Юлий Минькин, руководитель проектного подразделения.
Эффективное управление, планирование и контроль являются ключевыми факторами успеха в любом проекте. Однако как гарантировать, что весь проект движется в правильном направлении, особенно когда он велик и сложен? В этом контексте контрольные точки выступают как маяки в тумане, позволяя командам ориентироваться и эффективно достигать своих целей. В данной статье мы погрузимся в мир контрольных точек, рассмотрим их значение, способы применения на разных уровнях управления и дадим рекомендации по их эффективному использованию.
Определение и значение контрольных точек
В мире управления проектами, где каждое решение может оказаться переломным, успешное завершение начинается с уверенности в каждом шаге. И здесь на помощь приходят контрольные точки - они, как светофоры на перекрестках, указывают направление, предупреждают о возможных препятствиях и помогают удерживать курс.
Сперва разберемся, что такое контрольные точки. Это предопределенные моменты или этапы в проекте, которые требуют особого внимания, проверки или утверждения. В некотором роде, это маркеры на пути проекта, позволяющие удостовериться, что все идет по плану. Контрольные точки могут быть связаны с различными аспектами проекта: техническими, финансовыми, организационными.
Контрольные точки представляют собой заранее определенные моменты или этапы в процессе проекта, которые требуют анализа, проверки или принятия ключевых решений.
Теперь вспомним об автоматизированных системах. Разработка и внедрение программного обеспечения для корпоративного использования чрезвычайно сложна. Сколько раз мы слышали истории о проектах, которые вышли за рамки бюджета или сроков? Именно здесь контрольные точки становятся жизненно важными. Представьте себе процесс создания на предприятии новой ERP-системы. После анализа требований следует этап разработки, затем тестирование и, наконец, внедрение. На каждом этапе могут возникать вопросы, проблемы, риски. Контрольные точки, размещенные на ключевых этапах, позволяют команде остановиться, оценить ситуацию и принять необходимые решения.
Почему же они так важны? Во-первых, они служат некой "системой быстрого реагирования". Если на каком-то этапе проекта возникают проблемы, контрольная точка позволяет их быстро выявить и принять меры. Во-вторых, они укрепляют доверие между командой и стейкхолдерами. Когда заказчик видит, что проект движется вперед, проходя через заранее определенные этапы, это добавляет уверенности в успешном исходе.
Применять контрольные точки в управлении проектами можно разнообразно. Они могут быть формализованными, как, например, в методологиях Agile, где в конце каждого спринта проводится демонстрация результата. Или более неформальными, когда руководитель проекта решает провести проверку перед тем, как приступить к следующему этапу.
Поэтому контрольные точки – это не просто этапы или моменты в проекте. Это инструмент, который позволяет управлять проектом гибко, оперативно реагировать на изменения и стремиться к совершенству в каждой детали. Ведь именно в деталях скрывается успех любого проекта.
Контрольные точки: отражение ключевых элементов проекта
Проекты по своей природе динамичны. Они не статичны, меняются и развиваются. Именно поэтому для профессионала в области управления проектами контрольные точки предоставляют гибкий инструмент, который можно применять для различных ключевых аспектов управления проектом. Вот некоторые из них:
Расписание проекта – основная дорожная карта, показывающая, когда и что должно быть выполнено. Контрольные точки в расписании представляют собой критические моменты или вехи, которые указывают на завершение определенных этапов или достижение ключевых показателей. Например, в проекте по созданию CRM-системы, контрольной точкой может быть завершение разработки функции или ее успешное тестирование.
Риски – неотъемлемая часть любого проекта. Они могут быть предсказуемыми или внезапными, но их нельзя игнорировать. Контрольные точки для рисков позволяют команде проекта вести по сути реестр рисков, т.е. планировать риск, определить его вероятности, а когда когда риск становится актуальным, и принять меры для его устранения или минимизации. Это, например, может быть момент, когда планируется выход нового и важного релиза программного обеспечения, а система уже внедряется в реальной рабочей среде и решение об обновлении системы становится зачастую критически важной для проекта.
Ключевые события – это знаковые моменты в жизни проекта. Это могут быть внешние события, такие как презентация продукта или внутренние, например, завершение определенного этапа разработки. Контрольные точки помогают определить, достигнуты ли цели этих событий и выполнены ли все необходимые условия.
Изменения в ресурсах – это не всегда запланированные события. Члены команды могут уходить или присоединяться, бюджеты могут сокращаться или увеличиваться. Контрольные точки здесь помогают удостовериться, что проект все еще идет по плану и что все ресурсы используются эффективно.
Нерешенные вопросы – это задачи или проблемы, которые еще не были решены. Они могут возникать в любой момент проекта и, если они остаются без внимания, могут привести к серьезным проблемам. Контрольные точки здесь действуют как напоминание команде о том, что нужно вернуться к этим вопросам и решить их.
В завершение стоит сказать, что контрольные точки – это не просто моменты для проверки. Это ключевые инструменты для управления проектом, позволяющие команде быть в курсе всех изменений, следить за прогрессом и принимать своевременные решения.
Контрольные точки и уровни управления проектом
В зависимости от уровня управления проектом контрольные точки могут иметь разное значение и влияние.
На стратегическом уровне контрольные точки фокусируются на глобальных целях проекта, соответствии его стратегическим приоритетам и долгосрочной перспективе, они помогут определить основные цели проекта. Это как точки маршрута на карте. Вы хотите, чтобы создание системы идет по плану? Как руководителю узнать, достигли ли вы этих верхнеуровневых целей? Вот здесь на помощь приходят контрольные точки стратегического уровня — моменты, когда заинтересованные стороны понимают, насколько вы приблизились к своей цели. Как правило стратегический уровень проекта — руководители проектных подразделений или офисов, стейкхолдеры. Именно они определяют и контролируют стратегические контрольные точки.
Тактический уровень включает в себя планирование действий. На этом уровне контрольные точки обычно связаны с достижением конкретных этапов или вех проекта, ключевых событий, изменений в ресурсах или рисках проекта. Это, по сути, контрольные точки для оценки прогресса, ресурсного планирования и управления рисками. На этом уровне контрольные точки помогут определить, какие задачи в приоритете, когда и что делать. Это как промежуточные станции на пути к вашему пункту назначения.
А на оперативном уровне контрольные точки служат механизмом контроля непосредственной работы. Тут они фокусируются на ежедневных задачах, выполнении рабочего плана и реакции на непредвиденные обстоятельства. Требование уточнено? Код написан? Проверен? Тест пройден? Проверен? И так далее.
А кто следит за всем этим? Про стратегический уровень мы уже написали. На тактическом уровне — это руководители проекта или архитекторы. Они определяют и контролируют стратегические контрольные точки. На оперативном уровне — лидеры групп, отдельные специалисты: разработчики, тестировщики и другие члены команды. Это деление условное и может изменяться в зависимости от масштаба и специфики проекта.
Различие контрольных точек на каждом уровне управления подчеркивает их универсальность и способность адаптироваться к различным потребностям проекта.
Применение контрольных точек: Проект vs Программа проектов vs Портфель проектов
В проектной деятельности различают проекты, программы проектов и портфели проектов. Каждый из этих понятий имеет свои цели, структуры и, что наиболее важно для нашей темы, свои особенности в применении контрольных точек. Разберемся в деталях.
Проект – это уникальное предприятие с определенными целями, ограниченным сроком выполнения и конкретными ресурсами. В контексте проекта контрольные точки часто связаны с достижением конкретных этапов или вех. Примером может служить разработка новой автоматизированной системы для предприятия, где контрольные точки связаны с завершением анализа требований, дизайна, программирования и тестирования.
Программа проектов – это группа связанных проектов, объединенных общей стратегической целью. На уровне программы контрольные точки помогают координировать множество проектов, следить за их взаимосвязью и обеспечивать согласованность в достижении общих целей. Контрольные точки в программе обычно охватывают более крупные этапы, связанные с выполнением нескольких проектов. Например, при создании нескольких, но связанных между собой автоматизированных систем для различных подразделений компании контрольные точки могут отражать завершение основных этапов внедрения каждой системы.
Портфель проектов – это набор проектов и программ, выбранных для достижения стратегических целей организации. Портфель может включать проекты и программы, не связанные между собой. В контексте портфеля контрольные точки ориентированы на общую стратегическую цель, такие как эффективное распределение ресурсов, финансовые результаты управления портфелем, общие риски или качество проектных работ. Например, контрольная точка может отражать достижение определенного уровня дохода и показателей рентабельности от управления портфелем проектов за отчетный период.
Основное различие в применении контрольных точек в этих трех контекстах заключается в масштабе и уровне детализации. В проекте контрольные точки будут более детализированными и конкретными, в программе и портфеле — шире и охватывающими несколько проектов.
Рекомендации по применению
В управлении проектами, где множество задач взаимосвязаны и действуют в условиях ограниченных ресурсов, контрольные точки становятся неотъемлемым элементом успешного выполнения задач. Эффективное применение контрольных точек требует глубокого понимания их природы и целей. Рассмотрим рекомендации по их применению:
- Как планировать? Например, начните с определения ключевых этапов или вех вашего проекта. Каждый этап должен иметь четко определенные критерии завершения, которые будут соответствовать контрольным точкам.
- Как называть? Название контрольной точки должно быть конкретным и однозначным. Например, вместо "Завершение разработки" лучше использовать "Завершение разработки подсистемы "...".
- Какие важные параметры указывать? Для каждой контрольной точки рекомендуется указывать срок выполнения, ответственного, ожидаемый результат и, при необходимости, ресурсы.
- Как и кого назначать ответственного и проверяющего? Ответственное лицо за контрольную точку должно иметь необходимые полномочия и компетенции для ее реализации. Проверяющий — это лицо, которое контролирует достижение результата. Это может быть руководитель подразделения, проекта, заказчик или эксперт.
- Как приоритезировать? Приоритет контрольной точки зависит от ее влияния на общий результат проекта и рисков, связанных с ее не выполнением. Точки, влияющие на критический путь проекта, имеют высший приоритет.
- Как контролировать и актуализировать? Регулярно проводите анализ достижения контрольных точек. Если обнаружены отклонения, корректируйте план и действия команды.
- Как удалять не актуальные? С течением времени некоторые контрольные точки могут стать неактуальными из-за изменений в проекте. Такие точки следует удалять, чтобы не перегружать систему контроля и не тратить ресурсы впустую.
Контрольные точки — это инструмент, который, при правильном применении, позволяет усилить управление проектом и обеспечивает прозрачность и контролируемость для всех участников. Надеюсь, эти рекомендации помогут вам эффективно использовать контрольные точки в своей практике управления проектами.
Контрольные точки, в "1С:Документооборот"
На рынке существуют множество программ, которые помогают работать с контрольными точками. В качестве примера автоматизации работы с этим инструментом, можно привести такой известный программный продукт, как "1С:Документооборот". Среди множества его возможностей, в контексте этой статьи, можно выделить его следующие возможности:
- Учет задач и контроль их выполнения: При создании задачи или поручения, можно задать контрольные точки, позволяющие отслеживать этапы выполнения и сроки.
- Уведомления: Система автоматически информирует ответственных о приближении контрольной точки или о просрочке задачи.
- Отчетность: Возможность быстро сформировать отчеты по выполненным задачам, учету контрольных точек, степени выполнения поручений и т.д.
- Интеграция с календарем: Контрольные точки могут быть интегрированы с календарем, что позволяет визуально оценивать загрузку, планировать работу и контролировать сроки.
- Делегирование и переназначение: В случае необходимости, контрольные точки и ответственность за их выполнение могут быть делегированы или переназначены другому сотруднику.
- Комментирование и обсуждение: В рамках каждой контрольной точки можно вести дискуссию, задавать вопросы, предоставлять уточнения, что способствует лучшему пониманию и контролю выполнения задач.
- Мобильная версия: С помощью мобильных приложений "1С" ответственные сотрудники могут отслеживать контрольные точки в реальном времени, находясь вне офиса.
"1С:Документооборот" предоставляет мощный инструментарий для учета, контроля и анализа контрольных точек в рамках проектов или оперативных задач. Однако стоит учитывать, что конкретный функционал может зависеть от версии системы и настроек, реализованных на конкретном предприятии.
Короткое заключение
В этой статье мы убедились, что контрольные точки - как яркие маяки в мире управления, они помогают нам не сбиться с пути, обеспечивая навигацию в бурном море проектных задач. Они — наши верные друзья на пути к успеху, своего рода "секретное оружие" каждого профессионала.
Они помогут вам погрузится в мир стратегий, тактик и операций, рассмотреть разные уровни управления и обнаружить, как важно правильно "настроить" и "нацелить" наши контрольные точки.
Так что в следующий раз, когда вы столкнетесь с головоломкой управления проектом, вспомните о контрольных точках. Они не только помогут вам сохранить ясность ума и направление движения, но и приведут ваш проект к заветной финишной ленте!
Помните: великие проекты строятся на деталях. И контрольные точки — это те самые детали, которые делают разницу!
Подпишитесь на этот канал и не забудьте поставить лайк, если эта сатья "зашла"!
Да, у нас еще есть телеграмм канал на эту же тему!
