В этом файле возможно ведение учета движения средств по 15 объектам (проектам) в течение двух лет с возможностью проведения план-факт анализа. Так же при ведении учета в этом файле вы получаете агрегированную информацию по всем объектам (проектам) на одном листе.
Рассмотрим по порядку.
«Движение средств» - основной лист ведения учета
Столбец B - Дата.
Столбцы С,D,Е – приход, расход и остаток по расчетному счету. Отражается полное движение по расчетному счету. Отражаются ВСЕ движения, независимо от того, относятся движения к объекту или нет. Остаток должен соответствовать остатку по расчетному счету.
Столбцы F,G,Н – приход, расход и остаток по кассе. Отражается полное движение денежных средств по кассе. Отражаются ВСЕ движения, независимо от того, относятся движения к объекту или нет. Остаток должен соответствовать остатку по кассе.
Столбцы I,J,K – приход, расход и остаток по внебюджетной кассе. То есть фактически еще одна касса. Отражается полное движение как и в вышеописанных случаях. Отражаются ВСЕ движения, независимо от того, относятся движения к объекту или нет. Остаток должен соответствовать остатку по внебюджетной кассе.
На практике вы можете заменить одну кассу на еще один расчетный счет ли вести три расчетных счета без кассы. Это уже зависит исключительно от ваших потребностей в учете.
Столбец L – объект, к которому относится данная финансовая операция. В данной колонке указываются строящиеся объекты. Объекты должны называться точно так же, как и на карточке этого объекта. Три исключения: «постоянные затраты», «расчеты с собственниками» и «транзит». О них поговорим позже. Данные для столбца выбираются из выпадающего списка.
Столбец M – вид операции (затрата, оплата). Здесь указываются виды операций, например: зарплата, закупка материалов (рекомендую просто называть «материалы»), оплата заказчика и т.д. Соответственно, на листе объекта необходимо будет указать все те виды затрат, которые будут написаны в данном столбце. Если какой-то вид затраты не будет написан в карточке объекта, то эти затраты не попадут в карточку объекта. Вы можете добавить виды затрат в карточку объекта или удалить все виды затрат, что я написал в карточках объектов, и написать свои. Главное, чтобы в данной колонке указывались те же виды затрат, что написаны в карточке объекта.
Столбец N – здесь указываются контрагенты, которым платят деньги или получают платежи. В карточках объектов данный признак участвует только в разрезе оплат заказчиков, но для сверки расчетов можно отфильтровать платежи по любому контрагенту и увидеть все совершенные платежи. Для корректного разнесения оплат заказчиков по объектам необходимо, чтобы заказчик указывался точно так же, как он указан в соответствующем объекте. В любом объекте может быть до 4-х заказчиков.
Столбец O – примечание. Здесь указывается любая информация, которую считаете необходимым написать по каждой финансовой операции. Например, если это покупка материалов (то есть, в столбце M указано «материалы»), то в данной колонке стоит написать, какие именно материалы, по какой цене и в каком количестве. Чем больше информации вы напишете, тем легче вам будет понять через некоторое время, что это был за платеж.
В верхней строке листа (строке 1) стоят формулы, которые позволяют рассчитывать итоги по результатам фильтрования. Попробуйте отфильтровать таблицу по любому признаку и увидите, что формулы верхней строки пересчитывают только значения в отфильтрованных строках.
Когда вы вносите данные в вышеуказанную таблицу, то данные из неё распределяются по карточкам объектов, которые вы указываете в столбце L.
В верхней ячейке столбца O стоит гиперссылка для быстрого перехода на сводный лист.
Объекты
Карточка объектов выглядит следующим образом:
Это свернутый вид карточки объекта.
В левом верхнем углу находятся кнопки макросов, которые разворачивают карточку в нужном виде. Под макросами находится гиперссылка для быстрого перехода на сводный лист-навигатор.
В ячейке BY1 (отмечена оранжевым цветом) вы должны написать наименование объекта (проекта), по которому собираетесь вести учет. Из этой ячейки название объекта попадет во все регистры файла. Больше название объекта нигде вписывать не нужно.
В колонках В и С указываются остаток средств для финансирования объекта (план и факт). Вполне возможно, что на момент начала проекта у вас нет этого остатка. Тогда ничего не пишите.
Строки "Всего затрат" и "Всего доходов" являются итоговыми по соответствующим разделам карточки объекта.
Переходим к развернутому варианту карточки. Она очень большая, поэтому разбиваем ее на две части. Сначала затраты:
Каждый месяц состоит из трех колонок: "План", "Факт", "Отклонение". План по каждому проекту в разрезе затрат помесячно необходимо заполнять вручную. А вот факт уже подтягивается автоматически.
В колонке А (ячейки отмечены оранжевым цветом) размещены виды затрат. Непосредственно в этих ячейках виды затрат не вписываются. Виды затрат записываются на листе "Справочник" и попадают во все карточки объектов.
Затраты группируются по месту их проведения: "Банк", "Касса", "Внебюджет" и суммируются в четвертом разделе.
Продолжение следует.
Приглашаю вас на свой сайт, где вы сможете не только прочитать эту статью целиком, но и найдете много полезной информации по управленческому учету без воды, а также различные электронные таблицы, для удобства вашей работы.
