Быть проектным менеджером в IT-сфере — непростая задача. Нужно постоянно держать все нити управления в своих руках: контролировать сроки, бюджет, распределять ресурсы, вести документацию, организовывать коммуникации внутри команды и с заказчиком.
В этом море обязанностей пакет Microsoft Office является тем самым швейцарским ножом, без которого работа была бы крайне затруднительна, а продуктивность существенно бы снизилась.
Минимальные требования владения офисными инструментами для PM довольно высоки. Word, Excel, PowerPoint, Project и Outlook — вот пять китов, на которых держатся основные повседневные задачи проектного менеджера.
Минимальный уровень знаний Microsoft Office
Microsoft Word
Microsoft Word — ключевой инструмент для оформления всей проектной документации. В нем создаются договоры, регламенты, инструкции, отчеты, техническая документация.
Умение работать со стилями, структурой документа, перекрестными ссылками, автоматической нумерацией, а также различными инструментами рецензирования — жизненно необходимые навыки для PM.
Он должен, как минимум, уметь создавать, редактировать и форматировать документы, включая составление планов, отчетов и других текстовых материалов. Знание таких функций, как стили, оглавления, сноски, таблицы и вставка графики, является обязательным. Ведь хорошо оформленный документ с применением правильных стилей не только смотрится профессионально и опрятно, но и существенно экономит время на дальнейшие правки благодаря автоматизации форматирования.
Наличие перекрестных ссылок позволяет быстро перемещаться между разделами, а также обновляет их при внесении изменений. Коллективная работа в режиме рецензирования дает возможность вносить правки одновременно с участниками команды и заказчиком.
Microsoft Excel
Microsoft Excel — главный помощник проектного менеджера в области работы с числовыми данными. Здесь ведутся проектные сметы, календарные графики, таблицы учета рабочего времени, оценка выполненных работ и тому подобная аналитическая отчетность.
От менеджера требуется хорошее знание формул, сводных таблиц, фильтров и умение строить наглядные диаграммы, он должен знать функции условного форматирования и защиты ячеек.
Так, например, формулы позволяют проводить вычисления и анализ данных, сводные таблицы — группировать и обобщать большие массивы информации, фильтры — выделять нужные данные по заданным критериям. Диаграммы же наглядно визуализируют статистику в режиме реального времени.
Без этих навыков PM будет крайне сложно контролировать исполнение бюджета, отслеживать статусы задач и прогресс выполнения работ.
Microsoft PowerPoint
В PowerPoint PM создает презентации для представления проекта заказчикам, руководству и другим заинтересованным сторонам. Здесь важно уметь грамотно структурировать информацию, придерживаться принципов построения хорошей презентации, подбирать подходящие шаблоны оформления, использовать различные эффекты анимации и дизайнерские решения.
Правильно построенная презентация не только производит профессиональное впечатление, но и позволяет донести суть проекта максимально наглядно и убедительно для аудитории. Излишняя перегруженность ненужными деталями, бессистемность или нeпривлекательное оформление могут, напротив, запутать слушателей или отвлечь их внимание на второстепенные моменты.
Умение создавать презентации для внутренних и внешних заинтересованных сторон является неотъемлемой частью коммуникации менеджера проекта.
Поэтому минимальные знания принципов дизайна, анимации, вставки видео и аудио материалов, а также умение работать с макетом слайдов и мастерами презентаций является обязательным.
Microsoft Outlook
Outlook — ключевой инструмент PM для организации совместной работы, рассылки сообщений, планирования встреч и управления задачами. Здесь важно научиться использовать календари для назначения события и совещаний, настраивать правила для обработки входящих писем, пользоваться модулем задач для делегирования работ и контроля их исполнения.
Эффективное управление коммуникациями и грамотная координация команды — важнейший аспект работы руководителя проекта. Четко выстроенные процессы взаимодействия, своевременная рассылка информации, назначение встреч и контроль исполнения задач позволяют PM держать ситуацию под контролем и не допускать хаоса в рабочем процессе.
Знание функций напоминаний, группировки писем по папкам, использования правил и поиска информации является также необходимым.
Microsoft Project
Это специализированное приложение для управления проектами. Менеджер проекта должен уметь создавать и обновлять планы проекта, распределять ресурсы, отслеживать сроки и бюджет, а также составлять отчеты.
Чем грозит незнание инструментов Microsoft Office
Если знания офисных программ поверхностны, проектный менеджер рискует столкнуться с целым рядом проблем:
- Потеря времени.
Недостаточное владение инструментами может привести к потере времени на выполнение задач, которые можно было бы сделать быстрее и эффективнее.
- Низкая эффективность.
Отсутствие навыков в использовании Excel может привести к неточным анализам и прогнозам, что в свою очередь может повлиять на принятие неверных решений.
- Плохая коммуникация.
Слабые навыки работы с PowerPoint могут привести к неэффективной презентации и плохому восприятию информации заинтересованными сторонами.
- Недостаточная организация.
Незнание функций Outlook может привести к плохой организации рабочего времени и неэффективной коммуникации с командой и заказчиками.
- Проблемы с управлением проектами.
Отсутствие навыков работы с Microsoft Project может привести к неточным планам, неэффективному распределению ресурсов и, в конечном итоге, к срыву сроков и бюджета проекта.
Как научиться работать с пакетом Microsoft Office самостоятельно
Освоить пакет Microsoft Office в должной степени вполне реально и самостоятельно. В сети доступно множество онлайн-курсов, видеоуроков, вебинаров, форумов, книг и другого обучающего контента - как платного, так и бесплатного. Материала настолько много, что можно подобрать оптимальный формат под свой стиль обучения и имеющийся уровень подготовки.
Также можно воспользоваться официальной документацией по программам, размещенной на сайте Microsoft. Там есть исчерпывающее описание всех возможностей офисных продуктов с пошаговыми инструкциями и советами по применению.
Нельзя забывать и про пользовательские сообщества профессионалов, где можно задавать конкретные вопросы, делиться опытом и изучать лучшие практики и способы решения нестандартных задач.
Важно понимать, что один разовый курс или просмотр видео недостаточно для полного освоения. Главное — практика и высокая мотивация к постоянному самообразованию. В рабочем процессе всегда будут появляться новые задачи, которые потребуют углубленного изучения каких-то аспектов офисных сервисов.
Заключение
Управление IT-проектами требует от менеджера не только профессиональных знаний в области информационных технологий, но и умения эффективно использовать инструменты для организации и контроля процессов.
Microsoft Office является одним из таких инструментов, и владение его приложениями на профессиональном уровне является обязательным для успешной работы PM.
Отсутствие необходимых навыков может привести к потере времени, низкой эффективности, плохой коммуникации и проблемам с управлением проектами.
Понравилась статья?
Ставьте «палец вверх» и подписывайтесь на канал, если статья оказалась полезной.
Больше интересных тем — на нашем ✈️ Telegram-канале.
