Кто обязан вести воинский учет в 2024 году
Компании обязаны вести воинский учет, если в их штате работает хотя бы один сотрудник-призывник или военнообязанный, независимо от размера организации. Для индивидуальных предпринимателей такая обязанность отсутствует.
Если в компании нет сотрудников, подлежащих воинскому учету, ведение такого учета не требуется. Однако рекомендуется зарегистрироваться в военном комиссариате заблаговременно, чтобы избежать необходимости срочной регистрации при возможном трудоустройстве военнообязанных или призывников в будущем.
Как организовать в компании воинский учет в 2024 году
Назначение ответственного за ведение учета
Ответственность за воинский учет в организации лежит на руководителе, который также определяет сотрудников для его ведения. Количество сотрудников, занимающихся учетом, зависит от численности персонала организации.
Для организаций с числом сотрудников менее 500, воинский учет может осуществлять один человек на условиях совместительства. В случае, когда в организации работает от 500 до 2000 человек, учет должен вести один сотрудник на полной ставке. Если численность сотрудников составляет от 2000 до 4000, за учет отвечают два человека. При дальнейшем увеличении числа сотрудников на каждые 3000 человек добавляется еще один сотрудник для ведения учета.
В компаниях, где воинский учет ведут два или более сотрудника, необходимо организовать специализированное подразделение — военно-учетный стол, как указано в пунктах 9, 18, 19 Методических рекомендаций по ведению ВУ. Для сотрудников этого подразделения следует оборудовать отдельное помещение и предоставить металлические шкафы для хранения документации.
Сотрудник, ответственный за воинский учет, назначается приказом, который издается ежегодно перед началом календарного года. Проект приказа согласовывается с военным комиссариатом, а рабочие обязанности фиксируются в должностной инструкции.
Подписать приказ и должностную инструкцию удобно в системе кадрового электронного документооборота (КЭДО). КЭДО экономит время кадровика и ускоряет оформление документов. Чтобы работать в системе, сотруднику кадровой службы нужно выпустить УКЭП, а другим работникам достаточно УНЭП. Попробуйте сервис КЭДО от «Астрал».
Постановка компании на учет в военкомате
Прежде чем обратиться в военкомат, необходимо получить в администрации города регистрационный номер для вашей компании. После этого следует предоставить в военкомат следующие документы:
- копии учредительных документов компании;
- карточку организации, оформленную по форме 18;
- приказ о создании воинского учета;
- план работы воинского учета.
Расскажем о том, как вести воинский учет в 2024 году
Запрос сведений у работников для воинского учета
Когда работодатель нанимает сотрудника, важно проверить его статус в отношении воинской обязанности. Эта информация может быть указана на 13 странице паспорта или сотрудник может предъявить военный билет. Если сотрудник не предоставил документы, связанные с воинским учетом, рекомендуется уточнить эту информацию в военкомате. Однако отсутствие таких документов не является основанием для отказа в приеме на работу.
Если сотрудник подлежит воинскому учету, для него оформляется карточка по форме № 10. В случае снятия сотрудника с воинского учета по возрасту или состоянию здоровья, его карточка должна храниться отдельно, с отметкой о снятии с учета.
Сдача отчетов в военкомат
В постановлении Правительства от 25.07.2023 № 1211 указаны следующие сроки передачи отчетов и иных сведений в военкомат в 2024 году:
Также важно своевременно реагировать на запросы военкомата, отвечая на них в течение двух недель с момента получения. Необходимо также уточнить в военном комиссариате, требуется ли предоставление дополнительных отчетов и в какие сроки.
Помимо ведения отчетности в военкомат, организациям необходимо предоставлять информацию о сотрудниках и другим контролирующим органам, таким как ФНС, ПФР и Росстат. Для удобства отчеты можно отправлять в электронном виде через сервис «1С:Отчетность», который позволяет отслеживать доставку документов, быстро продлевать электронную подпись и работать в привычном интерфейсе 1С без необходимости установки дополнительного ПО.
Согласно пункту 32.1 положения № 719, компании могут обмениваться с военкоматом данными не только в бумажном, но и в электронном виде через портал Госуслуги. Документы в этом случае подписываются с использованием УКЭП ответственного сотрудника. Это касается документов о приеме на работу и увольнении сотрудников, подлежащих воинскому учету, об изменении их личных данных, а также о гражданах, находящихся на воинском учете. Ожидается, что с апреля 2024 года такая возможность на Госуслугах станет доступной, что упростит процесс перехода отчетности в электронный формат.
Уже сейчас отчетность в ФНС, ПФР и Росстат можно сдавать через «1С:Отчетность», где формы отчетов всегда актуализированы согласно последним изменениям законодательства. Также через сервис можно запросить акты сверок в ФНС, отвечать на требования налоговой и получать рассылки от контролирующих органов.
Обеспечение условий для явки работников в военкомат
Военкомат может направить повестку на адрес организации, которую необходимо вручить сотруднику лично под роспись. Если сотрудник отказывается принять повестку, на документе следует зафиксировать дату, должность, ФИО и подпись лица, вручающего повестку, а также подписи свидетелей, присутствующих при этом. В таком случае дата отказа будет считаться днем вручения повестки.
Согласно пункту «ж» пункта 32 положения о ВУ, для посещения военкомата работодатель обязан предоставить сотруднику выходной день с оплатой, исходя из среднего заработка.
Сверка сведений по воинскому учету
Согласно пункту «г» пункта 32 положения о ВУ, необходимо проводить ежегодную сверку информации с сотрудниками, которая включена в карточку по форме 10, включая данные об образовании, месте жительства и другие сведения. Также требуется проводить сверку с военкоматом не реже одного раза в год, как указано в подпункте «д» пункта 32 положения о ВУ. Дату сверки определяет военкомат.
Для проведения сверки необходимо сначала предоставить в военкомат список сотрудников. В процессе сверки проверяются данные из раздела 2 карточки по форме 10 и личная информация сотрудников, согласно пункту 36 Инструкции МО. По результатам сверки заполняется Журнал проверок.
Документы воинского учета, которые можно оформлять с помощью КЭДО
Система КЭДО значительно упрощает документооборот внутри компании, сокращает расходы на печать документов и расходные материалы для принтеров, а также способствует сохранению важной документации.
В рамках КЭДО можно оформлять большинство кадровых документов, за исключением некоторых видов, определенных законом от 22.11.2021 № 377-ФЗ. Так, документы, связанные с инструктажем по охране труда, приказы об увольнении (за исключением случаев с удаленными сотрудниками) и акты о несчастных случаях на производстве, по-прежнему оформляются на бумаге.
Однако внутренние приказы, например, о назначении ответственного за ведение воинского учета, локальные нормативные акты, такие как Положение о воинском учете, и должностные инструкции специалистов могут быть созданы в системе КЭДО. Сотрудники также могут подписывать карточку ф.10 с использованием электронной подписи, хотя карточки все равно требуется распечатывать.
Согласно ст. 72 ТК, любые изменения в трудовой договор должны оформляться через дополнительное соглашение. Постановление Правительства от 22.09.2022 № 1677 указывает, что трудовые договоры с мобилизованными сотрудниками приостанавливаются, и в таких случаях целесообразно оформить допсоглашение, хотя Минтруд разъясняет, что это не обязательно. Трудовой договор также может быть оформлен в электронном виде.
Электронные документы, подписанные с помощью электронной подписи, имеют ту же юридическую силу, что и бумажные, и не требуют дублирования на бумаге.
Переходите на цифровой формат ведения делопроизводства — от выпуска электронных подписей для сотрудников до хранения документов — используя сервис Астрал и КЭДО.
