НИПИГАЗ был одним из первых на российском рынке, кто еще в 2017 году внедрил мощную и гибкую, логически структурированную систему технического документооборота (СТДО). Через наших специалистов проходят тысячи документов, от которых зависит реализация важных и масштабных проектов в российской промышленности.
Подразделения компании располагаются в разных городах и внедрение такой системы позволило создать единое информационное поле для сотрудников. Возможность работы в режиме онлайн обеспечивает непрерывность бизнес-процессов и делает коммуникацию эффективнее.
Система совершенствуется, ориентируясь на изменения в бизнес-процессах, обновляется функционал и интерфейс для удобства работы пользователя. Так в системе был реализован функционал, который позволяет оперативно выявить изменения, влияющие на существенные условия контракта. Сделать СТДО комфортным, эффективным и незаменимым инструментом в работе наших специалистов позволили два ключевых решения.
Внедрение модуля «МТО»
Одним из знаковых нововведений стало создание модуля «МТО». Он помог упростить процесс взаимодействия материально-технического обеспечения и инжиниринга и выстроить понятную, прозрачную и безопасную модель коммуникации. Благодаря этому пользователи из разных локаций могут в непрерывном режиме выпускать заказную документацию, проводить оценку технических параметров технико-коммерческого предложения (ТКП), а также быстро и удобно согласовывать рабочую конструкторскую документацию (РКД) и сопроводительную документацию.
Разработка модуля позволила:
• Ускорить процесс проведения конкурентных процедур за счет упрощения обмена информацией между МТО и Инжинирингом. А также сократить документацию, передаваемую в бумажном виде.
• Повысить качество коммуникации благодаря простой и понятной системе оценки и комментирования.
• Обеспечить высокий уровень защиты передаваемых данных, путем исключения из процесса альтернативных способов коммуникации.
Электронная цифровая подпись
НИПИГАЗ одним из первых внедрил применение усиленной электронной цифровой подписи (ЭЦП), что позволило на базе СТДО подписывать не только корреспонденцию, но и проектную и рабочую документации. Такой шаг обеспечил переход на безбумажную технологию обмена и хранения технической документации и решил вопрос сохранения легитимности подписей.
До внедрения в систему функционала ЭЦП, весь процесс сопровождался миграцией документации по отделам, иногда расположенных в разных городах, и требовал «физического» согласования на каждом этапе, что могло растягиваться от нескольких дней до нескольких месяцев. Сегодня этот процесс полностью автоматизирован и занимает считанные минуты.
Добавление этого функционала в краткосрочной перспективе обеспечит:
• Полный отказ от необходимости хранения документов на бумаге и переход НИПИГАЗа на выпуск технической документации в электронном виде.
• Сокращение трудозатрат после отказа от массовой печати, сканирования, копирования документов, а также значительное снижение транспортных расходов, связанных с отправкой оригиналов документов и сбором «живых» подписей в разных подразделениях.
• Повышение производительности труда, за счет сокращения времени на обработку электронного документа.
• Сокращение времени поиска финальной версии документации.
• Сокращение площадей хранения бумажной документации, в том числе и у Заказчиков.
СТДО позволяет существенно упростить рабочий процесс, но она является технически сложным программным продуктом и требует пристального внимания со стороны разработчиков.
Поэтому, наряду с созданием эффективной информационной системы, крайне важно развивать и совершенствовать систему обслуживания подобных программ, основываясь на синергии передового опыта промышленного и IT секторов отечественной и мировой экономики. Так одним из перспективных направлений развития СТДО является поиск и переход на более эффективные импортозамещенные платформы. Это позволит расширить возможности для последующей модернизации функционала, а также повысить качество и скорость работы системы.
____________________________________________________________________
📍 Подписывайтесь на канал НИПИГАЗа — ведущего российского центра по управлению проектированием, поставками, логистикой и строительством.
VK | Telegram | YouTube | RuTube | Официальный сайт