Номенклатура дел – это систематизированный список документов, который используется для классификации, упорядочивания и хранения различных типов документов, что позволяет эффективно организовать и структурировать документооборот в организации. 1С:Документооборот также поддерживает ведение номенклатуры дел для увеличения эффективности работы с документами, улучшения контроля над документооборотом и повышения безопасность хранения информации. О том, как настроить и начать ведение номенклатуры дел в 1С:Документообороте, далее в статье.
Ведение электронной номенклатуры дел и поддержание бумажной
1С:Документооборот предоставляет возможность вести электронную номенклатуру дел, а также поддерживать бумажную форму деловых документов. Это дает организации гибкость и возможность выбора наиболее подходящего способа работы с документами.
Списание документа в номенклатуру дел производится путем заполнения реквизитов Состав, Форма документа, В дело. При списании в дело система предлагает подходящие по периоду, организации и подразделению дела. Если посредством системы обеспечивается ведение бумажной номенклатуры дел, то также нужно заполнить реквизиты Место хранения и Ответственный за хранение, чтобы облегчить поиск физического документа.
Использование номенклатуры дел, раздельного учета бумажных и электронных документов, мест хранения бумажных документов сначала настраивается в разделе Настройка и администрирование – Настройка программы – Делопроизводство, а затем включается в ходе настройки каждого отдельного вида документа.
Заполнение номенклатуры дел
Справочник с номенклатурой дел располагается в разделе Нормативно-справочная информация и доступен для редактирования пользователю с полномочием Делопроизводители.
Строение разделов номенклатуры дел может быть выполнено по структурному, производственно-отраслевому, функциональному или другому регламентированному типу. В 1С:Документообороте предоставляется возможность в первый раз автоматически заполнить справочник по структурному типу в соответствии с организационной структурой предприятия, а впоследствии копировать её из года в год с помощью обработок Заполнить разделы по структуре предприятия и Скопировать номенклатуру дел в меню Ещё.
Далее пользователем самостоятельно заводятся заголовки дел. Помимо основных сведений для каждого заголовка дел можно настроить отборы по виду документа, контрагенту и вопросу деятельности для списания только подходящих документов.
......