Узнайте все о структуре и составе ERP-системы: от основных компонентов и функциональных областей до преимуществ и недостатков их использования. Получите полное руководство по ERP для вашего бизнеса.
ERP-система – это ПО для управления бизнесом. Оно может применяться на предприятиях любого масштаба, но наиболее востребовано в больших и средних организациях. Использование такой программы дает компании конкурентное преимущество, так как обеспечивает эффективное управление, позволяет получить аналитические данные, оценить развитие бизнеса, принимать правильные управленческие решения и решает другие важные задачи.
Структура ERP
Структура ERP-системы включает 3 составные части:
· платформу.Это программная среда для выполнения операций, иначе говоря –базис системы. В нее входят главные функции и справочники по работе с программой;
· модули. Это компоненты, которые организация выбирает и внедряет в зависимости от своих задач. Они необходимы для управления разными процессами внутри бизнеса;
· базу данных.Это серверное хранилище и совокупность инструментов для обработки сведений. В нем содержатся данные, которые затем распределяются по модулям.
Центральная платформа и база данных выступают основными составляющими программы. Они сокращают время сбора информации для всех работников, высвобождая время для решения более важных задач.
Важнейшим компонентом ERP-системы считаются ее модули. Они соответствуют конкретным бизнес-процессам и включают функции, необходимые для закрытия потребностей предприятия.
Некоторые организации добавляют в ERP-системы внешний функционал, например управление взаимоотношениями с клиентами, что помогает им полностью вести бизнес-процессы.
Значение модулей ERP-системы
Наличие в схеме ERP-системы модулей обеспечивает ей гибкость и позволяет организациям собирать программы для решения своих задач.
Существует два похода к установке модулей ERP-системы:
· радикальный. В ERP-систему сразу включают все необходимые возможности;
· поэтапный. Сперва вводят финансовый функционал, а затем, к примеру, функционал для закупок или HR (по определенной схеме). Иногда модули внедряют поэтапно для каждого отдела или региона компании, добавляя функциональные возможности по мере необходимости поверх общего фундамента. Такой подход оптимален при реорганизации путем поглощения или слияния: когда одна фирма покупает другую, то требуемый функционал обычно вводят поэтапно.
Так как программное решение взаимодействует с конкретными структурами в единой базе данных, то его модули работают почти по однотипным схемам. Неважно, из какого отдела поступают сведения, так как они единообразны и основаны на общих определениях и похожих интерфейсах. Это одно из основных преимуществ ERP-системы – управление сложными процессами и их упорядочивание.
Модули ERP-системы
В большинстве случаев внедрение ERP-системы начинают с обеспечения финансовой функциональности, поверх которой добавляют дополнительные возможности, исходя из потребностей компании и целей ее работы. Ниже представлены десять самых востребованных модулей программного решения и описана их практическая польза.
1. Управление финансами. Это основа ERP-системы. Модуль обеспечивает контроль задолженности и в любой момент выдает информацию об актуальном и возможном финансовом состоянии организации. Кроме того, он отвечает за формирование и хранение балансовой отчетности, платежной и другой документации.
Модуль «управление финансами» автоматизирует работу, связанную с формированием счетов, управлением затратами, активами и бухучетом совместных компаний.
Автоматизированное управление денежными средствами облегчает анализ кассовых операций, а также улучшает прогнозы перемещения финансов. Это позволяет бухгалтерам сэкономить время и оперативно закрыть отчетные периоды.
2. Закупки. Данный модуль обеспечивает эффективную закупку товаров и сырья, требуемых для производства или реализации продукции. Он предоставляет автоматическую обработку, мониторинг и аналитику коммерческих предложений, а также помогает составлять и направлять заказы на закупку.
Модуль упрощает закупку за счет оптимизации выбора поставщиков и затрат, а также позволяет комфортно покупать сырье и услуги напрямую.
3. Управление рисками. Этот модуль работает на основе искусственного интеллекта и машинного обучения. Он усиливает финансовый контроль, что помогает финансовым отделам предупредить утечку денежных средств, провести аудит и защитить компанию от рисков с минимумом трудозатрат.
За счет автоматизации аудит финансовых операций проходит быстрее, что позволяет выявить мошенничество и неточности, которые могут привести к утрате денежных средств.
4. Управление цепочками поставок. Модуль отслеживает перемещение продукции и материалов по всем составляющим цепи поставок, начиная от поставщика и заканчивая итоговым потребителем. Он помогает результативно планировать поставки, обеспечивая необходимое количество запасов в нужное время.
5. Производственный процесс. Модуль облегчает планирование производства, а также управление им. Он обеспечивает достаточное количество материалов для удовлетворения потребительского спроса, позволяет эффективно управлять производством и минимизирует расходы. При этом продукция остается качественной.
6. Управление эффективностью деятельности предприятия. Модуль помогает усовершенствовать планирование, прогнозирование, бюджетирование и определение итогов работы организации. При этом планирование происходит связанно, что дает цельную картину для составления финансовых планов.
Модуль помогает получить глубокое представление о расходах, рентабельности, достигнуть нужных показателей по прибыли, а также упрощает сверку счетов и налоговых отчетов.
7. Управление взаимоотношениями с клиентами. Этот модуль в составе ERP упрощает взаимодействие с клиентами, совершенствуя процессы маркетинга и продаж. В нем содержатся все данные о действующих и возможных клиентах, в частности история покупок.
Модуль позволяет отслеживать движение с клиентом от предложения продукции до закрытия продажи и постпродажного обслуживания.
8. Управление проектами. Использование модуля делает управление проектами эффективнее благодаря инструментам визуализации для мониторинга графиков, бюджетов и ресурсов. Он позволяет собрать команду для работы над определенным проектом с помощью специальных фильтров, а также улучшает результаты управления бюджетом.
Модуль наиболее актуален для областей с проектной спецификой работы, например производства и строительства. При правильном внедрении он позволяет соблюсти сроки выполнения проектов, обеспечивает отслеживание и мониторинг расходов, увеличивает точность смет, оптимизирует использование трудовых ресурсов.
9. Управление персоналом. В нем содержатся данные обо всех работниках, в частности итоги аттестаций, должностные инструкции. Модуль заменяет электронные таблицы и предоставляет более точную информацию благодаря автоматизации.
10. ERP-аналитика. Данный модуль позволяет специалистам отдела закупок, управления финансами и проектами устанавливать факторы, повышающие рентабельность производства, а также отслеживать затраты в бизнесе и эффективнее расходовать бюджет.
Преимущества и недостатки использования ERP
ERP-системы имеют следующие преимущества:
· применение единой программы с несколькими модулями позволяет сотрудникам работать эффективнее, так как исключает необходимость пользоваться несколькими программными решениями. В ПО находится вся важная информация, что упрощает составление отчетности и делает ее более точной;
· эффективная обработка большого массива информации. Компании с разными процессами вынуждены ежедневно обрабатывать много данных. Как правило, функционала существующих программ для этих целей не хватает. Проблему решает ERP-система;
· автоматизация процессов минимизирует количество ошибок, совершаемых персоналом под влиянием человеческого фактора;
· единая база данных в структуре ЕРП обеспечивает оперативную передачу данных между отделами предприятия.
Применение ERP-системы:
· обеспечивает доступ к данным всех сотрудников;
· оптимизирует отчетность и планирование;
· экономит время персонала за счет автоматизации;
· обеспечивает высокий уровень защиты данных;
· улучшает клиентский сервис.
Недостатки ERP-системы обусловлены ее масштабностью и сложностью. К ним относятся:
· высокая стоимость программного решения;
· длительное внедрение (для крупной компании может занять от 6 мес. до 3 лет);
· необходимость обучения сотрудников;
· возможные затраты на обновление оборудования;
· необходимость интеграции с актуальным программным обеспечением.
Заключение
ERP-системы состоят из нескольких элементов, но специфическими для каждой компании являются модули. То, какие из них внедрять, определяется особенностями деятельности организации, целями и задачами бизнеса. Использование программного решения благоприятно сказывается на развитии и эффективности коммерческой деятельности.
Недостатки ERP-системы компенсируются ее эффективностью. Использование программного решения снижает производственные затраты до 20 %, сокращает срок оборачиваемости средств до 25 %, улучшает конечный продукт и обслуживание клиентов до 40 %, увеличивает производительность до 35 %, повышает рентабельность и масштабируемость до 50 %.
