Мы не зря взяли в качестве цитаты недели Черчилля. Истории успеха - всегда интересно читать. А как насчет того, чтобы узнать почему не получилось или не может быть использовано, или как сделать лучше? Все эти истории основаны на провалах, которые часто становятся ключом к успеху.
Несмотря на все интересные возможности программы 1С: Документооборот, для целей проекта не получилось использовать ее. И мы расскажем почему.
Цели внедрения программы 1С: Документооборот
- использовать программу, которая уже есть в компании, без покупки специального софта;
- импортозамещение MS Project;
- делать понятный отчет для Руководителей, что бы они могли видеть проблематику и отслеживать красный флаги;
- использовать информацию для прочих отчетов, дашбордов, исключая другие инструменты (типа word, excel), единый портал данных.
На этапе разработки отчетов и тестирования, в течении трех месяцев в программы были переведены все проекты, проведены обучения и назначены администраторы для контроля качеств ведения проектов в данной системе. Но буквально уже через пару недель стало понятно, что не смогла.
Так при чем здесь красная кнопка?
Часто в компаниях когда задаешь вопрос: какой софт будет использован, можно услышать ответ:
Дай мне продукт, который решит все наши боли. Мне вот нужно и что бы он собирал факт с площадки, и сам подгружал и выдавал мне достоверную информацию и решение, что мне делать и как быть. И желательно вот в картинке, но какой я не знаю, но что бы все понятно, что делать с этим. Ну вот там должна быть функция, которая все автоматизирует и все сама сделает, эта волшебная красная кнопка.
Красной кнопки не существует! Ее все ищут, и хотят чтобы данные сами неведомым способом попадали в программу. Но! Любая программа - инструмент. А результат использования инструмента - работа специалистов. Если дать учителю литературы управлять истребитель, то он может и весь город разнести, перепутав кнопки, и сам погибнуть. Программа позволяет перевести процессы в значения и связи, а за процессами стоят люди. А в проектах всегда есть "НО!"
Такие рассуждения обычно заканчиваются раздосадованным руководством и заказчиком: Ну как же так, я то думал..а тут оказывается делать, что то надо.
Заключение. 1С: Документооборот не взлетел
А теперь поговорим, почему не получилось использовать 1С: Документооборот для управления проектами:
- Для принятия решения о результатах внедрения определен слишком короткий срок. В данном проекте был установлен 3 месяца. Чем крупнее компания и чем масштабнее проекты, тем больше время требуется для получения первых результатов. В лучшем случае они будут заметны через полгода. А комплексное внедрение управления проектами - от 1,5 лет. Короткие сроки в стремлении достичь результатов - путь к разочарованию и отказу от оптимизации и автоматизации. Нельзя вырастить персиковое дерево и заставить его давать плоды за 3 месяца.
- Отсутствие мотивации у сотрудников. Любое нововведение - всегда сопротивление. Безусловно первое время - работы прибавляется, пока идет перенос данных и сверка, что все алгоритмы дают правильный результат. Но потом становится легче. Однако, всегда сначала получаем реакцию на изменения. И не важно чего это касается. Если нет лидера, который мотивируется работать с продуктом, и не доносит пользу, или, выступает в качестве кнута, то сопротивление в тандеме с низкой скоростью и страдающим качеством. Получите - распишитесь. В нашем проекте так и получилось.
- Отсутствие выстроенного и описанного процесса: что, кто и когда (смотрите принцип 5W работает в самых разных случаях). Сделайте инструкции, простые методологические документы, где описан процесс доступно и понятно. При внедрении нового всегда страшно, мозг начинает уходить в отказ, но если есть четкая инструкция, что и как, то и страх уходит и появляется любопытство.
- Отсутствие технического задания. Если не определены параметры, на основании которых будет определяться эффективность и динамика внедрения автоматизации, то через пару месяцев эксперимент будет признан неудачным.
И от себя. Конечно, профессиональный софт для календарно-сетевого планирования эффективнее для работы по планированию и контролю, НО не ищите вы этой «красной кнопки» в продуктах, все делается только людьми. Ищите людей! Кадры решают многое!
Автор: Анастасия Палагушкина