Можно ли бизнесу быть готовым к кризисам? А что, если помимо внешних, будут одновременно влиять ещё и внутренние кризисные процессы? Хотели бы когда-нибудь проверить свой бизнес на прочность таким двойным ударом? А предостеречь его от этого? – Думаю, вполне.
Налаживание систем бизнеса в кризисные времена помогает сохранить эффективность и адаптивность, что может улучшить выживаемость и успех компании. Я, руководитель консалтингового агентства «KOPEIKIN consulting», на примере внутренних кризисов расскажу, как этого добиться, но обо всём по порядку.
Разберём кризисы в порядке зависимости от возраста и масштаба компании. Быстроразвивающийся бизнес может столкнуться с первыми пятью кризисами уже в первые два года своего существования!
1 «Люди или Функции»
Кризис, который тормозит рост твоего бизнеса!
Когда бизнес молодой, он работает по принципу: все сотрудники делают все, что в их силах и в интересах общего дела.
На этом этапе развития бизнеса сотрудники в Компании сегодня занимаются разработкой продукта, а завтра - продажами, доставкой или производством.
По мере роста бизнеса и компании увеличивается объем задач, которые следует распределять более целенаправленно. В таком случае, кто-то «так или иначе» занимается администрированием, кто-то «так или иначе» оказывается во главе коммерческой сферы. Люди распределяются на должности сообразно своим способностям и исходя из имеющихся человеческих ресурсов. А нанимая новых сотрудников, ими пытаются заполнить очевидные ниши, которые возникают по мере роста компании — когда нехватка каких-то талантов или умелых рук становится совершенно очевидной.
Получается, что компания организуется вокруг людей! А должна формироваться в периметре бизнес-процессов и функциональных групп, которые характерны четким описанием должностных задач и обязанностей, заполняемых сотрудниками с заданным складом личности, необходимыми навыками и опытом работы.
Такой кризис порождает следящие проблемы, замедляющие рост бизнеса:
· компания продолжает строиться по принципу «Затыкания дыр», что становиться причиной убытков, как правило незапланированных.
· рост компании превращает отдельные функции в процессах в полноценную должность, однако «ветераны» продолжают завязывать на себе несколько функций в процессе, таким образом, становясь узким местом компании, а значит, причиной недополучения прибыли!
· конфликты между старыми и новыми сотрудниками. Работники понимают неравенство в распределении задач, отсутствие чётких должностных рамок, что может служить причиной неблагоприятного климата в коллективе. Систематизация бизнеса - это не только формирование структуры компании. Это прежде всего правильное распределение функций среди сотрудников внутри процессов.
Этот кризис порождает путаницу и неспособность видеть за внутренним беспорядком внешние возможности. Необходима схема действий и чёткое понимание ориентира.
2 «Ловушка основателя»
Кризис, который приведёт к усталости бизнеса.
Ядро проблемы находится в самом сердце бизнеса. Человек, который должен делать всё для процветания, рушит своё же создание собственноручно, делая всё в одиночку и отвлекаясь на чужие должностные вопросы.
Если основатель компании решает все вопросы самостоятельно, не делегируя задачи другим членам команды, это может привести к следующим последствиям:
- Отсутствие развития команды: без делегирования задач члены команды не смогут развивать свои навыки и знания, что приведет к их профессиональной стагнации.
- Снижение качества работы: основатель не может уделять достаточно времени и внимания каждому аспекту работы, что приводит к снижению качества услуг или продуктов.
- Потеря мотивации у команды: сотрудники могут потерять интерес, так как не имеют возможности принимать участие в решении вопросов и вносить свой вклад в развитие компании.
- Угроза долгосрочному успеху компании: отсутствие делегирования ограничивает возможности для инноваций и экспериментов.
Как узнать, есть ли признаки такого «всесильного и всеобъемлющего» руководителя у вас? Получить утвердительный ответ на вопросы ниже:
- Владелец постоянно решает мелкие вопросы и задачи самостоятельно, не поручая их сотрудникам. Он не может отпустить контроль над процессом и не доверяет своей команде.
- Сотрудники не имеют достаточной свободы для принятия решений и выполнения задач.
- Владелец не обучает свою команду и не развивает их навыки.
- В компании нет четкого разделения обязанностей и ответственности между сотрудниками.
Если по описанию это – ваш бизнес, он нуждается в структурировании и поддержке. Иначе быстро выдохнется как раз, когда закончится энтузиазм владельца, начнётся выгорание, хаос и «вечные» задачи, которые не решаются за счёт того, что они перекрыты мелкими вопросами и заданиями от сотрудников. Да, в случае с кризисом «ловушки основателя», это не владелец распределяет задания, а работники их ему придумывают, отвлекая от прямых обязанностей руководителя.
Консалтинг может помочь такому управленцу с помощью:
· анализа текущей ситуации в компании и выявления проблем, связанных с отсутствием делегирования;
· разработки стратегии делегирования, которая поможет распределить обязанности между сотрудниками и освободить время управленца для более важных задач.
3 «Контроль над прибылью»
Кризис, который заберёт все ресурсы!
Если в компании нет четкой системы учета ресурсов и контроля за их распределением, нет понимания какой именно отдел приносит больше прибыли (а именно его стоит развивать), это может привести к различным проблемам:
· Неэффективное использование ресурсов: без контроля за распределением ресурсов сотрудники могут использовать их не по назначению или злоупотреблять ими.
· Потеря прозрачности: отсутствие системы учета ресурсов делает компанию менее прозрачной для внешних партнеров и инвесторов, что может негативно повлиять на ее репутацию. Неорганизованность финансовых операций может отпугнуть потенциальных инвесторов.
· Сложность принятия решений: без информации о том, откуда приходят ресурсы и куда они распределяются, руководство компании может испытывать трудности в принятии решений о развитии бизнеса.
Критерии, обозначающие то, что ваш бизнес движется по направлению к этому кризису:
- Отсутствие четкой системы учета доходов и расходов.
- Непрозрачность финансовых операций для руководства компании.
- Недостаток контроля за распределением прибыли между подразделениями.
- Отсутствие системы мониторинга доходов и расходов на уровне отдельных проектов.
- Недостаточная автоматизация процессов учета и контроля.
Что поможет избежать двойного кризисного удара по бизнесу?
- Чёткая, понятная и слаженная структура.
Структурирование данных о прибыли в бизнесе имеет преимущества:
- Анализ прибыли: Структурированные данные о прибыли позволяют более точно анализировать финансовое состояние и эффективность бизнеса.
- Прогнозирование и планирование: Помогает предсказать будущие тенденции и провести планирование на основе этих прогнозов.
- Мониторинг и контроль: Предоставляет возможность принимать быстрые корректирующие меры при необходимости.
4 «Беспорядочный рост»
Кризис, который чаще остальных вызывает недовольство сотрудников.
Если задачи и полномочия в бизнесе не согласованы или не синхронизированы, могут возникнуть различные проблемы:
- Повторение работы: Разные люди или отделы могут выполнять одни и те же задачи, что приводит к ресурсо- и времязатратам.
- Некомпетентность: Если задачи не соответствуют навыкам или компетенциям сотрудников, они могут быть неэффективными в выполнении своих задач.
- Отсутствие ответственности: Несогласованность задач и полномочий вызывает неясность относительно того, кто несет ответственность за выполнение определенных задач.
- Недоверие и конфликты: Несогласованность может создавать непонимание и недоверие между сотрудниками и отделами, а также стимулировать возникновение конфликтов.
5 «Давай-давай»
Кризис, в котором берёшь всё и не получаешь ничего!
Это движение сразу за двумя (сотнями) зайцев, которое приводит к большому количеству горящих дедлайнов и отсутствию результатов.
Когда в бизнесе происходит рост по многим направлениям без последовательности, это приводит к негативным последствиям:
- Затраты на ресурсы: Слишком широкий охват может привести к распылению ресурсов. Компания может не иметь достаточно ресурсов для поддержки и развития всех направлений, что может привести к неэффективности и упущенным возможностям.
- Разделение фокуса: Постоянное переключение между разными направлениями может отвлечь внимание от ключевых стратегических целей компании. Бизнес может терять свою уникальность и конкурентные преимущества.
- Снижение качества продукции или услуг: Компания не может соответствовать требованиям миллионов направлений, если производит не низкокачественный продукт.
- Потеря конкурентоспособности: Компания не сможет существовать наравне с более специализированными и сфокусированными конкурентами. В результате, бизнес может потерять свои позиции на рынке и потенциальные возможности для развития.
Для избегания этого, важно определить ключевые приоритеты и стратегические направления развития компании, придерживаться их. Это также можно сделать, прибегнув к помощи консалтингового агенства.
6 «Развитие или текучка»
Кризис, поработивший бизнес бытом.
Как давно в ваш бизнес внедрялось что-нибудь новое? Подходы, цели и методы точно не были съедены рутинными задачами, решаемыми по накатанной и заполонившими весь горизонт развития?
Если в бизнесе разработки и инновации задавлены краткосрочными делами, это может иметь негативные последствия для компании:
- Застой: Такой подход препятствует появлению новых продуктов и услуг, которые могут быть ключевыми для роста и успешности компании в будущем.
- Потеря конкурентоспособности: В современном бизнесе, где технологии и требования клиентов изменяются быстро, компании должны постоянно совершенствоваться и адаптироваться.
- Отток талантов: Талантливые сотрудники, заинтересованные в реализации новых идей, покинуть компанию, если их творческий потенциал не используются.
В итоге, фокус на каждодневных обыденных задачах может ограничить потенциал роста и процветания компании в долгосрочной перспективе. К слову, консалтинговая компания может помочь разработать стратегию внедрения инноваций и разработок, которая будет учитывать ресурсы компании и ее возможности, при этом не забывая о наличии и важности краткосрочных дел.
7 «Стареющая компания»
Кризис, заставляющий выбирать адаптивность.
В бизнесе, который существует уже не один год, чтобы вызвать изменения, придется двигаться против устоявшихся правил, соглашений и структуры. Прежде чем внедрить что-то новое, придется уничтожить старое.
Сложность изменений и реорганизации уже давно существующей компании заключается в нескольких аспектах:
- Культура и устоявшиеся привычки: Сотрудники привыкли к определенным рабочим процессам и изменение этих привычек может вызвать сопротивление.
- Бюрократические препятствия: В компаниях, которые существуют уже долгое время, может быть налажена иерархия, которая требует большого числа разрешений от различных уровней управления.
- Большое количество данных: За время работы могут накопиться большие объемы данных и информации, которые могут быть сложно управлять, перенести или структурировать при изменениях.
- Движение в привычном русле: Часто такие компании становятся частью "старой школы" и теряют свежий взгляд на рынок и новые возможности. Это может привести к отсутствию четкой стратегии и плана для изменений, что затрудняет их реализацию.
- Ресурсные ограничения: Изменения могут потребовать значительных инвестиций в новые технологии, обучение персонала и другие ресурсы.
Все эти факторы могут увеличить сложность изменений и реорганизации уже давно существующей компании. Однако, благодаря хорошо спланированному и управляемому процессу, такие изменения всё же могут быть успешными.
Из своего личного опыта я, кандидат технических наук, доцент, руководитель консалтингового агентства KOPEIKIN consulting, в телеграм канале делюсь информацией о систематизации бизнеса. Чтобы избежать типовых организационных кризисов, подписывайтесь, и будьте в курсе тенденций структурирования и налаживания бизнеса! https://t.me/KOPEIKINconsulting
