Обычно официальное трудоустройство начинается с того, что новый работник передает свою трудовую книжку работодателю. В течение срока действия контракта она хранится в отделе кадров, а после его окончания – возвращается сотруднику.
Давайте разберемся, когда увольняемый сможет получить назад свою трудовую книжку и какие записи в ней подтверждают факт работы гражданина в конкретной компании.
Трудовая книжка – это документ, который отражает историю взаимоотношений работника и работодателя. Официальное трудоустройство на основное место работы начинается с того, что новоиспеченный сотрудник передает свою трудовую книжку в отдел кадров. В течение всего периода службы в нее вносятся сведения о кадровых перемещениях, поощрениях и взысканиях. А когда контракт специалиста заканчивается, этот документ ему возвращают.
Возврат трудовой книжки при увольнении должен быть произведен в установленные законодательством сроки. В этой статье мы рассмотрим, как происходит выдача трудовой книжки при увольнении согласно Трудовому кодексу РФ.
Нормативная база
В советской России трудовые книжки были введены в 1918 году с целью оформления трудовых отношений при новом государственном строе. В течение следующих 20 лет они несколько раз видоизменялись и в 1939 году приобрели привычную нам форму с вступлением в силу очередной редакции КЗоТ.
В 1958 году в СССР появился документ, регламентирующий порядок заполнения трудовых книжек. В последующие годы он несколько раз дополнялся и изменялся, и окончательную редакцию приобрел к 1973 году. Дальнейшие редакции "Порядка ведения трудовых книжек" от 1974, 1975, 1984, 1990 годов имели своей целью разъяснить порядок учета и хранения этих документов.
Столь многочисленные доработки позволили создать четкую и прозрачную нормативную базу, которая с небольшими изменениями используется и сегодня. Сегодня прием, ведение, хранение и выдача трудовых книжек при увольнении регламентируются:
- Трудовым кодексом РФ – статьями 66, 80, 140, 234;
- Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 №255;
- Постановлением Минтруда и соцразвития от 10.10.2003 №69.
Порядок внесения записей
При заключении контракта по основному месту работы, наличие трудовой книжки является обязательным (согласно статье 65 Трудового кодекса РФ). Поэтому, в течение первых трех дней после трудоустройства, работник обязан предоставить свою трудовую книжку в отдел кадров компании или уполномоченному лицу, назначенному ответственным за ведение и хранение трудовых книжек отдельным приказом.
В течение рабочего периода, в трудовые книжки персонала, вносятся записи о поощрениях и взысканиях, в соответствии с нормами статьи 66 Трудового кодекса РФ. При прекращении трудового договора, в документе делается итоговая запись о расторжении контракта с работником. Соответственно, в последний рабочий день, кадровики обязаны выдать сотруднику трудовую книжку. После получения трудовой книжки, уволенному следует убедиться в корректности ее заполнения:
- Все внесенные записи должны быть заверены подписью руководителя компании или лица, его замещающего.
- Каждая запись сопровождается оттиском печати отдела кадров или общей печати организации.
- Записи должны быть сформулированы в соответствии с нормами законодательства.
- Самой последней должна быть запись об увольнении работника со ссылкой на соответствующую статью Трудового кодекса РФ.
- В трудовых книжках, ведущихся на двух языках (русском и национальном, преобладающем в регионе), печатями заверяется каждая запись.
Неправильные формулировки в трудовой книжке могут привести к претензиям персонала к компании. Если уволенный сотрудник обратится в суд с жалобой на работодателя, последнему придется исправить некорректные записи, а также возместить моральный и материальный ущерб обиженному работнику.
Выдача трудовой книжки
Чтобы понять, когда выдается трудовая книжка при увольнении работника, необходимо обратиться к статье 84.1 Трудового кодекса Российской Федерации.
Согласно этой статье, организация обязана вернуть увольняющемуся работнику трудовую книжку в последний день его работы. Однако, если сотрудник в последнее время был на больничном или в отпуске, и получал сохраненный за ним средний заработок, то трудовая книжка возвращается в последнюю дату, на которую за ним сохранялась эта выплата.
- Процедура выдачи документа
К моменту увольнения работника, в его трудовую книжку должны быть внесены все необходимые записи. Они должны быть заверены печатью организации.
Важно отметить, что факт передачи трудовой книжки должен быть зафиксирован в специальном журнале и подтвержден подписью работника. Если эта виза отсутствует, работодатель не сможет доказать, что документ был возвращен сотруднику.
После получения трудовой книжки на руки, необходимо убедиться, что сотрудник также поставил свою подпись в личной карточке формы Т-2. Это послужит дополнительным подтверждением факта передачи документа. Вопрос о том, нужна ли расписка в получении трудовой книжки, является спорным. Однако, для исключения возможных претензий со стороны работника по поводу сроков выдачи документа, достаточно получить подписи увольняемого в личной карточке и журнале учета трудовых книжек.
Расписка в получении трудовой книжки делается непосредственно в журнале учета. В этом случае, сотруднику достаточно написать следующую фразу: "Трудовую книжку в день увольнения на руки получил. Претензий к работодателю не имею".
Отдельным документом расписка оформляется в случае, если трудовую книжку получают родственники умершего сотрудника. В этом случае, им необходимо предоставить дополнительные документы, подтверждающие степень родства с покойным (свидетельства о рождении – детям, свидетельство о браке – супругу).
- Как быть если сотрудник отсутствует в последний день работы
В такой ситуации следует руководствоваться положениями раздела 4 Постановления Правительства № 225. А именно, необходимо отправить увольняемому письмо с уведомлением о вручении, в котором сообщить о необходимости получения трудовой книжки или подтвердить согласие на пересылку ее почтой. Отправлять документ без согласия работника нельзя.
Важно отметить, что отправка письма снимает с нанимателя ответственность за задержку выдачи документа. Если после его получения работник все же явился за трудовой книжкой, то разумно оформить ее выдачу актом приема-передачи. В документе следует отметить, что уволенный был надлежащим образом извещен о необходимости забрать документ и допустил задержку по собственной инициативе.
Невостребованные трудовые книжки работодатель хранит у себя, соблюдая требования законодательства об архивном деле. Срок их хранения составляет 75 лет.
Заявление на выдачу трудовой книжки
При увольнении документ выдается работнику в обязательном порядке, и никаких заявлений по этому поводу не требуется. Однако иногда сотруднику может понадобиться подтвердить свою трудовую биографию (например, для получения пенсии, кредита или социальной выплаты).
В этом случае трудовую книжку можно получить на руки только по письменному запросу. В запросе необходимо указать причину, по которой требуется забрать документ из организации, а также сообщить, куда его нужно предъявить и каким способом работодатель должен передать его сотруднику (выдать лично или переслать по почте).
Особенности выдачи трудовой книжки
Передавать документ уволенному работнику работодатель может несколькими способами. Рассмотрим основные и разберем, какие ошибки чаще всего допускают сотрудники отдела кадров при передаче трудовой книжки сотруднику.
- Лично в руки сотруднику
Самый простой и распространенный вариант — отдать трудовую книжку работнику после того, как он поставит свою подпись в получении документа в карточке Т-2, журнале учета трудовых книжек и в самой трудовой (тем самым подтвердив факт ознакомления с приказом об увольнении).
Кадровику необходимо убедиться, что уволенный не только расписался в документах, но и проставил везде дату получения документа. Важно помнить, что отсутствие подписи может вызвать сомнения у проверяющих органов и стать поводом для обвинений в несоблюдении законодательства.
- Доверенному лицу
Помимо работника, по его письменному заявлению, документ может быть выдан другому гражданину, на имя которого выдана соответствующая доверенность. Сотрудник, который физически не может получить документ, например, находится на лечении в стационаре или отсутствует в городе, может передать свои полномочия лицу, на имя которого выдана нотариальная доверенность. Обратите внимание, что без доверенности получение трудовой книжки другим человеком невозможно.
Правильно оформленная доверенность должна содержать:
- место составления;
- дату выдачи;
- персональные данные и сведения о паспортах доверителя и доверенного лица;
- перечень операций, которые может совершать доверенное лицо (необходимо указать, что он имеет право получить трудовую книжку и расписаться за ее получение);
- срок наделения полномочиями (если он не указан, доверенность действительна в течение 12 месяцев с даты выдачи);
- образец подписи доверенного лица.
Вопрос о возможности выдачи трудовой книжки доверенному лицу решается в соответствии с нормами статьи 185 Гражданского кодекса РФ. Специалист кадровой службы, выдающий трудовую книжку по доверенности, обязан указать ее реквизиты в личной карточке Т-2 и журнале учета.
- Пересылка почтой
К этому способу не любят прибегать ни работодатели, ни сотрудники, однако иногда отправка документа заказным письмом становится единственным вариантом. Возврат трудовой книжки работнику при увольнении почтой осуществляется в таких случаях, как перевод работодателя в другую местность, призыв работника на срочную службу и других подобных ситуациях.
Как уже говорилось выше, для кадровика главное – получить согласие бывшего работника на эти действия. Для этого достаточно, чтобы сотрудник собственноручно написал заявление с просьбой отправить документ почтой.
Отказ в выдаче трудовой книжки
Нередко сотрудника, который решил уволиться, пытаются удержать неправомерными методами. Один из таких методов – отказ в выдаче документов по надуманным причинам, например:
- проведение ревизии бланков строгой отчетности;
- передача трудовой книжки в офис организации, который находится в другом городе;
- необходимость уточнения или корректировки внесенных записей.
Эти причины не являются уважительными, и поэтому работодатель, который всячески затягивает выдачу документов, нарушает законодательство. Следовательно, он может быть привлечен к административной ответственности.
- Когда задержка является обоснованной
Перечислим причины, по которым может произойти несвоевременная выдача документа, не влекущие наступление ответственности для нанимателя:
1. Отсутствие увольняемого на рабочем месте в день окончания контракта.
2. Спорная ситуация, касающаяся даты или причины расторжения трудового договора, при которой работник сам отказывается от получения документа.
В последнем случае вопрос о том, когда должны отдать трудовую книжку при увольнении сотруднику, который отказывается ее получать, приобретает особое значение. Поскольку принудительно заставить работника забрать трудовую книжку невозможно, а без его согласия передавать ее другим способом, например, отправлять почтой, запрещено, кадровому работнику необходимо:
1. Составить акт о неявке уволенного за трудовой книжкой.
2. Отправить по месту регистрации работника письмо с уведомлением о необходимости явиться на предприятие для получения документа.
- Что делать, если работник не явился за трудовой книжкой
Если, несмотря на все предпринятые усилия, сотрудник так и не пришел за документом, то придется поместить его в личное дело уволенного, которое затем будет отправлено в архив. Факт передачи трудовой книжки в архив должен быть подтвержден специальным актом.
Весь комплект кадровых документов должен храниться в течение 75 лет. Только после истечения этого срока их можно утилизировать.
Как быть если трудовую книжку не отдают
В первую очередь, стоит попытаться урегулировать конфликт с работодателем в досудебном порядке. Для этого можно написать повторное заявление на имя руководителя компании, в котором указать, что такие действия нарушают права работника и призвать к соблюдению соответствующих норм Трудового кодекса РФ. Документ следует отправить заказным письмом с уведомлением о вручении.
Если работодатель уклоняется от выдачи трудовой книжки, можно обратиться в надзорные органы. Вот несколько вариантов:
- Трудовая инспекция: жалобу можно подать лично, через официальный портал в онлайн-режиме или по почте заказным письмом. Заявление будет рассмотрено в течение месяца. Если факты, указанные в заявлении, подтвердятся, на компанию, допустившую нарушение, будет наложен штраф, а также выдадут предписание немедленно вернуть трудовую книжку работнику и выплатить ему компенсацию в размере среднего заработка за весь период вынужденной безработицы.
- Прокуратура: в заявлении следует указать на грубое нарушение норм трудового законодательства, попросить о проведении проверки деятельности компании на предмет соблюдения норм ТК РФ и о взыскании компенсации за задержку выдачи трудовой книжки.
- Районный или городской суд: иск следует подавать в том случае, если обращение в предыдущие две инстанции не привело к желаемому результату. К заявлению, в котором подробно описываются все обстоятельства дела, следует приложить копии обращений в трудовую инспекцию и прокуратуру, письмо, отправленное работодателю, и корешок почтового уведомления, подтверждающий, что заявитель предпринимал попытки вернуть трудовую книжку самостоятельно.
Поскольку очевидно, что в данной ситуации права работника были грубо нарушены, суд однозначно встанет на его сторону. Помимо того, что судья обяжет работодателя вернуть документ, он вынесет вердикт о необходимости выплаты денежной компенсации за вред, нанесенный действиями компании работнику.
Под вредом понимается невозможность трудоустройства в другую организацию или постановки на учет в качестве безработного, что приводит к утрате доходов.
Ответственность нанимателя за несвоевременный возврат трудовой книжки
Хотя получение трудовой книжки работником при увольнении строго регламентировано законодательством, к сожалению, случаи игнорирования этих требований все еще встречаются. Если ваши права были нарушены, вам следует знать, что согласно статье 234 Трудового кодекса РФ, работодатель может быть привлечен к ответственности за некорректное внесение информации об увольнении или создание препятствий для дальнейшего трудоустройства.
Факт: Если вам не отдают трудовую книжку при увольнении, вы имеете право обратиться в Инспекцию по труду с жалобой на своего работодателя.
Кроме того, вы можете обратиться в суд за компенсацией морального вреда, причиненного действиями работодателя. При наличии достаточной законодательной базы, иск имеет хорошие перспективы в суде, а размер компенсации за нарушение сроков выдачи трудовой книжки может достигать нескольких десятков тысяч рублей.
Когда ответственность за несвоевременную выдачу документа не наступает
В некоторых случаях трудовая книжка при увольнении работника может быть выдана с опозданием, но работодатель не будет наказан за это. Это возможно в следующих ситуациях:
- Если срок действия трудового контракта с беременной сотрудницей был продлен до окончания отпуска по беременности и родам.
- Если работник был уволен за прогул (необоснованное отсутствие на работе более 4 часов).
- Если сотруднику было назначено наказание в виде лишения свободы.
Во всех остальных случаях закон строго требует, чтобы трудовая книжка при увольнении по ТК РФ была выдана точно в срок, не передавалась в чужие руки без соответствующей доверенности, а дата выдачи фиксировалась в соответствующих кадровых документах. Работник также должен расписаться за получение трудовой книжки на руки.
Если у вас остались вопросы, пишите на https://myjus.ru и наши специалисты ответят на все ваши вопросы. Консультация бесплатная!
