Сегодня мы разберем ошибки в деловой переписке посредством e-mail.
1 Отсутствие приветствия.
Письмо без него — всё равно, что входить в дверь без стука. Вы пишете, потому что вам что-то нужно: помните о вежливости.
2 Доброго времени суток.
Алкоголь проверку временем выдерживает, а эта фраза — нет. Лучше «здравствуйте» или период, когда пишете письмо.
3 Сокращения и односложность.
Это экономит не так много времени и может жутко раздражать собеседника. Ок, пжлст, плз — лучше без этого.
4 Иносказательность.
Деловая переписка — не место, где люди должны догадываться, что вы имели в виду. Непонимание даст виток лишним сообщениям.
5 Восклицательные знаки.
Уместны только в обращении; даже в литературе они встречаются нечасто.
6 Caps Lock.
ЭТО КОГДА МНОГО ЗАГЛАВНЫХ БУКВ.
Просто не надо: эта монструозность пугает.
7 Заранее спасибо.
Если хотите что-то получить от собеседника, опишите его выгоды. Не ставьте в неловкое положение.
8 Тема письма.
Никогда не забывайте о ней: пишите понятно и по делу. У вас деловой контекст, а не рекламный.
9 Копии писем.
Бывает, вы или ваши коллеги вынуждены тратить время и чистить почту от неинтересных бесед, потому что кто-то отвечает всем, а не непосредственно автору. Не надо так.
10 История переписки.
Да, есть история переписки, но ленивые люди тоже есть. Будьте клиентоориентированным и облегчайте задачу себе и собеседнику: кратко напоминайте, о чем идёт речь.
11 Пересылка писем без сопровождения.
Работа может серьезно застопориться — не надо так.
12 Канцелярит.
Многие думают, деловая переписка обязывает к формальности и сложным оборотам. Не-а. Пишите проще — так легче понять смысл.
13 Ночные письма.
У многих людей в почте стоят уведомления и письмо в 23:59 вряд ли кого-то порадует. Напишите, сохраните и отправьте утром.
14 Дурацкий email.
Письма коллегам только с рабочего адреса. Вы всё испортите, если напишете с SexyFoxy69@speechmania.ru
15 Опечатки.
Все ошибаются, но старайтесь вычитывать свои письма, отправлять их редактору или же заливать на сервисы для проверки текста.
16 Вложение.
А вы точно его прикрепили, когда написали «документ во вложении»? Не забывайте проверять письмо перед отправкой.
17 Текст-кирпич.
Это тот самый текст, который не разделен на абзацы и из-за этого - нечитабелен.
Вот. Если я забыл что-то важное - пишите дополнения в комментариях😃⬇️
