Набор персонала – это одно из направлений кадровой политики. Предприятие может искать претендентов на освободившиеся или вновь вводимые должности, формировать резерв по кадрам, преследовать иные цели. Работу по набору сотрудников может вести кадровая служба, иные подразделения и специалисты компании. Для оптимизации процесса можно использовать типовые шаблоны форм и документов, цифровые сервисы и интернет-площадки. Также упростить все действия поможет внедрение и применение системы электронного документооборота.
Читайте, что включает процесс набора персонала, кто принимает в нем участие, как упростить и оптимизировать кадровые процедуры на предприятии.
От чего зависит процесс набора персонала
Прежде всего, этот процесс зависит от кадровой политики организации. Она может предусматривать прием на работу по результатам конкурса или испытаний, рассмотрение кандидатур в индивидуальном порядке. Также необходимо учитывать следующие нюансы:
- предприятие может заниматься подбором кадров не только на освободившиеся должности, но и в резерв;
- для набора персонала в разные подразделения будут действовать специальные требования по квалификации, образованию, опыту работы и т.д.;
- процесс подбора сотрудников должен учитывать ограничения и запреты, введенные законодательством (например, это особенно актуально для госслужбы или для работы со сведениями гостайны);
- для оптимизации процессов можно использовать различные современные решения, от обращения в кадровые агентства до взаимодействия с соискателями через онлайн-сервисы.
Итоговое решение о приеме на работу или о зачислении в резерв будет принимать руководитель организации. Но для этого ему нужно подготовить документы и сведения на кандидатов, прошедших отбор, обосновать выбор. Этим занимаются специалисты отдела кадров или иные должностные лица, наделенные полномочиями по набору персонала.
Комментарий эксперта. К процессу набора персонала можно отнести и рассмотрение документов, поступивших напрямую от претендента на работу. Потенциальные сотрудники могут рассылать их сразу нескольких работодателям, даже если и не объявляли о наличии открытых вакансий. Также набор персонала может осуществляться за счет своих кадров. Например, при открытии вышестоящей должности можно объявить конкурс среди работников, соответствующих заявленным требованиям.
Кто участвует в процессе подбора сотрудников и приема их на работу
Практически все вопросы, связанные с подбором персонала и оформлением на работу, входят в компетенцию кадровой службы. Она действует на основании локальных актов или индивидуальных распоряжений руководителя. В общем процессе набора сотрудников также могут принимать участие:
- сторонние специалисты и компании (например, кадровое агентство);
- начальники подразделений компании, в которые осуществляется подбор кадров;
- комиссия, созданная для проверки сведений о соискателях;
- вышестоящее руководство и органы, если они участвуют в согласовании кандидатур (актуально для государственных и бюджетных учреждений).
Непосредственное взаимодействие с кандидатом могут вести представители отдела кадров и других служб. В итоговом собеседовании может участвовать сам руководитель, который примет окончательное решение.
Особенности процесса набора персонала на предприятие
Процесс набора сотрудников может вестись по мере необходимости или на постоянной основе. В перечень действий специалистов, выполняющих указанные задачи, входит:
- определение требований, которым должны отвечать кандидаты (например, образование, опыт работы и т.д.);
- выбор варианта размещения объявлений о подборе кадров, проведения проверок и собеседований (например, можно публиковать сообщения на профильных интернет-площадках и СМИ, вести беседу через приложения и т.д.);
- подготовка документов, которые будут нужны в процессе набора персонала (например, шаблоны заявлений, анкет и резюме, перечень вопросов для тестов и т.д.);
- непосредственное взаимодействие с кандидатами, проверка их документов, проведение различных тестов и собеседований;
- оформление документов по итогам подбора сотрудников (например, заключение в адрес руководителя с мотивированным мнением по всем кандидатам);
- процедура приема на работу претендентов, отобранных по итогам конкурса или в индивидуальном порядке.
Также по итогам указанных процедур может формироваться кадровый резерв. Это позволит относительно быстро замещать освободившиеся должности без проведения дополнительных конкурсов и тестов.
Комментарий эксперта. Соискатели, прошедшие все проверки, могут приниматься на работу с испытательным сроком. За это время они должны подтвердить соответствие по своей квалификации, продемонстрировать навыки работы. Контроль за сотрудником в период испытания также можно отнести к процессу набора персонала. Если по итогам испытательного срока будет принято решение об увольнении, то придется продолжить поиск новых кандидатов.
Кадровая политика организации
В крупных предприятиях кадровой политике уделяется постоянное внимание. От этого зависит не только укомплектованность штата, но и эффективность общей работы сотрудников. В отношении набора персонала кадровая политика организации может предусматривать:
- перечень мер, повышающих заинтересованность соискателей в работе именно на данном предприятии (например, компенсация расходов на переезд, льготы новым сотрудникам);
- общий алгоритм поиска и отбора кандидатов (например, строго в индивидуальном порядке, путем проведения конкурса и т.д.);
- перечень базовых требований к претендентам на работу (например, исключительно высшее образование, минимально необходимый опыт работы и т.д.);
- состав проверок, который нужно провести до принятия окончательного решения (например, онлайн-тестирование или личное собеседование).
Направления и принципы кадровой политики утверждаются в виде локальных актов. Этими документами будет руководствоваться служба кадров.
Как оптимизировать процесс найма сотрудников
Ошибки при подборе новых сотрудников могут дорого обойтись предприятию. Помимо времени и средств, затраченных на поиск соискателя, возникнут проблемы и после приема на работу. Уволить работника, принятого по трудовому договору, крайне сложно. Но даже если это получится сделать (например, из-за непрохождения испытательного срока), то придется заново начинать процедуру набора персонала.
Чтобы оптимизировать процесс поиска кадров и сделать его максимально эффективным, необходимо:
- привлечь к процедурам специалистов, обладающих соответствующими навыками и опытом (например, для этого может потребоваться специальное переобучение);
- обеспечить кадровую службу материально-технической базой, профильными программами и приложениями;
- оформить доступы и подписки на профильные интернет-площадки (например, для размещения объявления и приема документов от соискателей);
- внедрить и использовать систему электронного документооборота (например, это упростит процесс согласования кандидата между разными службами).
В объявлении о поиске кандидатов нужно сразу указать максимально четкие требования. Это позволит быстро отсечь анкеты и резюме лиц, не подходящих под обязательные критерии. Проверку документов и сведений можно вести вручную, либо через соответствующие сервисы в системе электронного документооборота.
К процессу набора персонала может привлекаться стороннее кадровой агентство. Для взаимодействия с ним также необходимо определить четкие требования к кандидатам. Когда кадровое агентство сформирует список из соискателей, отвечающих нужным критериям, окончательное решение будет принимать руководитель (заказчик).
Комментарий эксперта. Предприятие может само не размещать публикаций о приеме на работу, а изучать резюме и анкеты потенциальных кандидатов в интернете. В этом случае ведется предварительный отбор претендентов, после чего с ними свяжутся на предмет проведения собеседования и проверок. Преимущества такого варианта набора персонала – не придется рассматривать большой объем анкет, поступивший в виде отклика на публикацию. Предприятие будет само связываться с соискателями, которые отвечают нужным требованиям.
Какие документы нужны для проверки соискателей
Процесс набора персонала обязательно сопровождается подготовкой, проверкой и согласованием различных документов. Со стороны предприятия это могут быть:
- материалы, размещаемые в СМИ и на профильных сайтах (форумах) по набору сотрудников;
- формы документов, которые должны заполнять кандидаты (например, единый шаблон резюме, анкеты, автобиографии и т.д.);
- опросные и проверочные листы, заполняемые в ходе взаимодействия с соискателем;
- пояснительные записки по итогам собеседований (там указывается мотивированное заключение для руководителя);
- листы визирования/согласования (они проходят через профильные отделы предприятия).
Все указанные документы можно вести и размещать в цифровом виде. Для этого на предприятии должны быть подключена система электронного документооборота (ЭДО). О преимуществах системы «Добыто. КЭДО» расскажем ниже.
Чем поможет система электронного документооборота
Оптимальным решением для организации процесса набора персонала является внедрение и использование системы электронного документооборота «Добыто. КЭДО». Вот основные преимущества и возможности, которые она дает для кадрового делопроизводства:
- гибкие настройки и интуитивно понятный интерфейс позволит быстро обучить специалистов работе с системой;
- в системе «Добыто. КЭДО» можно автоматизировать почти все процессы, связанные с оформлением, подписанием, согласованием и хранением документации;
- есть возможность сформировать шаблоны форм и бланков практически под любую ситуацию;
- «Добыто. КЭДО» можно интегрировать в другие системы и платформы, которые использует предприятие;
- после завершения процесса подбора кадров через ЭДО можно быстро оформить документы для приема на работу.
В системе можно организовать и учет резерва кадров. Так как к ЭДО имеют доступ все подразделения предприятия, они смогут предлагать свои требования к кандидатам, вопросы для предстоящих собеседований и тестов. Ознакомиться со всеми возможностями системы «Добыто. КЭДО» можно по бесплатной демоверсии.
Действия после выбора кандидатов
На заключительной стадии процесса набора персонала нужно принять решение о приеме на работу, либо об отказе в трудоустройстве. В отношении лиц, который успешно прошли все проверки и согласования, необходимо:
- издать приказ о приеме на работу;
- заключить трудовой договор, внести запись в письменную или электронную книжку;
- ознакомить с содержанием должностной инструкции, общими локальными актами организации;
- оформить личное дело и карточку (они будут вестись в процессе трудовых отношений);
- провести обязательные инструктажи, исходя из специфики работы на предприятии.
Все указанные действия и процедуры можно выполнить через систему электронного документооборота. Подписание документов в ЭДО осуществляется максимально быстро.
Учет и ведение текущей документации входит в полномочия кадровой службы. Используя сервис «Добыто. КЭДО», организация сократит финансовые расходы, упростит делопроизводство по кадрам. Также в системе есть специальные модули для обучения и тестирования сотрудников, проверки их навыков и знаний. Этому способствует применение алгоритмов искусственного интеллекта, на которых основана работа системы.
Выводы
- Процесс набора персонала включает действия по размещению публикаций или поиску резюме от соискателей, проведение тестов и собеседований, оформление различных документов. Полномочиями по поиску новых сотрудников обычно наделяется кадровая служба.
- Набор персонала осуществляется в соответствии с кадровой политикой предприятия. Также на начальном этапе формируется перечень требований к кандидатам, вопросы для тестирования и личных встреч. Точный перечень действий зависит от специфики работы организации.
- Чтобы оптимизировать процесс набору персонала и сделать эту работу максимально эффективной, необходимо обеспечить кадровую службу материально-технической и программной базой, обучить специалистов. Также организация может внедрить и использовать систему электронного документооборота.
FAQ
В чем заключается процесс набора персонала?
Сюда входит принятие решений о начале подбора кадров и определение требований к кандидатам, размещение публикаций и работа с резюме соискателей, тестирование и собеседования. После завершения процедур оформляются документы о приеме на работу.
Кто участвует в процессе набора персонала?
Обычно эти полномочия передаются кадровой службе предприятия. Также к участию в процедурах привлекают представители других подразделений, руководство. Для подбора кандидатов можно заключить договор с кадровым агентством.
Какие документы оформляются в процессе набора персонала?
Со стороны работодатели могут оформляться образцы анкет и резюме, листы с вопросами для тестов и собеседований, документы для согласования кандидата через профильные подразделения. Оптимальным вариантом для делопроизводства является внедрение и использование системы электронного документооборота.
