Эффективное ведение складского учета обеспечивает постоянное информирование о наличии товаров на складе и в торговом зале, их количестве и стоимости. Мы расскажем, как организовать учет запасов на складе, описав его виды и способы оптимизации процессов подсчета товаров и документооборота.
Сущность складского учета заключается в систематизации данных о материально-производственных запасах (МПЗ), хранящихся на складе.
МПЗ могут включать товары, сырье, материалы и готовую продукцию.
Основные аспекты складского учета:
- Поступление товаров. Экспедитор доставляет товары на склад, где их принимает кладовщик или другой ответственный сотрудник. Приемщик проверяет документы, подтверждающие поставку, убеждается в целостности груза и заносит данные о МПЗ в систему учета.
- Хранение и контроль остатков. Для каждого материального запаса выделяется отдельное место, соответствующее рекомендованным условиям хранения. Каждый запас имеет свою карточку с названием, характеристиками и количеством в наличии. Важно следить за состоянием товаров и их сроком годности.
- Перемещение товаров. Материальные запасы могут перемещаться между различными точками: от склада к магазину или на производство. Все перемещения фиксируются в учетной системе.
- Инвентаризация. При инвентаризации фактическое количество товаров сравнивается с данными учета. Проверяется срок годности, выявляются повреждения и недостачи.
- Выбытие товаров. Материальные запасы покидают склад в результате продажи или списания.
Зачем нужен складской учет:
- Для оперативного доступа к информации о наличии товаров, их количестве и стоимости. Это позволяет избежать задержек в продажах и планировании производства.
- Для контроля за движением товаров от поступления до выбытия, что позволяет оптимизировать процессы и предотвращать потери.
- Для планирования закупок на основе остатков и скорости реализации товаров.
- Для борьбы с кражами путем выявления недостачи и подозрительных операций.
Виды складского учета:
- Номенклатурный, который подходит для компаний с ограниченным ассортиментом товаров.
- Партионный, который предполагает учет каждой партии товара отдельно.
- Сортовой, при котором товары учитываются по группам без учета партий.
- Партионно-сортовой, который подходит для компаний с широким ассортиментом товаров.
Управление документооборотом на складе
Каждый этап складского учета сопровождается определенными документами, которые регламентированы Федеральным законом "О бухгалтерском учете" № 402-ФЗ. Вы можете создать собственные формы документов или воспользоваться установленными образцами. Ниже приведены соответствующие документы для каждого этапа, сгруппированные в таблице:
Управление учетом на складе
Управление складским учетом можно осуществлять вручную, с использованием автоматизированных программ или их комбинацией.
Ручной складской учет
Вручную вести учет товаров и материалов допустимо на начальном этапе, когда у компании еще небольшой ассортимент и невысокий объем продаж. Часто предприниматели ведут учет, заводя специальные журналы или создавая таблицы Excel с номенклатурой и храня накладные в отдельной папке. Даже небольшие магазины могут использовать такой метод учета в течение многих лет.
Однако с расширением бизнеса ручное ведение учета становится неэффективным из-за следующих проблем:
- Объем данных значительно возрастает, что приводит к их перепутыванию, а сотрудники часто допускают ошибки, которые сложно обнаружить.
- Вся информация об остатках и движении материально-производственных запасов (МПЗ) хранится в одном месте, что затрудняет обновление данных, особенно если у компании несколько торговых точек. Это может привести к продаже товара, которого на самом деле нет на складе, задержке отгрузки и конфликтам с клиентами.
- Требуется более частая проводка внеплановых инвентаризаций для актуализации данных.
- Все документы приходится заполнять вручную.
- Необходимо тратить много времени на складской учет или нанимать дополнительных сотрудников.
- Существует риск потери данных.
Автоматизированный складской учет
Автоматизированный складской учет предполагает использование специализированных программ.
Например, в программе "Большая Птица 2.0" можно:
- Регистрировать все складские операции от закупки до продажи.
- Предоставление возможности в любой момент просматривать список доступных товаров и материалов. Вести учет остатков можно выбрав наиболее удобный для вас метод: по партиям, сериям, серийным номерам или группам. Возможно отслеживание не только количества материально-производственных запасов, но и их себестоимости.
- Следить за движением материально-производственных запасов в специальном отчете.
- Осуществлять складской документооборот: создавать учетные карточки, накладные, акты списания и оприходования. Все печатные формы автоматически заполняются на основе введенных в систему данных.
В Большой Птице 2.0 все вычисления проводятся автоматически, что исключает возможность случайных ошибок. Для предотвращения ошибок также внедрена система аудита. Например, при оформлении продажи, если на складе недостаточно товаров или цена оказывается ниже себестоимости, система предупредит об этом.
При продаже товаров продавец предоставил скидку на печенье в размере 70%, что привело к тому, что цена печенья стала ниже его себестоимости на 12 рублей 20 копеек. Система мгновенно проинформировала об этом, чтобы продавец мог незамедлительно принять меры и отменить убыточную сделку. Кроме того, при необходимости можно запретить проведение нежелательных операций через раздел "Оперативный контроль", доступный в профиле пользователя.
Выводы
Проведение складского учета является необходимым условием, если вы стремитесь знать точное количество материалов и товаров в вашем распоряжении, а также желаете анализировать продажи и спрос, адекватно планировать закупки.
Управление складским учетом на предприятии подразумевает запись данных о наличии и перемещении материальных запасов, оформление сопроводительных документов и контроль над состоянием материально-производственных запасов.
Автоматизация складского учета позволяет экономить время, силы и финансовые ресурсы, поскольку программа упрощает труд сотрудников и помогает избежать неприятных ошибок. Автоматизацию учета можно осуществить при помощи специализированного программного обеспечения.
Например, в программе "Большая Птица 2.0" можно проводить приемку товаров, перемещение, продажи, списание, оприходование и инвентаризацию, а также резервировать материально-производственные запасы и вести учет остатков по партиям, сериям, серийным номерам и модификациям. Кроме того, встроенные печатные формы, которые автоматически заполняются, позволяют сделать процесс документооборота максимально удобным и эффективным.
