Вся эта детализация и формы, которые размножаются как кролики могут свести с ума. Когда возникает желание увеличивать и увеличивать детализацию – задайте вопрос зачем? Какая цель? Что мы хотим контролировать, устанавливая лимиты вертикально и горизонтально?
Напомним, что мы имеем ввиду. Это вертикальное планирование.
А это горизонтальное.
Планирование горизонтально в такой подробной детализации будет являться реальным инструментом контроля только в том случае, если за ним будет стоять что-то большее чем просто опыт.
Следует отметить, что когда команда проекта приступает к какому-то объему работ, то уже должны быть сделаны необходимые расчеты. И если на этапе формирования базового бюджета, экспертные оценки – чаще всего единственное, чем можно руководствоваться, то на этапе реализации – все-таки должны быть сформированы план потребности в персонале, спецтехнике и т.д. Эти планы будут актуализироваться и меняться, но по крайней-мере задаются определенные лимиты на каждую.
Что нужно, чтобы подробная детализация была основой для планирования и принятия управленческих решений?
Итак, чтобы такое подробное планирование было рабочим инструментом, а не планирование ради планирования, необходимо:
1. Обеспечить проект необходимым количеством специалистов, которые будут отвечать за:
· предоставление данных для включения в бюджет,
· качество предоставляемой информации,
а также организовать их, чтобы все бежали в нужном направлении.
2. Определить в каких программах будете вести проект, как в части графиков, так и финансов. Это напрямую влияет на то, как вы сможете собирать факт и актуализировать план, чтобы этот процесс не превращался в процессище.
Поэтому если проект существует в системе ограниченных ресурсов, то ищем баланс, иначе это планирование будет процессом ради процесса и никакой ценности не будет нести.
Плюсы и минусы такого подробного планирования
Введение такой подробной детализации для горизонтального планирования освоения и оплат имеет как плюсы, так и минусы.
Плюсы:
1. Есть обязательные платежи, например, ФОТ. И чтобы не происходило, если есть сотрудники, которые выполняют работы по данной статье, то мы обязаны их труд оплачивать, если конечно чтим трудовой кодекс. А кроме того, можем более точно планировать потребность финансирования, что особенно актуально при дефиците денежных средств.
2. Позволяет контролировать деятельность подразделений. Когда есть целевое значение по статье, и нет контроля за объемом контрактации и ее качеством, то в перспективе можно получить превышение. А так у каждого свои лимиты.
Минусы:
1. Трудоемкость. Если делать как правильно, то в нашем примере под каждый том рабочей документации нужно подготовить детализацию. Под каждую статью затрат, расчет-обоснование. Почему мы считаем, что будем оплачивать и осваивать именно так, как планируем. Чтобы сформировать такой план даже по 5-6 статьям, нужно привлечь сотрудников отдела персонала, специалиста МТО, специалиста ПТО, тендерно-договорного отдела, специалиста транспортного отдела и т.д.
А после формирования базового плана. Такая актуализация должна быть регулярной. Готовы?
Как вы понимаете, такое могут позволить себе не все даже крупные компании.
2. И тут мы приходим к следующему минусу, который мы уже описывали выше. Если нет ресурсов, то и использовать эти данные в качестве ориентира для каждого отчетного периода можно, но смысла в этом нет. Помните должны быть те, кто головой отвечают за предоставляемые данные и своевременную актуализацию.
Вывод
1. Детализация для установки лимитов в целом по проекту может быть любой. Она легко реализуема как в табличном редакторе, так на базе программного обеспечения.
Это наш выбор для проектов любого масштаба и сложности. Пусть даже и экспертно определяются лимиты по статьям.
2. Если в компании нет процессов и ресурсов, которые позволяют вести учет максимально подробно под разным углом: хочешь вертикально – хочешь горизонтально, самое разумное создавать масштабируемую модель планирования, где можно разворачивать детализацию по мере созревания потребности в аналитике и достижения зрелости процессов.
Автор: Вера Питинова
