В прошлой статье разбирали теоретическую часть: из чего складывается налоговый учет в программе ЗУП 3.1.
Переходим к практическим приёмам проверки в программе ЗУП 3.1.
Предупреждение: статья получилась объемнее, чем задумывалась изначально, наберитесь терпения, пожалуйста.
В этой статье будем пользоваться исключительно типовыми возможностями программы.
Работать будем на примере отчётного периода за 2023 год по реальной базе наших клиентов. Конечно же, все персональные данные и название организации будут скрыты.
В этой базе нет обособленных подразделений, отчёт сдаем в одну налоговую по единственному ОКТМО/КПП.
Проверим этот отчёт.
Проверяем контрольные соотношения
Контрольные соотношения позволяют налоговой быстро оценить, нет ли в отчете ошибок и противоречий.
Правила проверки контрольных соотношений утверждаются вместе с формой отчёта ( и могут быть дополнены или изменены позднее).
В ЗУП 3.1 в форму отчета 6-НДФЛ такая возможность встроена: нужно нажать кнопку "Проверка" и выбрать из меню пункт "Проверить контрольные соотношения". При проверке нашего отчёта видим, что все контрольные соотношения прошли успешно.
Помогает ли кнопка "Расшифровать" проверить отчёт?
Если в отчёте выделить ячейку с суммой и нажать кнопку "Расшифровать", получим отчёт о том, из чего сложилась сумма в ячейке, с разбиением по сотрудникам.
Однако, совершенно непонятно, как состыковать эту сумму со сводами и расчётными листками - никаких указаний на месяц начисления в расшифровке нет.
Вот пример расшифровки общей суммы дохода - видим видим итоговые суммы по кодам дохода и сотрудникам, но совершенно непонятно, когда они были начислены.
Кроме того, по расшифровка работает не по всем ячейкам. Например, невозможно получить расшифровку количества лиц, получивших доход. Можно было бы воспользоваться расшифровкой по строке 110, но она разбивает суммы по кодам, и считать количество неудобно.
Реально расшифровка помогает разобраться только со строками 170, 180 и 190 (не удержанный, излишне удержанный и возвращенный налог).
Поэтому переходим к плану "Б" - раскладываем бухучёт так, чтобы понять, насколько правильно был заполнен отчет.
План сверки бухучета с отчетом 6-НДФЛ
Для проверки нам понадобится:
- Сформировать итоги по бухучету 2023 года: свод по предприятию плюс свод по контрагентам/акционерам;
- Из этих итогов вычесть суммы, не являющиеся объектом обложения НДФЛ по статье 217 НК РФ;
- Учесть суммы за 2023-й год из других месяцев начисления (до января 2023 года и после декабря 2023);
- Добавить суммы зарплаты и НДФЛ за первую половину месяца (при условии, что начисление зарплаты еще не выполнялось, или аванс был выплачен, а затем сотрудник был уволен в связи со смертью);
- Добавить суммы по операциям налогового учета НДФЛ (специальный вид документа);
1 . Формируем свод за год без разбиения по месяцам начисления
Свод по предприятию формируется в разделе "Зарплата" - подраздел "Отчеты по зарплате" - "Полный свод начислений и удержаний".
Задаём период формирования отчёта (2023-й год) и организацию.
Внимание! Перед формированием нужно убедиться, что не включены отборы по сотрудникам, подразделениям или другим данным. Для этого нужно нажать кнопку "Настройки " и убедиться, что фильтры не установлены:
Свод за период более месяца по умолчанию формируется с разбивкой по месяцам - а нам нужно получить общие итоги за год.
Чтобы избавиться от итогов за месяц, в окне настроек нажмем кнопку "Расширенный", и вид окна настроек изменится: в нём появятся вкладки "Фильтры", .... "Структура". Переходим ко вкладке "Структура" и видим список группируемых полей.
Теперь мышкой два раза щелкаем по строке "Месяц начисления, организация", и видим окно настройки группировки. Снимаем в нём флажок "Месяц начисления" и нажимаем "Завершить редактирование".
Теперь настройка структуры выглядит так: в ней нет группировки по месяцам. Нажимаем кнопку "Закрыть и сформировать"
В результате получаем итоговый свод по предприятию за год. Из этого свода нас пока интересуют две цифры: всего начислено и всего НДФЛ.
Всего начислено = 108 299 136,28
Всего НДФЛ = 13 177 126
2. Вычитаем суммы, не являющиеся объектом обложения НДФЛ (статья 217 НК РФ)
Почему их надо вычесть?
В своде такие суммы отражены, а в регистрах налогового учёта - нет. Доход для расчета НДФЛ по таким начислениям не регистрируется, соответственно, налога тоже не будет.
Некоторые необлагаемые начисления мы можем найти по их наименованию - и обычно бухгалтер знает, какие именно виды начислений относятся к статье 217.
Сложнее разобраться с суммами начислений, которые относятся к статье 217 в зависимости от каких-либо условий:
- Некоторые договора работы/услуги не облагаются НДФЛ - в этом случае в документе "Договор работы (услуги) ставится соответствующий флажок;
- При увольнении в связи со смертью все суммы начислений не облагаются НДФЛ.
При этом в своде сумма таких начислений смешивается с суммами начислений других сотрудников, и как-либо выделить их типовыми средствами достаточно сложно. Придётся выбрать такие суммы вручную.
В этой базе необлагаемых договоров работы (услуги) не было, а увольнение в связи со смертью работника было: на общую сумму 127 135,33.
Сумму начисления по такому сотруднику моем посмотреть в документе увольнения в связи со смертью, на первой странице документа в поле "Начислено всего".
Есть еще одна особенность увольнений в связи со смертью. Если еще при жизни такого сотрудника ему начислили и выплатили аванс, то НДФЛ с с аванса начислен в документе "Начисление за первую половину", а удержан в ведомости на выплату.
Документ "Увольнение" в связи со смертью не содержит НДФЛ, так как считает, что с зарплаты за месяц налог начислять не надо. Вместе с тем, в расчетном листке сотрудника и в своде за месяц мы увидим НДФЛ с аванса, зарегистрированный увольнением.
Напоминаем, что аванс (зарплата за первую половину месяца) не отражается в своде по предприятию, т.е. в бухучете начислений и удержаний, и не идёт в документ "Отражение зарплаты в бухучете". Но НДФЛ с аванса умершему сотруднику отражается! Хотя его нет в документе.
Поэтому НДФЛ с аванса, отраженный в бухучете, нужно вычесть из общих итогов.
Сумму этого НДФЛ видно в отчете по движениям документа. Чтобы получить этот отчет, нужно открыть увольнение в связи со смертью, нажать в нем кнопку "Еще" и выбрать пункт "Движения документа".
Сумму НДФЛ мы находим в разделе "Начисления и удержания по сотрудникам", в нашем случае это 4384.
Пересчитываем итоги:
Всего начислено = 108 299 136,28 - 127 135,33 = 108 172 000,95
Всего НДФЛ = 13 177 126 - 4384 = 13 172 742
3. Учесть суммы за 2023-й год из других месяцев начисления (до января 2023 года и после декабря 2023);
К нашим итогам нужно добавить суммы дохода, начисленного до января 2023 года, но выплаченные в 2023 году, а также суммы, начисленные после декабря 2023 года за 2023 год.
Найти такие суммы нам поможет отчет "Анализ НДФЛ по месяцам налогового периода и месяцам взаиморасчетов с сотрудниками", который находится списке отчетов раздела "Налоги и взносы".
В этом отчете два периода - верхний отвечает за налоговый период, а нижний - за месяцы начисления. Мы задаем только верхний период, так как нас интересуют доход и налог за 2023 год независимо от месяца начисления по бухучету.
Строки в отчете сгруппированы по месяцам начисления и развернуты по месяцам налогового периода.
Из этого отчета мы видим, что доходов, начисленных в прошлых годах и выплаченных в 2023 году, не было. Но были доходы за 2023 год, отсторнированные в январе 2024 года.
Снова пересчитываем итоги на основании бухучета: отнимаем из них суммы, отсторнированные в 2024 году:
Всего начислено = 108 299 136,28 - 127 135,33 - 13 761,11= 108 158 239,84
Всего НДФЛ = 13 177 126 - 4384 -1790 = 13 170 952
Можем ли мы верить этому отчету на 100%?
Опыт показывает, что нет. Именно поэтому все проверки мы делаем на реальной базе клиентов, где программа ЗУП 3.1 попыталась нас обмануть.
Как проверить, не обманывает ли нас 1с, разберем в следующих статьях.
4. Учёт суммы аванса и НДФЛ с аванса, не зачтенного в зарплате
Бывают ситуации, когда сотруднику начислен и выплачен аванс, а начисления зарплаты не было (либо было, но оно не облагается налогом).
Пример мы рассмотрели выше - сотрудник получил аванс при жизни, а потом умер, и все начисление за месяц стало необлагаемым.
Бывают и другие ситуации. Общее у них то, что начисление в бухучете перестает соответствовать начислению в налоговом учете, и для проверки 6-НДФЛ такие суммы как-то надо найти и учесть.
О том, как это сделать, поговорим в других статьях
А пока нам известен конкретный человек, у которого возникла такая ситуация. Чтобы понять, какая сумма была включена в налоговый учет доходов и налога (но не включена в бухучет), смотрим его расчетный листок за первую половину месяца:
Сумма дохода 33 723,98, налога 4384
Пересчитываем итоги, добавляя полученные суммы с аванса, и видим, что мы получили ровно те суммы, что в 6-НДФЛ
Всего начислено = 108 299 136,28 - 127 135,33 - 13 761,11 + 33 723,98= 108 191 963,82
Всего НДФЛ = 13 177 126 - 4384 -1790 + 4384 = 13 175 336
Операций налогового учёта по НДФЛ у нас не было, и мы вышли на суммы из отчёта 6-НДФЛ.
Полная ли это победа? Обсудим в следующих статьях, так как эта получилась и так уже слишком объемной.
Небольшие итоги и выводы
В этой статье мы показали, как можно состыковать бухгалтерский учёт с налоговым, опираясь на типовую отчётность, знание налогового учета, структуру программы и некоторую логику в рассуждениях и усидчивость.
Полной автоматизации пока не получилось, остались незакрытыми несколько вопросов:
- Если в организации есть обособки, как выделить суммы по ним?
- Как найти суммы дохода по авансу, который есть в налоговом учёте, но не отражен в бухучёте?
- И вообще, как выделить суммы, отраженные только в налоговом учете, и не отраженные в бухучете?
- Правильно ли ЗУП 3.1 распределяет суммы пересчета зарплаты за декабрь 2023 года, выполненного в январе 2024 года?
- Можно ли вообще решение всех этих вопросов хоть как-то автоматизировать. чтобы не переносить данные в эксель в каждый отчетный период и не считать в полуавтоматическом режиме?
Спойлер - у налоговом учёте в этой организации есть ошибки, которые практически невозможно найти вручную или типовой отчётностью. О том, что это за ошибки, в следующих статьях.
Также будем разбираться по пяти заданным выше вопросам.
Традиционно предлагаем подписываться на этот канал в дзене, а также в телеграме (чтобы не пропустить анонсы новых статей).
Спасибо за внимание, до новых встреч!
