“Вы не проходите дальше!” - несколько дней назад я радовался, что прошел региональный этап в проекте “Флагманы образования”, а сегодня я грущу, потому что меня выгнали из другого федерального проекта - "ТопБлог".
Но это была ожидаемая ситуация, когда участвуешь сразу в нескольких проектах. Прочитал, что у человека есть ограниченный ресурс, который нужно распределять в соответствии с приоритетами. Конечно, грустно, но разорваться не получится! Как же сделать правильный выбор в отношении нескольких проектов? Сегодня предложу вам несколько приемов, которые помогают мне определиться с выбором приоритетов и избежать многозадачности.
На самом деле я очень удивился, когда начал читать книги по этой теме и узнал, что существуют целые научные направления по теории принятия решений, которые написаны разными учеными: математиками, экономистами, менеджерами, психологами. Каждый специалист по-своему смотрит на этот процесс и пытается найти закономерности и преимущества со своей стороны. Вот на что точно нужно обратить внимание!
1. Расставляйте приоритеты
Исследования показывают, что задачи, выполненные по приоритету, более эффективны. Составьте список задач, определите их важность, и начните с самых важных. Я обычно выполняю самые “противные” дела - встреча или разговор с неприятным мне человеком, составление письма или важного отчета. Некоторые называют это противное дело - “лягушкой”, полностью согласен после выполнять такой задачи остальное становится проще.
2. Избегайте многозадачности
Прочитал, что многозадачность может снизить качество выполнения задач и привести к утомлению. Вместо этого следует сосредотачиваться на одной задаче за раз. Конечно, тут можно вспомнить историю про римского императора, который славился исключительной многозадачностью, но вот психологи утверждают, что это очень сильно съедает человеческий ресурс. Действительно, когда пытаешься в голове удержать кучу важных дел, перестаешь думать о том, как их выполнить, а уже думаешь как их все просто не забыть.
3. Методики концентрации
Практикуйте метод "Помидора". Техника "Помидора" предполагает работу в фокусе в течение 25 минут, за которые вы сосредотачиваетесь только на одной задаче. Затем делается короткий перерыв. Этот метод может улучшить концентрацию и продуктивность. Я стараюсь отключиться, насколько это возможно, при выполнении важного дела: отключить уведомления, закрыть чаты, закрыть дверь в кабинет. Всё зависит от того насколько и чем вы можете отвлекаться, вот меня, например, музыка совсем не отвлекает.
4. Чередование нагрузки
Вспомним матрицу Эйзенхауэра - это такой прием, который позволяет распределить приоритеты в ваших задачах. Вот там есть несложные задачи, которые предлагается вообще делегировать, я же такие несложные задачи выполняю сам, это мне позволяет отдохнуть и восполнить ресурс (сортировка писем, проверка всех чатов и т.д.)
5. Списки
Используйте ежедневники, планинги или приложения для управления задачами. Множество приложений предоставляют возможность создания списка задач и установки сроков. Используйте их для организации рабочего процесса. Я иногда открываю приложение, а иногда - бумажный планинг (люблю писать), а еще очень нравится вычеркивать задачи, когда они выполнены. В начале недели я составляю расписание и актуализирую все встречи, задачи и недоделки с прошлой недели. Это помогает сфокусироваться на всех делах.
6. Делайте перерывы
Разные по сложности задачи требуют разных ресурсов нашего внимания и мышления. Когда такой ресурс закончился, следует отдохнуть и побаловать себя чем-то приятным для вас, это может быть любимая музыка, чашка кофе или что-то еще. Я бывает, ухожу на обед пешком, чтобы дорога занимала 15-20 мин. Это позволяет немного переключиться и снять физическое напряжение.
Самое главное осознавать, что все успеть не получится! Какими гениальными мы бы не были, мы не сможем погружено заниматься всем! На этот счет уже есть несколько книг, в которых культивируется такая мысль: “Многозадачность снижает эффективность человека”. Завершая эту статью, хочу сказать, что справляться с многозадачностью - это навык, который требует практики и самодисциплины.
