Очень часто быстро развивающиеся компании для сохранения темпов развития начинают активно искать и подключать все новые инструменты автоматизации процессов как на оперативном уровне, так и в сфере управления. Но большинство из них настолько сосредоточены на развитии, что не всегда сразу осознают - выбраны не те инструменты автоматизации или они настолько разрознены, что со временем накапливается больше проблем, чем возможностей. В какой-то момент управлять бизнесом, особенно, если он включает несколько направлений и юридических лиц, становится сложнее и тогда приходит понимание и руководители включаются в поиск нового решения, способного консолидировать все данные в едином месте и предоставить необходимые инструменты управления.
Так получилось и у одного из наших клиентов – Группы компаний Адванс. Данная компания осуществляет свою деятельность в сфере проведения экспертизы различных видов продукции, такой как мебель, изделия для детей и подростков и многое другое на соответствие стандартам. Их лаборатория аккредитована Федеральной службой по аккредитации в 2018 году, а сам клиент является участником профессионального сообщества Ассоциации предприятий индустрии детских товаров (АИДТ). Клиент до обращения к нам использовал у себя несколько ПО: 1С:Управление торговлей, 1С:Зарплата и управление персоналом и 1С:Бухгалтерия, а также индивидуальные решения Адванс и Лабс (Докс).
К нам собственники обратились с запросом объединить управленческий учет всех структур компании, повысить эффективность внутренних бизнес-процессов и коммуникаций компании.
Нужно отметить, что все масштабные проекты мы начинаем с обследования предприятия, бизнес-процессов и ИТ-инфраструктуры, чтобы на основе полученных данных, во-первых, определится с продуктами для внедрения, а во-вторых, понять процессы и выстроить план по автоматизации бизнеса в целом.
Поэтому в данном проекте мы начали с обследования, на основании которого определили ПО – «1С:Комплексная автоматизация» и модуль «1С:CRM».
Также были поставлены следующие задачи автоматизации:
- Объединить управленческий учет всех структур компании в едином программном продукте для формирования консолидированной отчетности
- Обеспечить эффективные взаимодействия внутри компании, с поставщиками и покупателями по ЭДО
- Автоматизировать получение данных и расчет зарплаты сотрудников отдела продаж
- Интегрировать 1С:Комплексная автоматизация, ред. 2.5 с программами используемыми в компании для целей биллинга и учета оперативной деятельности
- Синхронизировать 1С:Зарплата и управление персоналом 8 (9 информационных баз) и 1С:Бухгалтерия 8 (4 информационные базы) с 1С:Комплексная автоматизация в части регламентированного учета
Сегодня остановимся на решении одной из задач - автоматизации получения данных и расчета зарплаты сотрудников отдела продаж
Почему возникла данная задача
На данном предприятии каждая продажа – это проект, который длится определенное время, и клиенты компании имеют возможность поэтапной оплаты предоставляемых услуг.
В связи с тем, что бонусы с продаж менеджеры получают только с полученных оплат и только тот процент, который был выполнен по плану продаж в определенный месяц, сложность расчетов зашкаливала. Осложнялось все это еще тем, что все расчеты производились в таблицах Excel по нескольким юридическим лицам, по которым до текущего момента не было консолидации всей информации.
При этом расчеты выполняла бухгалтер и невозможно было проверить насколько они были верны и повлиял ли на них «человеческий фактор».
Все это сказывалось на мотивации самих менеджеров, которые зачастую не понимали откуда взялась или куда пропала та или иная сумма с продаж.
Что было сделано
Для начала учет всех юридических лиц был перенесен в 1С:Комплексная автоматизация и была настроена синхронизация с другими ПО и в частности с 1С:ЗУП (9 информационных баз) для осуществления конечных расчетов заработной платы.
Был разработан «с нуля» комплекс отчетов «Расчет бонуса менеджеру» с настройкой автоматической рассылки итогов расчетов персонально каждому менеджеру.
По итогам использования отчета и запроса клиента, в отчете мы настроили гибкую фильтрацию по месяцам и в разрезе юридических фирм.
Чтобы реализовать данную задачу в своей работе мы использовали технологию бережливой автоматизации, основанной на Lean и Agilе подходе. Это позволило оперативно получать от клиента обратную связь и быстро прийти к намеченным результатам.
Вот так стал выглядеть комплексный отчет «Расчет бонуса менеджеру»
Какие результаты получили
Повысили прозрачность материальной мотивации и вовлеченность сотрудников: каждый специалист может отследить насколько выполняется им план.
Консолидировали управленческий учет в едином месте для оперативного принятия решений.
Клиент за счет автоматизации KPI оптимизировал численность штата до 2-х сотрудников, т.к. отпала необходимость ручного сбора и подсчета бонусов.
КПД бухгалтера стало тратиться более целенаправленно.
Хотите подобные результаты?
Запишитесь на бесплатную консультацию и узнайте, как мы сможем помочь в решении ваших задач.
