Нет универсальной системы отчетов, которая была бы одинакова хороша для любого бизнеса. В каждой компании — своя специфика, у каждого руководителя — свой рейтинг ключевых параметров для аналитики. Однако существуют два базовых отчета, которые нужно, с теми или иными нюансами, обязательно вести каждому предпринимателю с самого первого дня работы.
Речь идет об управленческой и бухгалтерской отчетности. Именно эти отчеты позволяют отслеживать значимые показатели, привлекать инвесторов и получать кредиты, фиксировать и анализировать изменения, на основе которых можно принимать решения по развитию бизнеса.
В статье делимся рекомендациями, которые помогут правильно выстроить процессы по управленческому и бухгалтерскому отчетам.
Бухгалтерский отчет
В бухгалтерском отчете отражаются данные по каждой проданной единице товара: факт продажи, поступление средств на счет, себестоимость, прибыль. Ведением отчета занимается бухгалтер. От него зависит финансовое благополучие компании, поэтому важно найти на эту позицию профессионала.
Совет 1. Используйте бухгалтерские сервисы
Если ваша компания маленькая, ее оборот небольшой и платежи однотипны, используйте онлайн-сервисы для ведения несложного бухгалтерского учета и передачи данных в налоговую.
Совет 2. Привлекайте специалиста
При большом обороте денег и документов, сложной отчетности, многочисленных ежедневных операциях лучше сотрудничать со специалистом, который каждый день будет на связи в рабочее время и сможет решить срочную задачу. Рассмотрите возможность найма бухгалтера в штат или аутсорс.
Совет 3. Определите должностные обязанности бухгалтера
В договоре со штатным бухгалтером или аутсорсинговой компанией обязательно должен быть прописан функционал, объем работ и порядок ведения отчетности. Обычно в обязанности бухгалтера входит:
- ведение бухгалтерской отчетности в соответствии с законами РФ;
- оформление всех операций в бухгалтерских документах;
- ведение кассовых операций;
- расчет и начисление зарплаты, отпускных, больничных;
- расчет и выплата страховых взносов;
- ведение и подача финансовой отчетности;
- выбор учетной политики компании, форм отчетов, бухгалтерских программ и сервисов.
Совет 4. Получите доступ к бухгалтерской системе
Как бы вы ни доверяли своему бухгалтеру, у вас должен быть доступ к системе и программам, в которых он ведет работу. Необходимо предусмотреть, как вы можете контролировать бухгалтерию и как будет организован процесс передачи документов. Нормальная практика — периодически проводить бухгалтерский аудит с помощью сторонних специалистов.
Управленческий отчет
Управленческий отчет основывается на бухгалтерском, но охватывает больше показателей. Например, он может включать канал продаж, портрет покупателя, стоимость привлечения клиента, циклы сделки, способ оплаты товара и прочее.
С помощью управленческого отчета вы можете контролировать свою компанию и оценить, насколько эффективно расходуете деньги и время. Этот тип отчета наименее формализован и отражает ваши собственные требования к бизнесу, — он может включать столько параметров, сколько вы посчитаете нужным.
Следующие несколько советов могут вам помочь в ведении управленческой отчетности.
Совет 1. Обязательно внедрите управленческий отчет
Если вы думаете, что пока можете обойтись без отчета, то это не так. Невозможно все держать в голове. Самые важные и ценные данные резюмируются именно в управленческом отчете. Сделайте процесс подготовки отчета комфортным для себя, — возможно, вам нужна помощь или дополнительные сотрудники.
Совет 2. Используйте Excel или другие программы учета
Для ведения управленческого отчета не нужны специальные навыки. Достаточно записывать все операции в таблицу. Помимо Excel есть много других программ для ведения учета. Выбирайте наиболее удобную лично вам.
Совет 3. Фиксируйте в отчете все, что относится к бизнесу
Записывайте все расходы и доходы: зарплаты, премии, продажи, представительские траты, закупку канцелярии, оплаты поставщикам и прочее. Начинающему бизнесу свойственны спонтанные расходы, и важно их учитывать, чтобы получить объективную картину.
Совет 4. Ведите управленческий отчет самостоятельно
В первую очередь управленческий отчет важен для самого предпринимателя, во вторую — для инвесторов и кредиторов. Если вы захотите взять кредит в банке, то у вас могут попросить не только бухгалтерский, но и управленческий отчет. Вы должны хорошо в нем ориентироваться и быть готовыми ответить на любой вопрос. Отчет, представленные в нем аналитика и объем информации отражают, насколько зрело вы мыслите.
Выводы
Бухгалтерский отчет отражает финансовые изменения и факт наличия товара. Управленческий отчет создается на базе бухгалтерского и содержит больше данных и аналитики. В нем могут фиксироваться каналы продаж, портрет клиента, эффективность менеджеров и многое другое. Бухгалтерский отчет составляется в соответствии с требованиями государства, управленческий же имеет свободную форму. За бухгалтерский отчет несет ответственность бухгалтер, за управленческий — предприниматель. Оба отчета очень важны для бизнеса и обязательно должны вестись.
Если не хотите пропускать новые статьи с советами для начинающих предпринимателей, подпишитесь на СДМ-Банк в Дзене. Мы публикуем познавательные материалы о деятельности банка, делимся финансовыми лайфхаками и экономическими новостями.
«СДМ-Банк» (ПАО) (Генеральная лицензия Банка России № 1637 от 09.12.1991), ОГРН 1027739296584
