Ведение учета принадлежащих предприятию активов основано на создании системы сбора и анализа информации об имуществе, его наличии и состоянии. Без него невозможна эффективная работа компании. Расскажем, как внедрить и вести учет по штрих-кодам, чтобы избежать ошибок и затрат времени.
Ведение учета имущества предприятия: базовые принципы
Основные средства (ОС) компании, или ее имущество, составляют находящиеся в собственности здания, оборудование, транспортные средства, которые используются с целью получения прибыли, но при этом не предназначены к реализации. Обычно к ОС относят те объекты, которые:
- имеют материальную (вещественную) форму;
- используются для создания продуктов (товаров или услуг) или обеспечения работы предприятия, потребностей управления и т. д.;
- рассчитаны на длительную эксплуатацию, как правило, более года;
- способны принести компании доходы в будущем.
Учет основных средств заключается в контроле их наличия, мониторинге состояния, отслеживании перемещений, регулярных инвентаризациях. Он — основа для организации работ по техническому обслуживанию, ремонту и модернизации. Небрежность в учете ОС способна привести к ошибкам в отчетности, что может повлечь убытки и взыскания от надзорных государственных органов.
Как вести учет имущества по штрих-кодам
Простой и эффективный способ автоматизации — штрихкодирование основных средств. Все активы получают этикетки с уникальной маркировкой, при сканировании которой специальный мобильный компьютер — терминал сбора данных (ТСД) — расшифровывает сведения об объекте. Идентификация имущества и обмен информацией с управляющей программой через мобильные устройства со специализированным софтом упрощают и ускоряют учетные операции. Штрихкодирование помогает:
- легко находить имущество;
- фиксировать операции с активами;
- контролировать техническое состояние объектов;
- упростить проведение инвентаризаций.
Чтобы внедрить учет имущества по штрих-кодам, потребуется минимальный набор оборудования и программных решений. Это терминал сбора данных с установленным специализированным софтом и учетная программа — 1С либо другая с подобными функциями.
Еще может понадобиться мобильный принтер для печати этикеток со штрих-кодами. Бумажные наклейки в условиях производственного предприятия могут быстро изнашиваться, по этой причине стоит подумать о приобретении клейких этикеток из более прочных материалов.
Учет основного имущества в 1С
Имущество предприятия учитывают согласно ФСБУ 6/2020 «Основные средства». Ведение налогового учета определяется системой налогообложения, она может быть общей — ОСНО либо упрощенной — УСН. Специальный режим УСН создан для предприятий малого и среднего бизнеса с целью сокращения налоговой нагрузки и отчетности. МП также ведут бухгалтерский учет по упрощенной форме.
Для автоматизации операций с имуществом и их ведения в точном соответствии с требованиями государства применяют учетные программы. Наиболее популярны решения компании «1С».
Рассмотрим, как организован учет имущества в 1С 8.3. В программе автоматизированы следующие операции с ОС:
- поступление;
- постановка на учет;
- перемещение;
- модернизация;
- отчуждение, продажа или сдача в аренду;
- списание имущества.
В 1С предусмотрена функция регистрации дополнительных расходов на закупку и монтаж основных средств. Эти затраты включаются в начальную стоимость актива.
Поступление имущества сопровождается внесением в 1С данных для начисления амортизации в налоговом и бухгалтерском учете. Применяется единый метод ее начисления для ОС и нематериальных активов. Автоматический ежемесячный расчет амортизации происходит, когда в программе закрывается истекший месяц.
Анализ сведений об активах компании и суммах амортизации, рассчитанных в бухгалтерском и налоговом учете, проводится с помощью отчета «Ведомость амортизации ОС». Данные в нем можно выбирать и группировать по структурным единицам предприятия, по группам амортизации и другим параметрам.
Некоторые активы подвергаются налогообложению. Заполнение налоговых деклараций в 1С 8.3 производится автоматически. Для правильного расчета выплат необходимо отразить в 1С полную информацию об основных средствах (представляют ли они собой движимое или недвижимое имущество, облагаются налогами или нет, есть ли льготы и т. д).
В этой версии 1С учет имущества сопровождается всеми необходимыми для бухгалтерии документами, содержащими сведения об основных средствах, расчетами и справками для контроля правильного исчисления налогов.
Мобильное приложение DataMobile и учет основных средств
Приложение DM.Основные Средства из линейки программных продуктов DataMobile разработано специально для автоматизации учета имущества компании и организации его обслуживания. Софт предназначен для установки на терминал сбора данных, планшет или другое мобильное устройство, работающее на операционной системе Android, и включает две лицензии, различающиеся целями и задачами.
Первая — DM.Invent — используется для проведения инвентаризации имущества предприятия: зданий, сооружений, оборудования, хозяйственного инвентаря. Вторая — DM.ТОИР — создана для автоматизации управления работой ремонтных бригад и обходчиков. Работа обеих лицензий основана на идентификации объектов по штрих-кодам.
Возможности DM.Invent:
- идентификация имущества в ходе инвентаризации;
- фотофиксация объекта основных средств;
- назначение материально ответственных сотрудников;
- списание ОС с дефектами;
- указание помещений или площадок хранения;
- создание этикеток и вывод их на печать на мобильном принтере.
Софт обеспечивает скорость и точность процесса инвентаризации активов, исключая ошибки, вызванные ручным пересчетом.
Решение DM.ТОИР помогает контролировать состояние активов и управлять ремонтами и работами по техническому обслуживанию. ПО способно:
- фиксировать показатели наработки основных средств, показания приборов и счетчиков, расход топлива;
- вносить в 1С сведения о выявленных дефектах с фотофиксацией;
- регистрировать выполненные осмотры и работы;
- создавать заявки на ремонт или техническое обслуживание с подготовкой перечня необходимых деталей и материалов;
- учитывать затраченное на выполнение работ время.
Софт интегрируется с 1С и другими учетными программами. Лицензии DM.Основные средства могут использоваться как обе сразу (на одном устройстве), так и по отдельности.
Свяжитесь с нами — мы поможем автоматизировать учет основных средств в вашей компании. Подпишитесь на наш канал, чтобы не пропустить актуальные публикации.
