Штатное расписание является локальным нормативным актом организации, в котором фиксируется в сводном виде сложившееся разделение труда между работниками и условия оплаты их труда. Как правило, штатное расписание изменяется в случаях переименования структурных подразделений или должностей; изменения окладов, сокращения численности или штата работников. Частоту и периодичность изменения локальных нормативных актов (в частности, штатного расписания) определяет работодатель. (письмо Роструда от 22 марта 2012 №428-6-1) Можно утвердить частоту утверждения и форму штатного расписания в инструкции по делопроизводству, если это необходимо. Штатное расписание нужно всем юрлицам и ИП, у которых есть постоянные сотрудники., поскольку является документом учета персонала и одним из основным документом, который могут запросить при проверке вопросов, связанных с оплатой труда налоговой службой и социальной службой. За отсутствие штатного расписания компания может получить штраф. Для ИП он составит до 5000 рублей, для юрлиц — до 50 тысяч рублей. Постановление Правления ПФ РФ от 30.01.2002 № 11п, Приложение 1 Ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ
Штатное расписание утверждается приказом руководителя. Штатка является совместным творчество кадровик и бухгалтеров и подписывается составителем и главным бухгалтеров, в случае отсутствия руководителем. Изменения в штатное расписание вносятся также через приказ. Есть два варианта внесения изменений.
- издание приказа о соответствующем изменении, например, исключит ставку секретаря и внести ставку офис-менеджера
- издание приказа об утверждении нового штатного расписания.
Штатное расписание состоит из двух основных частей это «шапка», которая включает в себя:
- Название организации и код по ОКПО — общероссийскому классификатору предприятий и организаций. Код автоматически присваивает компаниям и предпринимателям Росстат. Его можно узнать в специальном разделе на официальном сайте ведомства.
- Номер документа и дата составления.
- Дата, с которой документ начинает действовать.
- Номер и дата приказа, которым утверждается «штатка».
- Количество сотрудников в штате.
Вторая часть табличная включает следующие разделы
1-2. Структурное подразделение. Если отделов нет, то можно всем указать, к примеру «основное подразделение». Названия отделов и кодировка определяется работодателем самостоятельно.
3.Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации. Наименование должностей в расписании должно быть на русском языке. Например, нельзя писать SMM-менеджер или Web-дизайнер. Так сказано в ч. 1 ст. 3 Федерального закона от 01.06.2005 № 53-ФЗ.
Наименование должностей в расписании должны совпадать с теми, что указываются в трудовом договоре.
4. Количество штатных единиц, Дробные ставки в штатном расписании суммируются, а вот округлять полученное дробное значение нельзя это скажется на расчете зарплатных показателей.
5. Тарифная ставка (оклад) и пр., руб. Указывается оклад без премии. Штатное расписание должно выполнять требования по МРОТ. Оклады по одним и тем же позициям, на которых работают разные сотрудники, должны быть одинаковыми. Иначе работодателя могут обвинить в дискриминации в части оплаты труда. По позициям, на которых установлена сдельная оплата труда, укажите «сдельная оплата труда», а в примечании укажите ссылку на документ, где указаны сдельные расценки.
6-8. Надбавки, руб. В случае отсутствия графы не заполняются.
9. "Всего в месяц, руб. ((гр. 5 + гр. 6 + гр. 7 + гр. 8) х гр. 4)"
10. Примечание. Дополнительная информация необходимая бухгалтеру и кадровику.
В штатном расписании должен быть отражен размер квоты на работников-инвалидов и указано, является ли рабочее место для них выделенным или созданным.
В компанию нельзя принимать работника на должность, которой нет в штатном расписании.