«Самокат» — российский сервис заказа продуктов питания и товаров для дома с доставкой из дарксторов.
Технологическая платформа «Самоката» автоматизирует работу на уровне даркстора, доставки, помогает в прогнозировании объёма заказов. Программа отслеживает товарные остатки и сроки годности в дарксторах и помогает товароведам комплектовать заказы, алгоритмы рассчитывают количество заказов на неделю вперёд в каждом районе присутствия с учётом поведения пользователей и внешних факторов (погоды или дорожных работ), система контроля курьеров помогает управлять распределённой сетью доставки
Компания “Самокат” была основана в 2018 году. В то время это был небольшой магазин, который продавал продукты питания и бытовую химию. Однако, компания быстро росла и развивалась, и в 2020 году было принято решение о создании проектного офиса.
Проектный офис был создан для того, чтобы разрабатывать новые продукты, улучшать существующие, а также заниматься продвижением бренда “Самокат”. В состав проектного офиса вошли опытные специалисты из разных областей, которые имели опыт работы в крупных компаниях.
С момента создания проектного офиса компания “Самокат” выпустила несколько новых продуктов, таких как замороженные овощи и фрукты, а также улучшила качество уже существующих товаров. Кроме того, был проведен ряд маркетинговых кампаний, которые помогли привлечь новых клиентов и увеличить продажи.
Проектный офис “Самокат” - это команда профессионалов, которая занимается разработкой и продвижением бренда “Самокат”. Они отвечают за создание новых продуктов, улучшение существующих, а также за маркетинг и рекламу. Проектный офис работает в тесном сотрудничестве с другими подразделениями компании, чтобы обеспечить высокое качество продукции и услуг.
Проектный офис Самокат — занимается разработкой и продвижением бренда. ПО также сотрудничает с другими отделами компании для обеспечения высокого качества продукции и услуг. Он также занимается анализированием данных и разработкой стратегии для улучшения работы компании. Сотрудники проектного офиса используют свои знания и навыки для разработки новых продуктов и услуг, а также для улучшения существующих. Кроме того, они занимаются маркетингом и продвижением бренда «Самокат», чтобы привлечь новых клиентов и увеличить продажи.
История процесса создания проектного офиса
Организация рабочего процесса в ПО
- Определение с терминологией
(чтобы избежать путаницы в команде и говорить друг с другом на одном языке, была собрана база знаний с основными понятиями)
- Реестр проектов
(был создан простой реестр проектов, в котором указываем: название проекта, его статус, контакт руководителя проекта, категорию, департамент и заказчика)
- Процесс управления
Первый этап — подготовка проекта. Два последних — завершение и послепроектная работа. Этапы 2−5 — цикл проектной работы, который длится от двух до четырёх недель и повторяется до завершения проекта.
При создании проектного офиса были сформулированы три базовых принципа, от которых в дальнейшем отталкивались при адаптации методологии:
- Понятно. Не используем сложные определения, максимально упрощаем отображение информации и визуализируем данные.
- Достаточно. Инструментов должно хватать для реализации любого проекта в компании.
- Универсально. У компании должна быть возможность реализовать любой проект с помощью описанной методологии, шагов.
За основу ведения проектной деятельности был взят стандарт P3.express, который включает в себя следующие этапы:
- Определение целей и задач проекта. На этом этапе команда проекта определяет, какие результаты необходимо достичь и какие задачи необходимо выполнить для достижения этих результатов.
- Планирование проекта. Команда разрабатывает план проекта, который включает сроки выполнения задач, ресурсы, необходимые для выполнения задач, и ответственность каждого члена команды.
- Управление рисками. На этом этапе команда выявляет возможные риски, связанные с проектом, и разрабатывает планы по их минимизации или устранению.
- Контроль выполнения проекта. Команда осуществляет контроль за выполнением задач и корректирует план проекта при необходимости.
- Завершение проекта. На последнем этапе команда оценивает результаты проекта и принимает решение о его завершении.
Процесс управления схематично
В компании “Самокат” были изменены процессы управления, чтобы улучшить эффективность работы и повысить качество продуктов. Новые процессы управления позволили более эффективно использовать ресурсы компании, улучшить коммуникацию между отделами и повысить уровень удовлетворенности клиентов.
- Первым делом были переписаны названия этапов на более привычные для команды. Так, например, «Закрытие цикла» переименовали в «Ежемесячные действия».
- Затем разделили большой этап «Запуск проекта» на два поменьше — такие как «Идея» и «Планирование».
- Добавили в самое начало, когда определяются роли в команде, шаг «Определить Заказчика проекта». Он подходит для крупных компаний (от 500 человек), так как в них часто визионер и спонсор — это разные люди. Поэтому лучше добавить отдельную позицию, чтобы эффективно управлять проектом.
После создания проектного офиса был создан реестр проектов, который включает в себя все проекты, над которыми работает компания. Этот реестр помогает контролировать выполнение проектов и обеспечивать их успешное завершение. Реестр проектов включал информацию о каждом проекте, такую как название проекта, цель проекта, сроки выполнения, бюджет проекта и список участников проекта.
Далее был описан каждый шаг в цикле управления проектами:
Определение целей и задач: На этом этапе команда определяет, что необходимо достичь в рамках проекта.
Планирование: Разработка плана проекта, определение сроков, ресурсов и ответственности.
Управление рисками: Выявление возможных рисков и разработка мер по их минимизации.
Контроль выполнения: Мониторинг выполнения задач и корректировка плана при необходимости.
Завершение проекта: Оценка результатов и принятие решения о завершении проекта.
Проектный офис “Самокат” использует различные шаблоны для работы над проектами. Эти шаблоны помогают команде эффективно работать над проектами и достигать поставленных целей. Некоторые из этих шаблонов включают в себя:
– Шаблон для разработки нового продукта, который помогает команде определить требования к продукту, разработать его дизайн и протестировать его перед выпуском на рынок.
– Шаблон для улучшения существующего продукта, который позволяет команде выявить проблемы с текущим продуктом и предложить решения для их устранения.
– Шаблон для продвижения бренда, который помогает команде разработать стратегию маркетинга и рекламы для привлечения новых клиентов и увеличения продаж.
– Шаблон для анализа данных, который позволяет команде собирать и анализировать данные о работе компании, чтобы принимать обоснованные решения.
– Шаблон для сотрудничества с другими отделами, который помогает проектному офису эффективно взаимодействовать с другими командами внутри компании.
Одним из таких инструментов является 1-Pager - это шаблон, который используется в управлении проектами для описания основных целей и задач проекта. Он состоит из одной страницы, на которой указаны следующие элементы:
– Название проекта
– Цели и задачи проекта
– Сроки выполнения проекта
– Ресурсы, необходимые для выполнения проекта
– Ответственные за выполнение проекта
1.1-Pager помогает команде проекта быстро ознакомиться с основными параметрами проекта и принять решение о его запуске
Вторым шаблоном, которые помогает в работе ПО является NPS (Net Promoter Score) - это показатель, который отражает уровень лояльности клиентов к компании. Он рассчитывается как разница между процентом промоутеров (людей, которые готовы рекомендовать компанию своим друзьям и знакомым) и процентом детракторов (людей, которые не будут рекомендовать компанию).
Для того чтобы получить NPS, компания проводит опрос своих клиентов, задавая им вопрос: “Насколько вероятно, что вы порекомендуете нашу компанию своим друзьям и знакомым?” Ответ на этот вопрос оценивается по шкале от 0 до 10, где 0 означает “совершенно не вероятно”, а 10 - “абсолютно вероятно”.
Затем компания рассчитывает NPS как разницу между процентом людей, которые поставили оценку 9 или 10, и процентом людей, которые поставили оценку 0-6. Если NPS положительный, то это означает, что большинство клиентов являются промоутерами и готовы рекомендовать компанию. Если же NPS отрицательный, то это говорит о том, что компания имеет проблемы с лояльностью клиентов.
Немного о обучении
В проектном офисе компании “Самокат” регулярно проводятся тренинги и семинары для сотрудников. Обучение проводится как внутри компании, так и с привлечением внешних специалистов. Сотрудники проектного офиса могут обучаться новым технологиям, методам работы и маркетингу. Также сотрудники могут проходить курсы по повышению квалификации и получать сертификаты.
Подводя итог
В заключении хотелось бы отметить, что проектный офис играет ключевую роль в развитии компании “Самокат”. Его работа направлена на разработку новых продуктов, улучшение существующих, продвижение бренда на рынке и анализ данных для принятия стратегических решений. Используя различные шаблоны и методы, проектный офис помогает компании достигать своих целей и расти на рынке.
Кроме того, проектный офис активно занимается обучением сотрудников, что позволяет им быть в курсе последних технологий и методик работы. Это способствует повышению эффективности работы всей команды и улучшению качества продуктов.
В целом, проектный офис компании “Самокат” является важным и необходимым элементом, который помогает компании развиваться и занимать лидирующие позиции на рынке.
