Видишь гору новых ТЗ и чувствуешь страх: «ты не справишься». Ещё тревожнее, когда регулярно работаешь с чем-то новым и не понимаешь, как выполнить всё хорошо и в срок. Сегодня расскажем, как не тревожиться из-за новых задач и легко к ним приступать.
Завершите текущие задачи
Когда получаете срочную задачу, не вовлекайтесь сразу во что-то другое: от резкого переключения внимания можно устать. Исследование Калифорнийского университета и эксперименты нейропсихологов Американской психологической ассоциации подтверждают: нужно минимум 20 минут, чтобы сконцентрироваться на новом деле. И это время увеличивается, если задача усложняется.
✅ Закончите текущую задачу или хотя бы завершить какой-нибудь её этап. Так вы не будете переживать, что бросили старое и ещё не приступили к новому.
Определите срочность новых задач
Наверняка не всё, что регулярно падает в работу, нужно выполнить с пугающим дедлайном «вчера». Бывает, что коллеги передали задачу и не указали её важность. А вы это восприняли со знаком ASAP. Поэтому задавайте вопросы, чтобы проанализировать каждую внезапную задачу.
Если вы сами оцениваете важность задачи, можно использовать «квадрат Декарта» — технику, которая помогает принять решение, если ответить на 4 вопроса:
1. Что получу, если выполню задачу?
2. Что получу, если не выполню задачу?
3. Что потеряю, если выполню задачу?
4. Что потеряю, если не выполню задачу?
✅ Когда ответите на эти вопросы, вам будет легче выбрать дедлайн: сделать сегодня, на этой неделе или в этом месяце.
Выполните срочные задачи, на которые нужно не более 10 минут
Некоторые действия занимают совсем мало времени: написать кому-то письмо, поставить в календаре онлайн-встречу или составить короткий отчёт за неделю. Всё это можно сделать сразу.
✅ Так ваш список задач уменьшится, и «гора задач» уже станет «небольшим холмом».
Сфокусируйтесь на рискованных задачах
К ним относятся те, где многое зависит от коллег или есть вероятность форс-мажора. Когда уделяете внимание задачам с такой неопределенностью, вы подстраховываете себя и даёте дополнительное время другим людям.
Например, вы пишете статью с экспертом. Сначала договариваетесь с ним и берёте интервью. Затем согласовываете черновик с редактором. Ещё нужен дизайнер, чтобы получить иллюстрации к статье. В этой задаче участвуют минимум три человека, которые могут внезапно заболеть, передать свои дела другим или не выполнить всё вовремя.
✅ Поэтому лучше приоритизировать такую задачу.
Обговаривайте условия для срочных задач
Договоритесь с заказчиком или руководителем о том, сколько вы получите за дополнительную нагрузку, как поменяете приоритеты в пользу новых задач и кому делегируете текущие.
✅ Когда вы знаете, что ваша работа не пострадает от внезапной нагрузки, уже не страшно что-то не успеть вовремя или не получить оплату.
***
Подписывайтесь на «Дайджест копирайтера», чтобы получать еще больше советов и подборки бесплатных ресурсов для прокачки знаний и навыков каждый день.