Большинство работает по графику пятидневной рабочей недели. В пятницу вечером, закрыв ноутбук и выключив все приборы из сети, человек уходит из офиса на выходные. Как быть, если в субботу или воскресенье на е-мейл приходит несколько писем с пометкой: Срочно! Ответить в понедельник. Отправитель свою задачу выполнил - проинформировал. А как быть вам?
И всё бы ничего, если бы таких писем было 1-2 штуки и задача решилась бы в первой половине дня. Но бывает, что непрочитанных е-мейлов много, потому что организация не может вся уйти на выходные. Некоторые работают посменно или задерживаются допоздна, чтобы выполнить рабочие задачи. А вам приходится тратить весь понедельник на разбор писем.
На помощь приходит цифровой / деловой этикет.
Отправлять письма по рабочим вопросам рекомендуется в рабочее время. Если в организации есть договорённость, то рассылку можно делать в любое время. Даже на выходных. Локальные правила всегда сильнее общих.
Чтобы смягчить ощущение работы 24/7 можно использовать эти правила:
1. Договорится об ответе в ближайшее, но свободное для вас время. Есть текущие задачи, приоритетные и срочные. То, что может подождать, пусть ждёт.
2. Используйте систему пометок. Письма, которые не требуют отлагательств, помечайте срочными. Прописывайте в теме срок выполнения. Например: «Предоставьте данные до 5 февраля».
Если ответ не нужен, на помощь придёт пометка: «Для сведения. Отвечать не нужно». В английском языке есть на этот случай аббревиатура FYI (for your information), в русском иногда в теме пишут «для информации» или «для ознакомления». Может сработать обратный эффект: когда вы не ждете ответа от получателя - он охотнее прочтёт письмо.
Основное правила коммуникации: если вам что-то нужно – скажите прямо. Это правило поможет эффективно решать задачи.
3. Если понедельник у вас стабильно уходит на разбор почты – планируйте его менее загруженным по собственным задачам. Старайтесь выполнить всё в пятницу или отложить до вторника.
4. Проведите диагностику команды. Может быть выявлено несколько проблем:
- Команда перегружена и работает по выходным. Сообщите руководителю об этом, даже если изменить он ничего не сможет. Зато будет информирован о том, что команда работает на пределе своих возможностей.
- Е-мейл - удобный способ общения между коллегами. Если писем много, договоритесь сократить переписки, заменить их личными звонками или подойти и обсудить вопрос в кабинете.
- Назначайте совещания раз в неделю по понедельникам, где будут выноситься вопросы любого порядка. Это снизит необходимость в сообщениях.
- Имеет смысл воспользоваться таск-менеджером. Это сервис для команды, где в любой момент каждый участник может посмотреть задачи, планы и сроки выполнения. Таск-менеджер хранит информацию о проекте в одном месте, очень удобно, если команда работает удалённо.
Эти правила помогут отследить сбой в рабочем процессе, не допустить накопительной работы и быть продуктивными каждому работнику. И по понедельникам вы не будете чувствовать себя раздражённым от горы писем.
А ваши коллеги получат ответ в срок. Все счастливы!