Вы один из тех людей, которые утром составляют список дел на день? Каждый вечер вы вычеркиваете дела, которые сделали, и вносите оставшиеся пункты в список на следующий день, и так далее?
В конце недели вы смотрите на список и понимаете, что некоторые из задач, которые должны были быть выполнены еще в понедельник, до сих пор не сделаны. Это постоянный источник стресса и разочарования, создающий у вас впечатление, что вы не настолько хороши, насколько хотите быть.
В чем же причина?
Автор: Евгения Федулова — эксперт кафедры «Коучинг» Академии социальных технологий, член Международной федерации коучинга (ICF), тренер, ментор, наставник и коуч Академии 2WIN.
Эффективное планирование может помочь вам лучше управлять своим временем, уменьшая стресс и делая вас более эффективным. Конечно, это подразумевает внедрение некоторых практик и готовность инвестировать больше времени вначале, чтобы сэкономить время в долгосрочной перспективе.
Вам предстоит научиться:
- оценивать время, необходимое для выполнения каждой из ваших задач;
- следить за временем, которое вы фактически тратите на задачи;
- устанавливать приоритеты;
- говорить «нет»;
- предвосхищать события.
Давайте разберемся подробнее с каждым пунктом.
Оценка и отслеживание времени
- Составьте список всех ваших текущих дел и выделите время под эти задачи в течение недели. Например: «Электронная почта, телефонные звонки — 2 часа в день x 5 дней = 10 часов в неделю». Или: «Еженедельная встреча — 3 часа в неделю плюс время на подготовку и последующие действия» — и т. д.
- Этот список должен быть исчерпывающим. Убедитесь, что перечислили все обозримые задачи. Например, не забыли ли вы включить такие действия, как уборка, приготовление кофе и светские разговоры для поддержания отношений? Подумайте, какие действия это могут быть, и запишите их все.
Теперь у вас должно быть четкое представление о количестве времени, которое должно быть зарезервировано для этих обязательных дел, и оставшемся свободном времени. - Заложите время на непредвиденные дела: примерно от 30% до 40% всего времени. Имейте в виду, что вы можете столкнуться с неожиданными ситуациями, которые нужно будет решать в моменте, и это тоже будет отнимать время.
Определение приоритетов
- Выберите определенный день и время для расстановки приоритетов — например, каждое воскресенье в 20:00 планировать дела на следующую неделю. Фиксированное время поможет закрепить привычку и сделать процесс планирования более легким в перспективе.
- Перечислите важные (с высокой ценностью) и срочные действия, которые вы должны выполнить в течение недели, и рассчитайте количество времени, которое вам понадобится.
- Если есть какие-либо менее ценные, но срочные действия, попробуйте их кому-нибудь делегировать.
- Если есть неважные и несрочные действия, вычеркните их.
- Сколько времени у вас в итоге осталось на дела в долгосрочной перспективе (важные, но несрочные)? Зафиксируйте.
Умение говорить «нет»
- Зарезервируйте временные интервалы между делами на случай непредвиденных событий.
- Научитесь отличать важное от срочного и, прежде всего, говорить «нет» неважным делам.
Предвосхищение событий
- Каждое утро начинайте с пересмотра расписания дня, внося коррективы, если они необходимы.
Умения взаимодействия в современном мире со временем — это шаг к успеху. Теперь вы знаете, как эффективно планировать время. Осталось закрепить знание действием и внедрить эти способы в повседневную жизнь!