С середины сентября действует Приказ Росархива от 31.07.2023 № 77, который поменял правила работы с документами, а также требования к их хранению. Отдельная глава приказа посвящена электронным архивным документам. Ранее действующий Приказ Минкультуры РФ от 31.03.2015 № 526 утратил силу.
Новые правила, которые введены Приказом Росархива от 31.07.2023 № 77, распространяются не только на госорганы и органы местного самоуправления, но и на организации.
Как хранить документы с 17 сентября 2023 года
Хранение в зависимости от вида документа. Есть документы постоянного и длительного сроков хранения. Документы длительного срока хранения (не более 10 лет) можно не сдавать в архив, а хранить в подразделении организации, которое их оформило — например, в бухгалтерии или в отделе кадров. По истечении срока хранения их следует уничтожить.
Документы длительного срока хранения, свыше 10 лет, и постоянного хранения, до ликвидации организации, передаются в архив.
По новым правилам документы сдаются на хранение в архив не ранее, чем через год и не позднее, чем через три года после окончания их обработки.
Способы хранения. Новые правила позволяют организации выбрать один из вариантов хранения документации:
- Создать архив самостоятельно. Если документов немного, то будет достаточно запирающегося шкафа или сейфа, например, в отделе кадров или в бухгалтерии. Если же документов много, то придется выделить отдельное изолированное помещение, которое соответствует определенным требованиям. Прежде всего это не может быть подвал, помещение должно иметь естественную или искусственную вентиляцию и отделяться от соседних помещений огнеупорными стенами. Ведением архива занимается ответственный сотрудник. А деятельность самого архива регламентируется локальным актом.
- Передать документы (бумажные и электронные) на хранение специализированной организации по договору возмездного оказания услуг. При этом важно, чтобы такая деятельность была для этой организации уставной.
Порядок формирования дел. Согласно п. 49 новых правил, документы постоянного и временного срока хранения распределяются по отдельным делам. В дело включаются документы в соответствии с содержанием заголовка дела. В дела группируются документы одного календарного года, но есть исключения — переходящие дела, личные дела, которые формируются в течение всего периода работы человека в организации. Кроме того, личные дела следует формировать отдельно на каждого работника, документы в личных делах располагать в хронологическом порядке по мере поступления.
Новые правила обязывают распределять лицевые счета по заработной плате в отдельные дела и располагать по алфавиту ФИО.
Что касается приказов, то они группируются в дела в соответствии с установленными для них сроками хранения. А такие документы, как приложения, листы ознакомления, согласования и резолюции включаются в дело вместе с документами, к которым относятся.
Оформление документов на бумаге. Требования к оформлению дел на бумажных носителях не изменились. По-прежнему каждое дело не должно превышать 250 листов при толщине корешка до 4 см. Листы одного дела подшиваются в твердую обложку. Для прошивки делают четыре прокола. При оформлении малоформатного дела допускается три прокола.
Для электронных документов и составления электронного архива правила определяют отдельную процедуру.
Как уничтожить документацию
Перед уничтожением документов, как и ранее, потребуется проведение экспертизы ценности документации. Новые правила, которые действуют с 17 сентября 2023 года, конкретизировали способы ее уничтожения:
Через организации, специализирующиеся переработкой вторсырья. Таким способом можно уничтожать документы, дела без персональных данных и другой информации, которая попадает под исключение.
Самостоятельное уничтожение. Своими силами компания должна избавляться от документов, содержащих персональные данные, имеющих отметку «Для служебного пользования», включающих информацию ограниченного доступа. Способ уничтожения — через шредер или другой вариант измельчения, который не позволит восстановить содержание документов. В этом случае в стороннюю организацию, занимающуюся переработкой вторсырья, передаются только отходы от измельчения.
Как хранить электронные документы
Архивная документация в цифровом формате может храниться на отдельном физическом носителе (флэшки, жесткие диски) или в системе хранения электронных документов (СХЭД). По новым правилам компании и индивидуальные предприниматели могут использовать оба способа хранения.
Кроме того, для хранения электронных документов они вправе привлекать специализированные организации, так же как и в случае с бумажными архивами.
Электронные документы, передаваемые на архивное хранение на физических носителях, подлежат включению в СХЭД.
На что нужно обратить внимание при хранении электронных документов, читайте в статье.