на определенную дату.
Исходя из этого, мы можем определить статистику бухгалтера для какой-либо области бухгалтерского учета. Первое - это количество правильно обработанных операций. Второе - это количество дней от текущей даты до даты, на которую данные являются актуальными (проверенными и истинными). В примере выше статистика бухгалтера, отвечающего за расчетный счет, составляет один день. Статистика бухгалтера, отвечающего за работу склада, составляет порядка 150 дней (около 5 месяцев). Количество операций можно легко посчитать из учетной программы.
Таким образом, если мы по каждой области бухгалтерского учета будем отслеживать эти два показателя, то мы сможем легко видеть, когда дела в бухгалтерии идут как надо, а когда там возникает завал и какие-то операции не проверяются и не отражаются правильно в учете.
Бухгалтерский учет и финансовое планирование
Как связаны между собой бухгалтерский учет и финансовое планирование? Есть ли эта связь? Некоторые консультанты говорят, что это параллельные и не связанные вещи. Так ли это на самом деле?
Большое количество проведенных аудитов во многих компаниях позволяет сделать вывод о том, что финансовое планирование (ФП) в полной мере не работает в тех случаях, когда оно не опирается на данные бухгалтерского учета.
То есть, если в компании не выстроен как следует бухгалтерский учет, нет актуальных данных о положении дел в определенной области компании, то разработка финансовой модели компании имеет некоторый оторванный от реальности характер. Следом при проведении ФП руководители не получают актуальных данных, поэтому приходится часто делать ненужные перемещения. Сама логика проведения ФП в компании при этом ломается.
Идеальная картина - в компании правильно выстроен бухгалтерский учет. На основе актуальных данных разрабатывается финансовая модель компании, которая на 100% соответствует реальной деятельности. При проведении финансового планирования руководители получают актуальны данные, могут быстро и верно принимать решения. Это способствует увеличению платежеспособности компании. При таком подходе ФП проводится относительно быстро, потому что есть все данные и все данные верные и актуальные.
Пример: компания проводит ФП, откладывает деньги на поставщиков. При этом актуальность учета по поставщикам составляет более 45 дней. Руководители запланировали платежи на поставщиков. На следующий день прилетает претензия от поставщика, что ему на 20 дней просрочили оплату. Весь график платежей приходится пересматривать. Какой смысл в подобном финансовом планировании?
Поэтому сперва бухгалтерский учет, затем финансовое планирование.
В небольших компаниях, в которых количество хозяйственных операций является минимальным, можно выстроить ФП без бухгалтерского учета. Но с ростом и развитием компании такое ФП может быстро поломаться, потому что не будет актуальных и достоверных данных.
Поток в бухгалтерии
В бухгалтерии, как и в любой другой деятельности, существует определенная последовательность действий, а значит, должен быть и поток. Сперва мы оформляем документы реализации, на основе этих документов формируется дебиторская задолженность. Когда дебиторская задолженность собирается, «приходят» деньги на расчетный счет.
Поэтому деятельность в бухгалтерии должна быть организована в соответствии с потоком.
Теперь, чтобы правильно организовать деятельность любой бухгалтерии, необходимо сделать следующее:
- Составить список всех типов хозяйственных операций, которые выполняются в компании и должны быть отражены в учете.
- Определить объем этих операций, а также сроки, в которые они должны отражаться в учете. Реализация отражается ежедневно. Начисление заработной платы делается раз в месяц. Начисление некоторых видов налогов делается раз в квартал.
- Распределить все эти типы хозяйственных операций по потоку. Какие-то операции выполняются параллельно, например, реализация и приход товаров. Какие-то последовательно, реализация и сбор дебиторской задолженности.
- Исходя из правильного потока и с учетом объема этих операций определить посты, на которые в последующем можно будет назначить бухгалтеров.
- Необходимо описать, как правильно должна выполняться каждая операция с учетом правильности оформления документов, а также того, как это должно отражаться в учетной программе (см. про жизненный цикл документа).
- Назначить сотрудников на посты (бухгалтеров) и обучить их тому, как правильно выполнять эти операции.
- Добиться, чтобы учет был всегда в актуальном состоянии по всей компании.
Такова общая и не детализированная последовательность, как правильно организовать работу бухгалтерии.
Резюме
Бухгалтерский учет - это очень полезная область деятельности для компании. При правильной организации бухгалтерский учет будет способствовать значительному росту и развитию компании. Бухгалтерский учет может и должен отвечать своему предназначению - добиваться платежеспособности компании.
Подписывайтесь на наши соц.сети и оставайтесь с нами:
Tg-канал: Kirill_Naumenko_order
E-xecutive: Кирилл Науменко
