Счёт-фактура — это такой документ, с которым компания-продавец или ИП может зачесть НДС или вернуть его из бюджета. Если не оформить счёт-фактуру, не получится уменьшить сумму НДС к оплате — а ещё можно получить штраф за непредоставление важных налоговых документов.
В статье разбираемся, когда нужно оформлять счёт-фактуру, кому этого можно не делать и как заполнить документ правильно.
Кому и когда нужно оформлять счёт-фактуру
По закону оформлять счёт-фактуру должны все, кто уплачивает НДС по облагаемым операциям. Но бывают случаи, когда счёт-фактуру должны предоставить и те, кто не платит НДС. Чтобы было проще разобраться, приведём полный список ситуаций, когда нужно оформлять счёт-фактуру:
- операция проводится на территории России и облагается НДС;
- налогоплательщик — налоговый агент;
- вносится аванс за предстоящие поставки товара;
- предприниматель проводит посредническую операцию от своего имени;
- организация экспортирует товары;
- организация освобождена от уплаты НДС, но является участником проекта по осуществлению исследовательской и научно-технологической деятельности. В этом случае в документе будет пометка «без НДС».
Если операция не облагается НДС, счёт-фактуру выставлять не нужно. Например, счёт-фактуру не выставляют на УСН и ПСН.
Что будет, если не оформить счёт-фактуру
Статья 120 Налогового кодекса РФ сообщает, что будет штраф:
За какой срок продавцу нужно выставить счёт-фактуру
В течение 5 календарных дней после того, как весь товар передан продавцу (или все услуги оказаны). Такой срок работает и для бумажных документов, и для электронных.
Ещё бывают авансовые счета-фактуры — это когда покупатель платит предоплату. В этом случае 5 дней отсчитываются с момента, когда исполнитель получает оплату.
В каком формате выставлять счёт-фактуру
В любом — бумажном или электронном в формате xml (принимается только такой). Электронный вариант счёта-фактуры приравнивается к бумажному, если продавец передал его через оператора ЭДО и подписал КЭП.
Важно. Оператор ЭДО должен быть подтверждён в ФНС. Посмотреть перечень можно на сайте налоговой службы.
Обычно налогоплательщик сам выбирает формат счёта-фактуры, но есть исключение: товары, которые подлежат прослеживаемости. Например, это холодильники, мониторы и телевизоры, детские коляски и автопогрузчики (полный перечень лежит тут). Для операций с такими товарами подойдёт только электронный формат счёта-фактуры.
Как заполнить реквизиты счета-фактуры
Форма для счёта-фактуры и правила заполнения утверждены Постановлением правительства РФ. Скачать актуальную форму можно тут.
У формы есть две части: реквизиты и табличная часть. В целом правила заполнения уже прописаны в форме, но есть некоторые нюансы — поэтому на всякий случай мы разберём все поля:
Номер графы
Что указывать
Строка 1
Порядковый номер счёта-фактуры; дата составления документа
Строка 1а
Порядковый номер исправлений, которые вносятся в документ; дата исправления.
Если оформляете первичный счёт-фактуру, эту строку заполнять не нужно.
Строка 2, 2а, 2б
Название компании-продавца или ФИО ИП; адрес;
ИНН и КПП
Строки 3 и 4
Юрлицо/физлицо, которое отправило и приняло груз; их адреса.
Если это счёт-фактура на оказание услуг или на аванс — поле пропускается.
Строка 5
Номер и дата платёжного поручения
Строка 5а
Номер и дата документа об отгрузке товаров/выполнении работ/передаче имущественных прав.
Номер должен соответствовать порядковому номеру, указанному в графе 1 этого же счёта-фактуры
Строка 6, 6а, 6б
Название компании-покупателя или ФИО ИП; адрес; ИНН и КПП
Строка 7
Валюта и цифровой код (полный перечень всех валют есть в Классификаторе).
Например, если рассчитываетесь в рублях, будет: Российский рубль, 643
Строка 8
Идентификатор государственного контракта. Заполняется, если для сделки использовали деньги из федерального бюджета, бюджетных инвестиций и взносов в уставный капитал
Во вторую часть формы нужно внести все данные о товаре или оказанных услугах:
Номер столбца
Что указывать
Столбец 1
Порядковый номер записи товаров/работ/услуг/имущественного права
Столбец 1а
Название товара (описание выполненных работ, оказанных услуг), имущественного права
Заполняется и при отгрузке, и при внесении аванса
Столбец 1б
Код товара ТН ВЭД ЕАЭС. Заполняется, только если это продажа товара в страны ЕАЭС
Столбец 2, 2а
Код и условное обозначение по Общероссийскому классификатору единиц измерения. В авансовом счёте-фактуре может отсутствовать
Столбец 3 и 4
Заполняются, если есть единицы измерения.
Если товар продавался по ценам, утверждённым государством, указывается цена с учётом НДС.
В авансовом счёте-фактуре может отсутствовать
Столбец 5
Общая стоимость без НДС. В авансовом счёте-фактуре может отсутствовать
Столбец 6
Если это счёт-фактура на подакцизные товары — указывается сумма акциза. В ином случае пишем просто: без акциза.
В авансовом счёте-фактуре может отсутствовать
Столбец 7
Налоговая ставка. Если товар или услуга не облагаются налогом, пишем: без НДС
Столбец 8
Сумма налога или «без НДС»
Столбец 9
Общая стоимость товаров/работ/услуг/имущественных прав с налогом
Столбец 10 и 10а
Страна происхождения — заполняется, если это не Россия. В авансовом счёте-фактуре может отсутствовать
Столбец 11
Регистрационный номер декларации или регистрационный номер партии товара, подлежащего прослеживаемости. Заполняется, если есть.
В авансовом счёте-фактуре может отсутствовать
Столбец 12 и 12а
Единица измерения товара по Общероссийскому классификатору единиц измерения. Заполняется, если есть
Столбец 13
Количество прослеживаемого товара. Заполняется, если есть
Кто подписывает счет-фактуру
По закону счёт-фактуру подписывает руководитель и главный бухгалтер. А ещё это может делать доверенное лицо.
Главное про счёт-фактуру
- Счёт-фактура помогает юрлицу или ИП зачесть НДС или вернуть его из бюджета. Без счёта-фактуры не получится уменьшить сумму НДС к оплате, а ещё можно получить штраф.
- По закону счёт-фактуру оформляют все, кто уплачивает НДС по облагаемым операциям, но есть исключения.
- Счёт-фактуру выставляет продавец. Он должен сделать это в течение 5 календарных дней после того, как весь товар передан продавцу (или все услуги оказаны). Если это авансовый счёт-фактура — действует то же правило 5 дней, но отсчёт начинается после получения оплаты.
- Счёт-фактуру можно выставить в бумажном или электронном виде. Электронный документ нужно подписать КЭП.
- Счёт-фактуру подписывает руководитель, главный бухгалтер или доверенное лицо.
