Клуб ОЦО уже писал о продлении переходного периода обязательного применения МЧД до 31 августа 2024 года. Основной причиной этого стала неготовность как бизнеса, так и госорганов к внедрению нового инструмента. Как показал опрос представителей профессионального сообщества, проведенный Клубом ОЦО в феврале, компании и ОЦО постепенно, но довольно активно переходят на МЧД, а основные проблемы у них возникают как раз с госорганами, которые далеко не всегда готовы идти навстречу бизнесу.
Системы и подходы к организации выпуска МЧД
На сегодняшний день существуют различные системы, в которых можно формировать МЧД, – как бесплатные, так и платные. Большинство представителей компаний и ОЦО, опрошенных Клубом ОЦО, сходятся во мнении, что необходима единая система, которая позволит работать не только с МЧД, но и с различными видами доверенностей, а также с любыми электронными документами. Так, по словам Елены Бельской, начальника отдела электронного документооборота направления информационной безопасности Управления ИТ-инфраструктуры и информационной безопасности, ЦКР-Информационные технологии, они приобрели отдельную систему, которая должна позволить в едином ИТ-пространстве не только управлять всем жизненным циклом МЧД – от создания, подписания, регистрация, учета до отзыва этой доверенности, но и формировать в этой системе разные виды доверенностей. Елена надеется, что в перспективе эта система позволит снизить трудозатраты на формирование доверенностей, в том числе благодаря тому, что она будет интегрировала с ИТ-решением, в котором хранятся персональные данные сотрудников.
В ОЦО H&N также пришли к пониманию, что им необходима единая система, в которой бы происходил выпуск и бумажных, и электронных доверенностей. По словам Оксаны Ботвиновой, проектного менеджера H&N, они четко понимают, что есть операции, в которых используются только электронные документы, в них нет бумажных доверенностей, бумажные и электронные доверенности не дублируются.
Владимир Поляков, руководитель проектов ДМ-Тех, считает, что в текущих условиях вопрос выбора системы вторичен, важнее правильно выстроить процесс. В предыдущей компании, где он работал, электронными доверенностями занимался ИТ-отдел, что было не совсем правильно. В нынешней компании процесс выпуска МЧД выстроен следующим образом: инициаторы идут к юристам, заполняют определенные параметры под электронную доверенность, при этом бумажная доверенность либо уже существует, либо специально готовится, что страхует компанию от возможных проблем. На основе полномочий, которые прописаны в бумажной доверенности, прописываются аналогичные полномочия в формате 003 МЧД. Такой подход вполне оправдан, поскольку у компании нет и не планируется большого объема МЧД. Аналогично, с применением ручных схем, пока организован выпуск МЧД в «Интер РАО».
Вместе с тем, при большом количестве электронных доверенностей ручные операции очень сложны и трудоемки, поэтому ОЦО стремятся их минимизировать.
Юлия Гранова, руководитель проектов Департамента управления услугами ОЦО «Ростелеком», отметила, что сначала они выпускали доверенности ручным образом, но поскольку в процессах, связанных с МЧД, участвует порядка 3 тыс. подписантов, то ручные схемы применять довольно сложно. В настоящее время выпуск доверенностей осуществляется в единой системе: инициатор создает заявку в системе ЭДО, заявка уходит на согласование, после согласования доверенность подписывается президентом компании (поскольку пока используется формат 2.0), система ЭДО интегрирована с ИТ-решением, которое автоматически отправляет МЧД в блокчейн ФНС, и оттуда уже возвращает МЧД с соответствующим статусом. ОЦО оказывает поддержку и помощь сотрудникам в формировании МЧД и прописывании в документе соответствующих полномочий (поскольку в версии 2.0 текстовые полномочия). К апрелю ОЦО планирует перейти на версию 3.0, что позволит вносить в доверенность коды полномочий.
Через системы ЭДО, интегрированные с учетными системами, выстроена работа и в ЦБУ ТМК, и в ЦСР ЕВРАЗа. Екатерина Костарева, руководитель Группы корпоративного сопровождения и оформления доверенностей, ЦБУ ТМК, отмечает, что через их центр проходят все доверенности на работников компании группы. Весь жизненный цикл МЧД аккумулирован в системе ЭДО, которая интегрируется с различными учетными системами и с ИТ-решением, отправляющим МЧД в реестр (ЦПРР), откуда и возвращается зарегистрированная МЧД. Людмила Кирина, начальник управления документационного обеспечения, ЦСР ЕВРАЗа, рассказала, что в ЦСР на базе СЭД настроили заявку, которая максимально упрощена для заполнения пользователями: они вносят только фамилию, остальные данные автоматически подтягиваются из кадровой системы. Есть возможность подтянуть полномочия и из реестра Минцифры, но пока используются те полномочия, которые есть в бумажной доверенности и параллельно выдаются новые, если таковые отсутствуют. В настоящее время в ЦСР осуществляется проект перехода на формат МЧД 003.«В компаниях есть система управления доверенностями — СЭД, в которой идет процесс согласования этих доверенностей. И, действительно, только ради МЧД ставить какую-то отдельную систему странно, — считает Раис Ахкямов, директор продукта ELMA365 ECM. – Как правило, это происходит, когда случилось два события: с одной стороны — импортозамещение, а с другой — потребность во внедрении МЧД в компании, которая формирует свою целевую архитектуру нового ИТ-ландшафта. В рамках выбора целевого ИТ-ландшафта наличие решения по МЧД является одним из пунктов чек-листа, который позволит решить эту задачу».
Работа с контрагентами
Одна из наиболее актуальных тем, которая волнует многие ОЦО и компании, – как выстроить работу с применением МЧД с контрагентами. Опрошенные Клубом ОЦО участники подчеркнули, что очень важна разъяснительная работа с контрагентами, как в свое время и при переходе на ЭДО.
Так, ДМ-Тех оповестили через провайдеров, что компания начинает работать с МЧД. При этом сразу же проинформировали, что если возникнут сложности, то возможен альтернативный вариант работы, который можно обсудить по специальной электронной почте. По словам Владимира Полякова, был создан специальный личный кабинет у провайдеров, через который можно было протестировать работу с МЧД, к нему также подключили менеджеров по продажам и закупкам, чтобы они консультировали контрагентов по разным вопросам. Эта работа дала свои плоды.
В компании реализовали гибкую схему, при которой можно использовать подход как с подписанием МЧД, так и без подписания, – отмечает Владимир. Если контрагент по какой-то причине пока не готов принимать документы, подписанные с МЧД, то с ним подписываются документы по сертификату, выданному от юрлица (который действует до 1 августа 2024 года).
По словам Оксаны Ботвиновой, H&N, 95% МЧД в их компании были выпущены в проектном режиме, при этом принципиально сокращали количество подписантов юридически значимых документов в обмене с контрагентами. Входящие и исходящие документы подписываются КЭПом с МЧД, однако это также индивидуальная работа, и МЧД не применяется с теми, кто пока к этому не готов.
Вместе с тем, очень важно, чтобы все контрагенты были в курсе, что с 1 сентября 2024 года применение МЧД станет обязательным, поэтому так важны постоянные коммуникации со всеми заинтересованными сторонами по этому вопросу.
МЧД для КЭДО
В кадровом ЭДО применение МЧД пока не нашло широкого распространения.
Елена Бельская, ЦКР-Информационные технологии, рассказала, что они переходят на электронный формализованный кадровый документ, согласно которому необходимо применять МЧД, когда используется подпись физлица. ОЦО подписывает документы от имени работодателя по МЧД в формате 003, при этом система должна уметь воспринимать и прямые доверенности, и передоверие. В настоящее время приняли решение, что для КЭДО процесс работы с МЧД останавливается на подписании, после чего доверенность загружается в систему и в ней проверяются полномочия пользователя (сравниваются с текстовым реестром в момент загрузки).
Юлия Гранова, ОЦО «Ростелеком», отметила, что пока в компании всего 10 МЧД, выпущенных по кадровому ЭДО, – для этого провели реинжиниринг процессов, сузили список подписантов, подписанты прикрепляют эти доверенности к подписанному документу, после чего происходит сверка основной бумажной доверенности с той МЧД, которая выпущена.
Основные проблемы – с госорганами
В настоящее время у разных госорганов существуют разные форматы доверенностей, поэтому компании вынуждены идти на сайты ФНС, СФР и других ведомств, с которыми они работают, при этом многие используют свои ресурсы для формирования доверенностей, что вызывает не только организационные, но и технические проблемы, а также требует дополнительных трудозатрат со стороны бизнеса. Об этом говорили практически все участники опроса.
Так, Людмила Кирина, ЦСР ЕВРАЗа, отметила, что для работы одного сотрудника с разными госорганами сегодня они вынуждены выпускать несколько доверенностей разного формата. При этом сотрудник указывает, какая доверенность с какими полномочиями для работы с госорганами нужна, а далее необходимо составить матрицу действий для юристов с учетом особенностей госорганов и систем.
Разные источники формирования и подгружения МЧД создают проблемы, подтверждает и Екатерина Костарева, ЦБУ ТМК, поэтому компании должны четко знать, куда и в каком случае обращаться при возникновении проблем, в их компании это стало задачей юридической службы.
В целом же все представители ОЦО и бизнеса надеются, что госорганы синхронизируют и унифицируют свою работу по выпуску МЧД и минимизируют количество применяемы форматов и систем с учетом пожеланий бизнеса.
При этом большинство опрошенных считают, что срок обязательного применения МЧД не стоит продлевать после 1 сентября 2024 года, поскольку постоянный перенос сроков не стимулирует ни контрагентов, ни госорганы к оперативному решению проблем, возникающих при выпуске МЧД.
Раис Ахкямов как представитель вендора, затронул и еще одну проблему, которая волнует всех, – тему готовности реестра Минцифры. Он отметил, что финального состояния API, с которым придется работать, на середину февраля все еще не было. При этом в тестовом контуре вендор может передавать данные в реестр, хотя все еще не может их оттуда получать, но этот вопрос должен быть решен до 1 марта. Раис призвал компании понять, насколько на данный момент им нужна автоматизация процесса проверки доверенностей при большом потоке документов. При этом выбор сервиса будет зависеть от задач бизнеса, например, нужен ли документооборот в рамках МЧД, или как часть сервиса, а также от потенциальной нагрузки и рисков, которые нужно закрыть автоматически.
Источник: https://sscclub.ru/article/mchd-praktika-primenenija/
