Из-за плохо организованных рабочих процессов компании теряют прибыль, а команда выгорает. Так бывает, когда нет системы: сотрудники неправильно расставляют приоритеты в задачах, переоценивают сроки или работают над 10 задачами одновременно. Из-за этих и других ошибок в тайм-менеджменте проседает общая продуктивность, и теряется надежда на успех.
К счастью, эти «дыры» тайм-менеджменте команды можно залатать. Нужно распознать, что именно вы в команде делаете не так, и подобрать решение. Рассказываем о 7 основных ошибках и делимся советами, как их исправить.
Ошибка 1. Не составлять подробные планы
Представим, что отделу маркетинга нужно разработать новую стратегию продвижения продукта. Email-маркетолог знает, что он займется письмами, SMM-менеджер прикидывает, какие короткие видео снимет для соцсетей, а разработчик понимает, что ему нужно собрать лендинг.
Но что для этой цели должен делать каждый сотрудник отдела в течение месяца, недели, дня? Какие конкретные шаги нужны? Как сделать, чтобы все работали согласовано?
Решение: Подробный план действий помогает видеть путь, по которому команда придет к цели. А каждая минута потраченная на планирование в итоге экономит около 10 минут на выполнение задачи.
Составьте план действий, кто за что отвечает, и обсудите, сколько времени нужно на задачи. Чтобы видеть, как движется работа, собирайте промежуточные результаты. Например, проводите короткие собрания раз в неделю.
Чтобы не дергать команду каждый раз с вопросами по задачам, просто перенесите планирование и работу с задачами в таск-менеджер.
Вы будете видеть весь план с ответственными за задачи в удобном формате на доске. В нашем комьюнити в Telegram-канале мы регулярно публикуем полезные материалы и сценарии настройки таск-трекера.
Ошибка 2. Не расставлять приоритеты
Весь день рассылать клиентам коммерческие предложения, рисовать одну обложку для статьи, которая выйдет только через 2 недели, или проводить бессмысленные собрания по 2 часа. А потом обнаружить, что проект не сдвинулся с места, потому что не решили критически важные задачи. Не выстраивать задачи в порядке значимости — значит «сливать» драгоценное время.
Решение: Определить ценность каждой задачи с помощью методики RICE, и расставить приоритеты по ABCDE, где:
- A — необходимые, ключевые задачи, их нужно сделать в первую очередь. Если вы их не сделаете вовремя, то возможны печальные последствия.
- B — такие же важные задачи, но сроки не так ограничены. Их стоит выполнять после того, как закрыты задачи А.
- C — задания, которые желательно выполнить, но не критично. Например, обсудить вопрос с коллегой.
- D — эти дела можно спокойно делегировать другим. Так, собрать отчет в презентацию можно попросить дизайнера.
- E — задачи, которые можно выбросить из планов: расставить папки с документами, расфасовать файлы по папкам.
Для наглядной расстановки приоритетов еще есть Матрица Эйзенхауэра.
Квадрант 1: сюда перетаскивайте все важные и срочные задачи
Квадрант 2: это неважных, но срочных задач
Квадрант 3: важные и несрочные задания
Квадрант 4: неважные и несрочные задачи
В сервисе Shtab вы можете создавать карточки с задачами, присваивать им приоритеты, работать на результат и не переживать, что «заняты не тем».
Ошибка 3. Не следить за концентрацией на работе
В офисе людей могут отвлекать разговоры менеджеров по продажам, если отделы в одном пространстве. На удаленке количество отвлекающих факторов и соблазнов можно смело умножать на 2. Помимо внешних причин, у нас есть внутренние, психологические, когда тяжело фокусировать внимание на чем-то долго или отсутствует мотивация.
Решение: Чтобы разобраться с внешними причинами — организуйте рабочее место без раздражителей; чтобы разобраться с внутренними — воспользуйтесь техникой Помодоро. В чем суть? 25 минут упорного труда, 5 минут перерыв, 25 минут снова трудимся и 20 минут отдыхаем. А потом всё по новой, пока не насчитаете 4 цикла.
Начните отслеживать время короткими отрезками. Работать сосредоточенно всего 25 минут легче, чем думать, что впереди неподъемный 9 часовой рабочий день. Для автоматического отслеживания по Помодоро-таймеру можно скачать специальный софт — тайм-трекер.
Ошибка 4. Многозадачность
Это популярное требование в резюме – на самом деле большое заблуждение. Эффективно работать над несколькими задачами одновременно и переключаться между ними без траты энергии почти невозможно. Особенно, если задачи сложные. Когда вас то и дело отвлекают звонками, заваливают вопросами и просьбами проверить текст прямо сейчас, в итоге вы скорее всего не похвастаетесь крутыми результатами.
Решение: Выполнять задачи поочередно — правило, которое работает. Последовательность в работе гораздо эффективнее. В таск-менеджере вы можете по очереди закрывать таски, чётко отслеживая, что у вас сейчас на первом месте среди задач, что нужно сделать после этого. По мере выполнения, вам нужно просто перетаскивать карточки по колонкам: от «Открыто», «В работе» и до «Завершено».
Ошибка 5. Недооценивать или переоценивать время на задачу
У вас было, что вы или ваш сотрудник на вопрос «Когда будет готова задача?» приводили нереалистичные сроки: 1 неделя вместо 2-ух, и наоборот, 5 часов на работу вместо требуемых 3-ех.
Менеджеры проектов серьезно относятся к планированию трудоемкости. Они закладывают время на проект и рассчитывают ресурсы. Если специалист называет сроки «из головы», а по факту тратит больше времени, то есть риск подвести всю команду, не выкатив проект вовремя.
Решение: С помощью тайм-трекера понять, сколько часов реально занимает задача. Для этого во время работы включите трекер, а в конце недели откройте сводный отчет с данными о трудозатратах. Это помогает лучше планировать свою нагрузку и будущие проекты.
Ошибка 6. Не следить за прогрессом и нагрузкой
Команда динамична, меняются люди, процессы, нагрузка, заказчики — за всем этим нужно следить. Но руководители часто забывают об этом, а сотрудники со временем пускают систему на самотек.
Решение. Отслеживать прогресс по работе в сводных отчетах: сколько задач сделал каждый сотрудник, сколько времени он потратил на эту и другие задачи за месяц в целом, где и почему образовался затор. Зная ответы на эти вопросы, вы можете оптимизировать свою систему тайм-менеджмента, нанять дополнительных сотрудников, перераспределить задачи и т.д. Проще говоря, принять обоснованное решение.
Ошибка 7. Не автоматизировать то, что можно автоматизировать
В любой сфере автоматизация упрощает процессы, экономит время для действительно важных и серьезных задач. Если кто-то в команде работает «по старинке», конкуренты обгоняют всю команду.
Решение: Например, для однотипных задач создайте шаблоны и настройте повтор в определенный день. Дата согласования планов в первый день месяца? Таск-трекер напомнит вам об этом в уведомлении, и вам не придется каждый раз создавать задачу заново.
Ещё один пример автоматизации — система согласований. Не нужно «стучаться» в личные сообщения к сотруднику или руководителю. Просто назначьте его контролирующим в карточке задачи. Когда вы завершите свою работу, карточка не будет считаться закрытой до тех пор, пока контролирующий не отметит это на доске в таск-трекере.
Листайте дальше, чтобы увидеть еще больше полезных для работы функций таск-менеджера Shtab
