Журнал «Методы менеджмента качества», август 2023
Рубрика: Аудит СМК: практическое руководство
Настоящий документ содержит информацию о предназначении контрольного перечня вопросов по аудиту (чек-листа) и его использовании в целях активной поддержки процесса аудита. Несмотря на то что документ адресован в первую очередь внешним аудитирующим организациям (включая органы по регистрации и органы по сертификации), содержащаяся в нем информация может в равной степени использоваться любой организацией, проводящей внутренние аудиты
Введение
Настоящий документ содержит информацию о предназначении контрольного перечня вопросов по аудиту (чек-листа) и его использовании в целях активной поддержки процесса аудита.
Несмотря на то что документ адресован в первую очередь внешним аудитирующим организациям (включая органы по регистрации и органы по сертификации), содержащаяся в нем информация может в равной степени использоваться любой организацией, проводящей внутренние аудиты.
Необходимость в чек-листах
С точки зрения действующих стандартов на проведение аудитов ISO 19011 делает ссылки на чек-листы в разделе 6.4.3 «Подготовка рабочих документов». Нижеследующий текст является выдержкой из этого раздела.
Членам команды аудита следует собрать и анализировать информацию, относящуюся к установленным им заданиям на аудит, и если это необходимо, подготовить рабочие документы для использования в качестве справочных документов и для фиксации свидетельств аудита. Такие документы могут включать:
• контрольные перечни вопросов (чек-листы);
• планы выборочного контроля;
• формы для записи информации, такой, как поддерживающие свидетельства, результаты аудита и записи для обсуждения.
Использование чек-листов и форм не должно ограничивать объем деятельности по аудиту, который может меняться в результате собранной в ходе аудита информации.
ПРИМЕЧАНИЕ. Руководство по подготовке рабочих документов представлено в разделе В.4 ISO 19011.
Использование чек-листов
Хотя это не всегда требуется в стандартах на системы менеджмента, чек-листы являются одним из инструментов, имеющихся в «инструментальном ящике аудитора». Многие организации будут использовать их для обеспечения того, чтобы аудит, как минимум, охватывал требования, определенные областью проведения аудита.
Ниже показан пример подхода к аудитированию (рис. 1).
Полезно аудитировать от системы менеджмента качества организации к требованиям. Чек-лист можно использовать для обеспечения того, чтобы были проанализированы все требования ISO 9001.
Преимущества чек-листов
Имеющаяся на рынке литература в отношении использования контрольных перечней вопросов (чек-листов) отмечает следующее:
1. Разработанные для конкретного аудита и правильно используемые чек-листы:
а) способствуют правильному планированию аудита;
b) обеспечивают последовательный подход к аудиту;
c) действуют как план выборочного контроля и менеджер времени;
d) служат инструментом памяти;
e) предоставляют хранилище для заметок, собранных во время процесса аудита (заметки на полях аудита).
2. Чек-листы по аудиту необходимо разрабатывать для поддержки процесса аудита.
3. Необходимо обучать аудиторов использованию конкретного чек-листа и показывать, как его использовать, чтобы, применяя хорошие методики опроса, получать максимум информации.
4. Чек-листам следует помогать аудитору для лучшего осуществления его деятельности в процессе аудита.
5. Чек-листы помогают обеспечить систематическое и всестороннее проведение аудита и получение адекватных свидетельств.
6. Чек-листы могут обеспечить структурированность и целостность аудита, а также уверенность в том, что аудитом будет охвачена вся область проведения аудита.
7. Чек-листы могут стать средством коммуникации и местом записей данных для использования их в качестве будущих ссылок.
8. Заполненный чек-лист является объективным свидетельством того, что аудит был осуществлен.
9. Чек-лист может служить записью о том, что СМК была проверена.
10. Чек-листы могут использоваться как информационная база для планирования будущих аудитов.
11. Чек-листы могут быть предоставлены аудитируемой организации перед аудитом на месте.
Недостатки чек-листов
В противоположность этому, если контрольные перечни вопросов по аудиту (чек-листы) отсутствуют или они плохо подготовлены, отмечаются следующие проблемы:
1. На чек-лист могут смотреть как на нечто, пугающее аудитируемых.
2. Нацеленность чек-листа может быть слишком узкой для того, чтобы идентифицировать некоторые специфические проблемные области.
3. Чек-листы являются инструментом для оказания помощи аудитору, но будут сдерживающим фактором, если их использовать в качестве механизма только поддержки аудитора.
4. Чек-листам не следует быть заменой планирования аудита.
5. Неопытный аудитор может быть не в состоянии четко сообщать, что ищет, если при формулировке своих вопросов он/она слишком сильно зависит от чек-листа.
6. Плохо подготовленные чек-листы могут замедлить аудит из-за дублирования и повторов.
7. Чек-листы общего вида, не отражающие конкретную систему менеджмента организации, могут не добавить никакой ценности и мешать аудиту.
8. Узконаправленные чек-листы сужают возможность для применения специфических (уникальных) вопросов/подходов к оценке.
Заключение
В использовании контрольных перечней вопросов по аудиту (чек-листов) есть свои преимущества и свои недостатки. Все зависит от многих факторов, включая потребности потребителя, ограничения по времени и затратам, опыт аудитора и отраслевые особенности. Аудиторам следует видеть ценность чек-листов в помощи, которую они оказывают в процессе аудита, и рассматривать их использование в качестве функционального инструмента.
Перевод РИА «Стандарты и качество»
СТАТУС И РАЗРЕШЕНИЕ
Данный перевод не является официальным. Публикуется с разрешения Международной организации по стандартизации (ISO) и Международного аккредитационного форума (IAF).
ОПУБЛИКОВАНО
ISO 9001 Auditing Practices Group. Guidance on: Nonconformity — Documenting. Date: 13 January 2016. URL: https://committee.iso.org
***
РИА «Стандарты и качество»
Тел. +7 (495) 771-66-52, пишите на e-mail: podpiska@mirQ.ru
или оставляйте заявку на нашем сайте https://ria-stk.ru
Присоединяйтесь к сообществам издательства «Стандарты и качество»:
VK: https://vk.com/ria_stk
YouTube: https://www.youtube.com/channel/UCvW86WE6yIaFNZqK5swi70A
#СТандартыиКачество #МетодыМенеджментаКачества #ММК
