Разбираемся, как планировать дела на день и неделю, чтобы успевать нужное и не чувствовать себя в бесконечном огне
Бывает, человек планирует дела на день — но их слишком много, и постоянно появляются новые задачи. Список становится все длиннее, человек стремится выполнить их все, но не чувствует удовлетворенности и считает себя неспособным планировать.
Даже если в вашей работе завалы и авралы считаются нормальными, можно выстроить комфортную систему планирования и работать в более комфортном режиме.
В планировании дел поможет матрица Эйзенхауэра — в статье разбираемся, что это за метод, и как встроить его в жизнь.
Что такое матрица Эйзенхауэра
Матрица Эйзенхауэра — это таблица, с помощью которой можно разделить задачи по важности и срочности. Все задачи делят по категориям: важное и срочное, важное и несрочное, неважное и срочное, неважное и несрочное.
Как использовать матрицу. Выпишите на лист или в заметки все свои задачи. К каждой из них задайте два вопроса:
- Это срочно? Да или нет.
- Это важно? Да или нет.
Рассмотрим на примере:
✅ Проверить почту — не срочно и не важно.
✅ Договор с партнером — важно, потому что от этого зависит дальнейшее развитие бизнеса. Сделать это нужно срочно — на этой неделе партнер улетает в Китай.
✅ Провести собеседование — важно, без менеджера настройкой рекламы предпринимателю приходится заниматься самому. Но это не срочно, впереди низкий сезон, реклама нужна не так сильно — поэтому собеседование можно перенести.
✅ Написать посты в соцсети — срочно, задачу нужно сделать сегодня, чтобы материалы выходили каждый день. Но это не так важно, если один день пропустить, кардинально ничего не изменится.
Матрица задач в этом случае будет выглядеть так:
Как работать с разными задачами
В зависимости от типа задачи будет отличаться и подход к ее выполнению.
Квадрат 1. Срочно и важно. Задачи в этом квадрате требуют быстрой реакции, их не получится отложить на несколько дней. Если не успеть к дедлайну, будут осязаемые последствия для бизнеса и работы.
Если таких задач оказалось больше всего и вы начинаете работать в авральном режиме, это может привести к выгоранию, стрессу и эмоциональному перенапряжению.
Квадрат 2. Важно, не срочно. В этом квадрате задачи, связанные с развитием — если не заняться ими прямо сейчас, ничего страшного не случился, но в долгосрочной перспективе такие задачи помогают двигаться вперед.
Опасность в том, что сроки по этим задачам не горят, а значит, дела из второго квадрата человек может постоянно откладывать. Но если это делать, вскоре могут наступить негативные последствия. Например, бизнес перестанет развиваться.
Квадрат 3. Срочно, не важно. Здесь обычно оказываются рутинные дела: формирование отчетов, оформление документов, проверка почты.
Если этих дел слишком много, начинает казаться, что вы занимаетесь не тем, топчетесь на месте, растет недовольство собой. Поэтому старайтесь, чтобы в этом квадрате не накапливалось много задач.
Большинство дел из третьего квадрата можно делегировать или автоматизировать. Например, нанять сотрудника, который будет собирать аналитику в эксель-таблицу, автоматизировать ответы на отзывы клиентов, настроит почту так, чтобы важные письма попадали в одну папку, а рассылки и развлекательный контент — в другую.
Квадрат 4. Не срочно и не важно. Сюда попадают задачи, которые называют «убийцами времени». Например, полистать соцсети, почитать статьи, навести порядок на рабочем столе.
Такие дела крадут время, но, с другой стороны, приносят и пользу — пусть неочевидную. Например, общение в мессенджерах помогает поддерживать отношения с сотрудниками и партнерами, а истории других предпринимателей могут подтолкнуть к новым идеям для своего бизнеса. Еще эти дела помогают отдохнуть от сложных и напряженных задач, помогают не выгореть.
Чтобы не срочные и не важные дела не съедали все время, нужно четко планировать их и ограничивать по времени.
Где собрать матрицу Эйзенхауэра
Самый простой способ — нарисовать матрицу в обычном блокноте или на листе бумаги.
Если вам привычнее электронный формат, можно использовать таблицы или специальные сервисы. Вот несколько способов:
Электронные таблицы. Например, Excel, Google Sheets или Яндекс Документы. Если работаете над задачами вместе с коллегами, можно настроить совместный доступ.
Мобильное приложение E-matrix. В нем можно по шаблону собрать классическую матрицу с четырьмя квадратами, можно сформировать расписание дел и настроить коллективный доступ.
Приложение TickTick. У сервиса есть мобильная и браузерная версии. В приложении можно настроить приоритет для каждой задачи и обозначить дедлайн. После этого сервис сам визуализирует матрицу Эйзенхауэра.
Планировщик задач Todoist. В приложении есть четыре уровня приоритетности, которые соответствуют четырем квадратам матрицы Эйзенхауэра. Так можно задать свой уровень приоритета и свой цвет делам из каждого квадрата.
Сервисы для управления процессами. Это программы, с помощью которых управляют рабочими командами. Например, WEEEK, ПланФикс, Kaiten. В них также можно настраивать индивидуальный список дел.
Больше полезных материалов о планировании времени и управлении бизнесом — на сайте Бизнес-секретов.
