В любом заведении постоянно происходят хотя бы минимальные расхождения в учёте, что замедляет работу и усложняет процессы. Чтобы минимизировать эти расхождения, важно наладить инвентаризаци. Павел Шитов, приглашённый преподаватель университета гостеприимства Swissam с десятилетним опытом управления барами, рассказывает, как провести инвентаризацию эффективно и быстро.
Как подготовиться
Без сомнений, инвентаризация — стрессовый процесс для ваших подчинённых, которым приходится задерживаться после работы или приезжать пораньше, а иногда даже проводить учёт в выходной день. Важно сделать инвентаризацию максимально эффективной, чтобы заканчивать её за пару часов и иметь первые результаты уже в первый день.
Прежде всего, важно навести порядок в номенклатуре. Начинайте контролировать его с самого начала работы заведения и регулярно обновляйте номенклатуру. Соблюдайте однородность в названиях, чтобы находить продукцию быстрее: например, названия всех видов коньяка должны начинаться со слова «коньяк», а затем идут уточнения.
Минимизируйте количество продуктов в ассортименте. Они усложняют учёт движения отдельных продуктов: например, вы не сможете понять объём продаж зелёного чая среди всех других чаёв.
Организуйте пространство на складе удобно и подпишите полки. Обяжите сотрудников соблюдать порядок на складе и в зоне приёмки товара.
Также перед инвентаризацией необходимо:
- провести все приходы и списания,
- закрыть все столы,
- приготовить бланки,
- проверить кнопки и измерительное оборудование,
- определить дату и время инвентаризации,
- определить участников.
Комфортное время для инвентаризации — конец месяца. В таком случае вы сможете подвести общие итоги периода к 1 числу и связать их с подведением общих финансовых результатов.
Первый день: инвентаризация
Прежде всего, чтобы задать правильный настрой и убедиться в том, что все всё поняли, проконтролируйте выход группы, проведите информационно-координирующий брифинг (кто и что считает и взвешивает) и проконтролируйте измерение продуктов и полуфабрикатов с занесением в бланк инвентаризации.
Лучше проводить инвентаризацию в нерабочее время, с утра. Порядок учёта — слева направа, сверху вниз по холодильникам, полкам, винным шкафам и т. д. Лучше вести учёт в электронной таблице, чтобы не листать бумажные списки и не запутаться в них.
После подсчётов проверьте результаты занесений в бланк, чтобы выявить и исправить первые неточности:
- неверные цифры,
- некорректные знаки препинания,
- несоответствие ячейкам при вводе цифр,
- неправильное использование формул.
Второй день: поиск ошибок
Пора изучить сличительную ведомость и определить проблемные позиции, в которых расхождения составляют более полутора процентов от оборота. В следующем периоде нужно следить за ними особенно тщательно. Также нужно сделать ещё несколько шагов, чтобы анализ был максимально показательным.
Если в инвентаризации были допущены ошибки:
- внесите изменения,
- проведите подснятие на текущую дату,
- сопроводите изменения фотографиями товара в общую группу.
Проверьте акты списания:
- порча,
- бракераж,
- технологические потери,
- маркетинг,
- удержания у сотрудников,
- продажа сотрудникам,
- проработка блюд и продуктов,
- обучение персонала,
- служебное питание,
- комплименты гостям.
Избегайте списаний с основанием «Пересортица»: если себестоимость заменяемых товаров значительно отличается, это приведёт к серьёзным расхождениям по инвентаризации.
Проверьте движение товаров:
- приходные накладные,
- внутренние перемещения,
- перемещения между ресторанами,
- списания,
- продажи,
расходные накладные, - возвратные накладные,
- переделанные накладные.
Если в какой-либо категории происходят постоянные расхождения, изучите рецепты с продуктом, установленный для него процент отхода и соответствие станционной карты и техкарты в учётной системе. Например, если вы всё время замечаете недостачу яблок, проанализируйте историю продукта:
- отклонения процента отхода от нормы;
- проблемы с поставками продукта (возвраты, продажи, бонусы);
- проблемы с качеством продукта;
- проблемы с оборудованием (неисправности);
- неправильная работа с продуктом;
- нарушение технологии приготовления;
- нарушение условий и правил хранения сырья.
После выполнения всех этих действий у вас будет полная картина товарооборота, и вы сможете согласовать закрытие инвентаризации. Распишите суммы по закрытию (изменения меню, технические потери и потери от порчи, служебное питание, расходы на проверку качества и др.) и оставьте комментарии ко всем позициям.
Ещё один важный документ, который стоит составить, — таблица с проблемной продукцией, в которую входят:
- продукты, продукция и полуфабрикаты;
- расхождения;
- оборот продукта за месяц;
- результат предыдущей инвентаризации;
- причина расхождений;
- план мероприятий.
Благодаря этой таблице вы не только отыщите проблемные позиции, но и составите план по устранению расхождений.
Третий день: постбрифинг
Теперь вы можете выявить проблемные позиции и найти повторяющиеся ошибки, чтобы проанализировать изменения излишков и недостач. Это поможет вам выделить те товары, на которые следует обратить особое внимание.
Сведите результаты инвентаризации в один общий документ и отразите ключевые моменты, которые нужно скорректировать:
- Итоги инвентаризации (недостачи, излишки).
- Комментарии по проблемным позициям.
- Итоговые суммы по актам списания:
- порча,
- технологические потери,
- удержание по итогам инвентаризации,
- удержание у сотрудников.
У вас будет ясная картина, и вы сможете составить план действий к следующей инвентаризации — таблицу позиций, требующих внимания:
- наименование,
- объём,
- сумма,
- причина,
- решение,
- ответственный,
- сроки.
Выполнив эти задачи, вы справитесь с инвентаризацией быстро и эффективно, кроме того, получите полноценную картину товарооборота. Это поможет вам не только пересчитать продукты на складе, но и наладить закупки и изменить меню, чтобы минимизировать издержки. А чтобы проводить инвентаризацию ещё удобнее и хранить информацию по товарообороту в одном приложении, оставьте заявку на сайте DocsInBox. Поможем вам ускорить работу с накладными, автоматизировать создание алкодеклараций и найти поставщиков с лучшими ценами.
