С 2023 года использовать электронные транспортные накладные (ЭТрН) могут все перевозчики. Согласно информации от Минтранса, переход на электронные накладные вместо бумажных — это не только практично, но и экономно: за один бумажный документ предприятие платит около ста рублей, в то время как средняя цена одной ЭТрН — всего пять рублей. Взглянем на актуальные вопросы по использованию электронной транспортной накладной.
Общие вопросы
Что такое ЭТрН?
Электронная транспортная накладная (ЭТрН) — это обычная транспортная накладная, но в электронном формате. Это не отсканированная бумажная накладная, а XML–файл, созданный в специальной программе.
Так же как и бумажный документ, ЭТрН подтверждает факт перевозки груза. ЭТрН необходимо подписывать электронной подписью, что придаёт ей юридическую силу. В отличие от бумажной накладной, доступ к ЭТрН имеют все участники грузоперевозки на любом этапе.
Из чего сформирована электронная накладная?
Электронная транспортная накладная состоит из нескольких разделов, так называемых «титулов». В каждой накладной обязательно должны присутствовать четыре титула с данными о разных этапах перевозки.
При необходимости в документ можно добавить опциональные титулы.
Какая информация приведена в ЭТрН?
В электронную транспортную накладную внесены те же данные, что и в бумажную. ЭТрН включает:
- номер документа, дату и время его создания;
- информацию об участниках перевозки;
- характеристики груза;
- сведения о сопроводительных товарных документах;
- дату и время приёма и выдачи груза;
- информацию о транспортном средстве и водителе;
- данные о возможной замене водителя и автомобиля в процессе доставки груза;
- расчёт стоимости перевозки.
Кто может использовать электронную транспортную накладную?
Использовать ЭТрН могут все участники перевозки: поставщик товара, логистическая компания и получатель груза. Если однако один из контрагентов не подключил электронный документооборот, всем остальным участникам также предстоит использовать бумажную накладную.
С какого периода ЭТрН станет обязательной?
Пока нет конкретной даты, когда электронная транспортная накладная станет обязательной для всех. Однако в 2024 году введут «отраслевой императив»: обмен электронными документами вместо бумажных станет обязательным для некоторых отраслей.
Требуется ли дублирование ЭТрН в бумажной форме?
Нет, не требуется. Электронная транспортная накладная полностью заменяет бумажную форму.
Взаимодействие с ЭТрН в системе 1С-ЭПД
Каким образом можно подписать ЭТрН, если перевозка включает в себя несколько участников?
Все участники логистической цепочки должны быть подключены к сервису ЭПД для подписания ЭТрН. В этой системе каждый участник последовательно подписывает лишь те титулы, которые относятся непосредственно к нему. Роуминг между операторами в настоящее время не предусмотрен, поэтому все участники должны быть присоединены к одному оператору.
Как можно подтвердить факт приёма и доставки товаров?
После формирования Титула 2, в котором фиксируется погрузка товара, водитель привозит товар к грузополучателю. Получатель формирует Титул 3, отражающий приёмку, и отправляет его перевозчику. После получения этого Титула, перевозчик формирует Титул 4.
Что следует сделать с ЭТрН, если покупатель выдвинул претензии?
Сервис ЭПД позволяет возвращать товары несоответствующего качества продавцам. Для этого в электронной транспортной накладной нужно создать Титул 7 и изменить в нём адрес доставки товара.
Возможно ли прикрепить к ЭТрН дополнительные файлы?
Информацию о дополнительных документах можно указать в разделе «Сведения о сопроводительных документах». Прикрепить документы к ЭТрН нельзя.
Какой вид транспорта отображается в ЭТрН?
На данный момент только автомобильные перевозки товаров отражаются в ЭТрН.
Что делать, если отправитель неверно заполнил ЭТрН?
Грузоотправитель формирует Титул 1, в котором содержатся все основные сведения о перевозке, поэтому этот раздел нужно заполнять очень внимательно. Если поставщик допустил ошибку в Титуле 1, возможно несколько сценариев:
- если титул ещё не подписан, просто отредактируйте данные;
- если титул подписан и ошибка содержится не в ключевом поле, сформируйте исправленный титул и подпишите его;
- если титул подписан и ошибка допущена в ключевом поле, сформируйте новый документ. Сведения о старой электронной накладной сохранятся в ГИС ЭПД.
Можно ли изменить ЭТрН после подписания? Какие данные допускается редактировать?
Изменения после подписания накладной допустимы. Участник перевозки может изменить информацию в ЭТрН по своему усмотрению либо по требованию оператора в течение пяти дней. Однако есть поля в ЭТрН, которые не подлежат изменению. Они перечислены в приказе ФНС № ЕД-7-26/1065@.
Как происходит сотрудничество с экспедитором?
Экспедитор может участвовать в перевозке в качестве отправителя или перевозчика.
Требуется ли водителю подписывать ЭТрН?
Подпись водителя не является обязательным этапом.
Может ли диспетчер подписать несколько транспортных накладных сразу?
Такая возможность доступна: один человек может подписать и отправить несколько Титулов 1 через раздел «Текущие дела ЭДО».
Если участником перевозки является физическое лицо, кто подписывает ЭТрН?
Частные лица могут подписывать электронную накладную, только если они указаны как участники перевозки, зарегистрированы у оператора ИС ЭПД и имеют квалифицированную электронную подпись (КЭП). В других случаях ЭТрН должны подписывать грузополучатели — юрлица или ИП, которые принимают товар у перевозчика. Пока что оператор ЭПД не регистрирует физлица.
Как водителю показать необходимые документы, если во время перевозки его остановил инспектор?
С 1 сентября 2022 года сотрудники Госавтоинспекции могут проверять документы в электронном виде. Водитель получит все бланки в формате QR-кода, который нужно предъявить инспектору. Сейчас QR-код можно сгенерировать в Telegram-боте.
Что делать, если необходимо заполнить данные об общем весе груза раньше, чем происходит взвешивание?
В разделе «Замечания и оговорки» Титула 2 отражается информация об изменении объёмно-весовых характеристик, полученная после перевозки.
Выбираете оператора для обмена электронными перевозочными документами? Попробуйте сервис 1С-ЭПД, встроенный в типовые решения фирмы «1С». Благодаря нашему решению вы сможете отправлять документы партнёрам и передавать данные в ГИС ЭПД прямо из «1С». А тем, кто хочет настроить обмен ЭПД в своей учётной системе, подойдёт наш продукт API ЭПД.
