В закупках есть периоды, когда спрос на товары и услуги растет. В такие сезоны у компаний-поставщиков повышаются шансы заключить выгодные сделки с государственными или коммерческими заказчиками. Как подготовиться и не упустить такую возможность, рассказываем вместе с Егором Скочиловым, руководителем проекта Секция государственных закупок ЭТП ГПБ.
1. Учтите общую сезонность закупок
Общая активность закупок меняется от квартала к кварталу. Согласно данным ЭТП ГПБ за 2019–2022 годы, в октябре — декабре на площадке размещается 30% от общего годового количества закупок. «В конце года организациям необходимо освоить остатки имеющегося у них бюджета, — поясняет Егор Скочилов. — Иначе в следующий раз они получат меньше средств».
Первый квартал, напротив, самый спокойный: в это время компании и учреждения заканчивают согласование бюджетов на новый отчетный период, строят планы и графики, рассчитывают начальную максимальную цену контрактов. Количество закупок начинает планомерно расти в феврале-марте.
Апрель тоже месяц активных размещений, а вот в мае заказчики предпочитают не публиковаться. «В праздники работа с процедурами усложняется: из-за сокращенных и выходных дней очень непросто рассчитать сроки всех этапов закупки, — объясняет Егор Скочилов. — Июнь-июль, в свою очередь, — это традиционный сезон отпусков и относительного затишья в закупках. Их количество снова возрастает только в августе».
2. Уточните сезон для своих товаров и услуг
Помимо общей сезонности закупок есть и отраслевые периоды повышенного спроса. Товары и услуги по уборке снега администрации населенных пунктов и управляющие компании закупают в середине или конце осени. А вот продукты для детского питания школы и детские сады начинают массово приобретать к сентябрю. Если следить за изменениями в своей отрасли, можно спрогнозировать, когда спрос на те или иные товары вырастет. Например, с 1 сентября 2023 года образовательные учреждения обязаны один раз в день обеспечивать бесплатное горячее питание абсолютно всем ученикам 1–4-х классов, а не только льготникам, как было раньше, то есть потребность школ в продуктах, скорее всего, значительно увеличится.
Всплески закупок могут возникнуть и в силу неочевидных причин. «Летом 2022 года в Санкт-Петербурге травмпунктам резко понадобились перевязочные материалы и медикаменты, — рассказывает Егор Скочилов. — К середине лета они уже израсходовали все свои запасы, которых должно было хватить до января. Почему так произошло? В городе тогда запустили новый сервис по аренде самокатов, а спрос на услугу уже в мае вырос на 20% по сравнению с предыдущим годом. В результате больше людей стали получать травмы и обращаться за медицинской помощью. Компания-поставщик должна прогнозировать рост спроса на свои товары исходя из анализа текущей ситуации и собственного опыта».
Также стоит помнить, что в каждом регионе есть особенности госзакупок. «Муниципалитеты придерживаются разных принципов работы: кто-то осуществляет закупку на год, кто-то закупает на квартал, кто-то помесячно», — добавляет Егор Скочилов.
3. Составьте список потенциальных заказчиков
Определив периоды роста спроса, поставщику надо понять, кто именно закупает такую продукцию или услуги, в этом помогут Единая информационная система и платные онлайн-сервисы. «На сайте нужно выставить фильтр по интересующему региону и ввести код ОКПД (общероссийского классификатора продукции по видам экономической деятельности) своего товара. Система покажет список организаторов процедур, которые закупают подобную продукцию», — объясняет Егор Скочилов.
Выбирая местоположение потенциальных заказчиков, не обязательно ограничиваться домашним регионом. Эксперт рекомендует учитывать систему логистики своей компании: если уже есть налаженные регулярные поставки в другие, пусть и отдаленные города, стоит рассмотреть закупки местных заказчиков. Тогда доставку можно будет попробовать объединить и таким образом сэкономить. Чтобы проанализировать это, тендерному специалисту необходимо проконсультироваться с отделом логистики.
4. Сверьтесь с планом-графиком потенциальных заказчиков
В ЕИС напротив наименования заказчика есть раздел «План-график». В нем можно заблаговременно посмотреть, что именно и когда будет приобретать конкретная организация. «Отслеживайте это в ручном режиме или воспользуйтесь автоматизированной системой, которая будет выдавать информацию по указанным параметрам, — уточняет Егор Скочилов. — Если пул заказчиков и объем поставок большие, тогда уточняйте планы закупок через специальные сервисы, которые собирают графики вместе и показывают, где и сколько товара требуется».
5. Оцените объемы и цены
План-график заказчика содержит не только объем закупок, но и начальную максимальную цену контракта. С помощью этих данных поставщик может выделить для себя наиболее подходящие закупки. «Вы сразу поймете, в каких закупках точно не получится участвовать, — объясняет Егор Скочилов. — Например, если требуется слишком большой объем товара, который вы никак не обеспечите. Или если начальная максимальная цена контракта чересчур низкая». Чтобы точно определить подходящие варианты закупок, тендерному специалисту понадобится поддержка склада и бухгалтерии. Сотрудники помогут правильно оценить запасы компании и цены.
По словам эксперта, нужно рассчитать три цены:
- Без учета доставки
Поставщику надо определить, по какой цене он готов продать свой товар, чтобы получить желательную прибыль.
- С доставкой
Эту цену при необходимости допускается немного опустить, меняя опции: вид транспорта, частоту отгрузок и так далее.
- Минимальную
Это предел, до которого возможно снизить цену и не уйти в минус. Еще возможен вариант, когда в рамках одной закупки цена на отдельные товары ниже минимальной, но другие позиции в закупке позволяют компенсировать разницу.
6. Закупитесь в низкий сезон или забронируйте товар
Когда у поставщика есть понимание пула заказчиков, нужных им объемов и подходящих цен, он может участвовать в закупках с большей выгодой. Для этого нужно заранее учесть колебания цен на товары и пополнить запасы в тот момент, когда они будут ниже. «Если поставщик сам удачно купил или забронировал товар у производителя, то во время закупки он сможет опустить свою цену ниже, чем у конкурентов. Это даст больше шансов победить», — рассказывает Егор Скочилов. По словам эксперта, это особенно актуально для сахара, овощей с длительным сроком хранения, сезонных товаров, от которых производители ежегодно освобождают склады под новую продукцию.
Но даже если поставщиком по этой закупке выберут другую компанию, помимо конкурентных процедур — электронных аукционов, конкурсов, запросов котировок — есть и электронная закупка товаров или так называемая закупка с полки. «Поставщику нужно только опубликовать свой товар на площадке, — поясняет Егор Скочилов. — Она сама покажет потенциальным покупателям ваше предложение, если оно подойдет по критериям, в том числе по региону, объему, срокам».
7. Подготовьте документы
В некоторых случаях необходимо заранее пройти аккредитацию по дополнительным требованиям, — напоминает эксперт. Например, если поставщик оказывает услуги по строительству, реконструкции, монтажу охранной и пожарной сигнализации, поставкам товаров в образовательные или медицинские учреждения либо собирается принять участие в закупках на сумму от 20 млн рублей.
Такая аккредитация подразумевает, что у компании уже должен быть релевантный опыт и его нужно подтвердить. В частности, чтобы претендовать на право осуществить крупную поставку, поставщик должен доказать, что ранее он уже исполнял подобные контракты стоимостью не менее 25% от цены закупки, в которой он хочет участвовать.
Если аккредитация по дополнительным требованиям к конкретной закупке не применяется, тендерному специалисту для участия в ней достаточно иметь под рукой копии документов: лицензии, выписки из саморегулируемых организаций, характеристики товара. Обычно они хранятся в юридическом отделе, и их стоит запросить у коллег заранее. Когда компания-поставщик решит участвовать в закупке, файлы нужно будет оперативно загрузить на платформу и подать заявку.
В этот момент очень важно быть внимательным и верно указать все данные: в случае ошибки заявку отклонят, и компания не сможет участвовать в этой закупке. А если поставщик на одной площадке ошибется трижды за квартал, он получит штраф, предостерегает Егор Скочилов.
Таким образом, перед сезонным повышением спроса компании-поставщику нужно провести определенную аналитику и подготовку. При этом тендерному специалисту понадобится помощь различных подразделений компании:
- Бухгалтерии
- Склада
- Логистики
- Юридического отдела
Увеличить вероятность победы в закупках помогут вебинары экспертов ЭТП ГПБ. На них специалисты подробно и доступно объясняют все тонкости электронных конкурсных процедур и не только.
