Фото обложки: Rawpixel.com / Shutterstock.com
Будь то обычный день в офисе или деловая поездка, грамотное планирование помогает ставить галочку «выполнено» напротив самых важных дел и сохранять рассудок в борьбе с бесконечным списком задач. Команда Ostrovok.ru Командировки делится 5 методами тайм-менеджмента.
Журнал рабочего времени
Журнал рабочего времени — таблица, где рабочий день разделён по часам и куда можно добавлять выполненные задачи для каждого отрезка времени. Хотя чаще всего руководители используют этот метод, чтобы контролировать загруженность подчинённых, журнал может быть полезен и лично для сотрудника.
Плюсы такой таблицы:
- Удобно структурировать задачи в течение дня.
- Можно увидеть, куда утекает время, и продуктивнее перераспределить рабочие часы.
Минусы:
- Если ведение журнала — инициатива руководителя, у сотрудника может возникнуть впечатление, что ему не доверяют.
- Заполнение ячеек таблицы будет отнимать время в течение дня.
Чтобы сделать выводы на основе заполненного журнала, ответьте на следующие вопросы:
- Какие части дня были наиболее и наименее продуктивными?
- Эффективно ли вы используете свой прайм-тайм, то есть самое активное время?
- Что вам действительно понравилось в вашем дне? А что не понравилось?
- В среднем какой процент рабочего времени вы были продуктивны?
Матрица Эйзенхауэра
Сосредоточиться на главном поможет матрица Эйзенхауэра, метод тайм-менеджмента от 34-го президента США. Он говорил: «У меня есть два типа проблем: срочные и важные. Срочные не важны, а важные — всегда несрочные».
Чтобы выбрать из потока дел самые полезные, разделите их на четыре типа.
- Важные и срочные. Такие задачи должны занимать не более 20% времени. Они требуют немедленной реакции.
- Важные и несрочные. Это 80% задач. Установите временные рамки их выполнения, а часть из них можете делегировать.
- Срочные и неважные. Делегируйте или делайте сами, но следите, чтобы на них не уходило много часов.
- Несрочные и неважные. Это «похитители времени», старайтесь отказываться от таких пунктов в списке дел.
Метод Парето
Суть принципа Вильфредо Парето проста: 20% усилий принесут 80% результата и наоборот. Например, деловая поездка — это тысяча мелочей, поэтому, чтобы не распыляться, лучше сконцентрироваться на ключевых моментах.
Важно подписать приказ о командировке, назначить встречи, забронировать билеты и отель, собрать квитанции и чеки для авансового отчёта. Таким образом, вы потратите те необходимые 20% усилий, которые нужны для 80% успеха деловой поездки.
Принципы Канбан
Когда все этапы задачи видны как на ладони, к ним проще подступиться. Для этого как раз придуман такой метод визуализации и планирования, как канбан-доски.
Разработчики, маркетологи и HR-специалисты пользуются сервисами Kaiten, Yandex Tracker, Asana и другими. В таких программах с канбан-досками можно создавать карточки с задачами и перемещать их в разные столбцы.
Пример: вы отправляетесь на бизнес-форум. Чтобы командировка прошла успешно, составьте для себя инструкцию и оформите её в виде четырёх колонок согласно этапам готовности каждой подзадачи: «Ожидание», «В процессе», «Отложено» и «Выполнено».
Этот метод позволяет увидеть, что у вас в приоритете, причём не только в работе, но и в жизни. Если вы часто ездите в командировки, скорее всего, вечерами приходится проводить время в разъездах, а не с семьёй или друзьями, но при этом вы путешествуете: видите новые города и знакомитесь с новыми людьми.
Представьте ваш обычный будний день. Можно условно разделить его на такие «куски пирога»:
- работа,
- семья,
- друзья,
- хобби,
- спорт.
Оцените процент времени, который уходит в течение дня на каждый пункт. Когда ваш график будет готов, ответьте на следующие вопросы:
- Как бы вы описали ваш «сбалансированный рабочий день»?
- Насколько нынешнее распределение времени соответствует вашему идеалу?
- Что бы вы хотели оставить, а что — поменять?
5 этапов планирования дня от Ostovok.ru Командировки
Рекомендуем эту инструкцию, чтобы лучше планировать своё рабочее время и приоритизировать задачи в работе и жизни.
- Составляйте задания. Сюда входят новые задачи, невыполненные накануне и периодически возникающие дела.
- Оценивайте свою деятельность. Проставьте напротив каждого задания потенциальное время выполнения, лучше брать срок с запасом.
- Резервируйте время. Большую часть дня (60%) планируйте, а 40% оставляйте на непредвиденные задачи.
- Расставляйте приоритеты и делегируйте. Установите, что нельзя решить без вашего участия, а что можно передать другим.
- Контролируйте выполнение задачи. Оцените свой результат или работу сотрудника и дайте обратную связь.
Как Ostrovok.ru Командировки помогает планировать время
Онлайн-сервис Ostrovok.ru Командировки экономит ваше время и убирает ненужный стресс из планирования деловой поездки. Для этого в нём есть:
- интуитивно понятные фильтры для выбора отелей, ж/д и авиабилетов по десяткам критериев;
- инструмент «Авансовый отчёт», где можно быстро заполнить данные о расходах в командировке и прикрепить квитанции и чеки, а также настроить суточные;
- тревел-политики, которые гибко настраиваются под вашу команду;
- возможность мгновенно выгрузить отчёт о затратах за нужный период.
Советуем выбирать метод планирования, который работает именно для вас и позволяет с лёгким сердцем ставить галочку «сделано» на персональном чек-листе.
