За годы работы на удаленке я перепробовала кучу систем планирования. Моя самая большая проблема была в том, что я забывала о мелких задачах и могла забыть, например, заплатил ли мне заказчик.
Постепенно я нашла своё «идеальное» сочетание, которое закрывает все мои «потребности» от планирования: Notion + гугл-таблица + блокнот.
Как именно я их использую:
— В Notion я веду учет задач. Заношу в него вообще все свои дела: и рабочие, и личные, и самые мелкие (типа забрать письмо, ответить на сообщение). Это помогает мне не грузить голову: как только появляется какая-то задача, я сразу же заношу её в список (и все, через 5 секунд я о ней уже не помню, а мозг свободен). Благодаря этому я ничего не забываю (потому что не запоминаю)
Задачи в Notion я не делю по дням, не привязываю к датам и не ставлю дедлайны — для меня это все не работает. Постепенно я пришла к своей системе группировки задач. Покажу пример:
Все задачи я заношу в таблицу, созданную в Notion и делю на 5 (или 6) категорий:
- “Сделано”. Бесполезная колонка, куда я переношу выполненные задачи.
- “Сегодня”. С вечера переношу сюда 2 самые важные задачи + мелочёвку, которую надо сделать именно в эту дату.
- “На неделе”. Это все задачи, которые в той или иной степени сейчас в работе. Распределяю по важности: чем выше в списке — тем приоритетнее.
В этот же список попадают все новые задачи (а потом переезжают в нужный раздел).
4. “Напоминалки”. Тут всё очевидно из названия. Всякие неинтересные штуки, которые надо не забыть сделать (не относятся к работе).
5. “Личные”. Задачи для самой себя по инсте, телеграму и портфолио + идеи для постов.
6. «Нет ТЗ». Тут я записываю задачи, которые я пока делать не могу, но их нужно будет сделать в будущем.
Раз в неделю я внимательно прохожусь по всем спискам и удаляю задачи, которые стали неактуальными.
А ещё, чтобы было удобнее ориентироваться между всеми карточками, задачи по одному проекту помечаю одинаковыми эмодзи.
— В блокноте с вечера планирую следующий день по времени (из тех задач, которые выбрала в колонку «На сегодня»). Это не четкое расписание, а просто примерный список, который помогает реально оценить время на работу. Плюс для меня важно запланировать между задачами время на прогулку с собакой и обед, потому что в потоке я могу очень сильно увлечься и не кушать часов 10, но мой организм такой подход совсем не одобряет.
— В гугл-таблице я веду учет проектов и дохода. Поделюсь с вами примером:
Каждый месяц создаю новый лист с шаблоном с 3 разделами:
- “Долги”. Раздел со всеми проектами, которые сейчас в работе. Тут 4 колонки: имя заказчика (если от одного заказчика много проектов) + статус проекта + название проекта + сколько ещё должны оплатить.
- “Доход”. Тут я фиксирую все предоплаты/оплаты за месяц.
- “Копилка”. Тут можно написать дельный пост про моё финансовое планирование. Если упростить — я стремлюсь откладывать 100% дохода (т.е. нат этот месяц я живу на деньги, заработанные в прошлом).
Этот раздел в таблице помогает мне понять, какой % дохода я потратила в этом месяце + в конце месяца я здесь помечаю, как распределила финансы на следующий месяц.
Статусы проектов в таблице:
Я очень люблю эмодзи, по ним легче ориентироваться и это проще, чем выделение цветом или текстом.
Что важно: я заношу в таблицу новые проекты как только поступает запрос (по умолчанию появляется статус «на обсуждении»). Это помогает компактно видеть, сколько всего у меня сейчас проектов и на какой они стадии.
Вот как-то так. Кажется, что в текстовом пересказе это выглядит очень сложно, поэтому задавайте вопросы, если что-то не поняли. Ну и про свои подходы к планированию расскажите.
———
Подписывайтесь на мой телеграм-канал и страницу ВКонтакте, чтобы узнать больше полезного о веб-дизайне.