Производственный анализ (ПА) является фундаментом по фиксации эффективности труда на рабочем месте (производство или офис). Научившись считать время такта, вам непременно «эксперты» дадут бланк (иногда, заставят сделать целый стенд) производственного анализа и сообщат заполнять его каждый час на каком-нибудь рабочем месте с целью применения теории на практике. Вы это сделать сможете, но запутаетесь в методике расчёта «план / факт» и не будите знать куда потом этот бланк девать. Производственный анализ позволяет фиксировать отклонения, которые бригадир или мастер должен оперативно решить для выравнивания процесса – это я знаю, но не будем забегать вперёд.
Классические бланки / доски ПА выглядят следующим образом
Кстати, в классических книгах про «инструменты бережливого производства» нет информации о производственном анализ (в Интернете по запросу информации практически тоже нет). Странно, не правда ли!? Получается, заслуженные эксперты в этой сфере начали описывать методы и инструменты, но не увидели причину их применения.
Немного вводной теории
Производственный анализ – метод учёта отклонений выпуска продуктов или услуг от целевых показателей, проводимый на ключевых этапах процесса с целью выявления коренных причин отклонений и их устранения.
Производственный анализ с помощью бланка или стенд ведётся не на всех рабочих местах, а только там, где есть больше всего отклонений (выработка, качество …) от нормы. Так же рекомендуется ПА размещать на рабочем месте в начале или в конце линии.
ПА выдаётся руководителем бригадиру или сотруднику рабочей специальности в начале трудовой смены. В течение смены сотрудник фиксирует выполнение плана работ в установленный период времени, фиксирует отклонения. Руководитель проводить периодический контроль выполнения сменного задания у сотрудника, оперативно решая выявленные проблемы. В конце смены, бланк отдаётся руководителю на архивацию.
Практика
I. Вам необходимо разработать шаблон бланка ПА так как классические варианты вам точно не подойдут. Сделайте его функциональным для своего типа производства / услуги.
II. Разработайте реестр отклонений с дашбордом по анализу и классификатором. Не нужно мучаться и описывать все возможные проблемы сразу или искать идеальный вариант анализа данных.
Про такую систему вам точно никто не говорил так как «эксперты» знают только как вести ПА, а как выстроить систему – не знают и не видели подобного.
III. Подготовьте «мотивирующую речь» для сотрудников что б объяснить им суть ведения ПА. Подготовьте обучающий материал на 10 мин., если вы руководитель высшего звена. Найдите справочник норм на операции.
IV. Определите 2-3 рабочих места для старта ведения ПА. Выдайте бланки и объясните сотрудникам суть ведения данного документа. Сначала выберите интервал фиксации до регламентированных перерывов. После перерывов (в конце смены – после окончания уборки) подходите к сотрудникам и контролируйте ведения ПА.
V. В конце смены соберите бланки и в ближайшее время занесите информацию с бланков в реестр. В реестр необходимо вносить информацию, которая имеет отклонения в процессах. Прочитав комментарий в отклонении, определите группу перчин (оборудование, персонал …). По «группе причин» определите «причину» отклонения. Возможно, «причина» станет «первопричиной» отклонения. Бланки ПА необходимо отсканировать для архивации чтобы при возникновения вопрос по отклонению в определённый трудовой день можно было бы легко найти комментарии по отклонению.
VI. За первую трудовую неделю у вас соберется достаточно статистической информации и опыта в выявлении отклонений. Какие-то проблемы вы сможете решить оперативно, а какие-то проблемы необходимо направить в вспомогательные службы.
VII. На второй неделе организуйте встречу с руководителями подразделений и покажите на фактах что мешает эффективно трудиться. По приоритетным проблемам необходимо назначить ответственных за устранение отклонений. Не питайте себя надеждами, что все проблемы решаться моментально. Многие руководители подразделений будут лениться решать проблемы, когда это не ваши «хотелки», а бизнес задачи.
VIII. Соберите коллектив и покажите факты решенных проблем в процессе ведения ПА и сообщите обратную связь по заявкам на устранения приоритетных проблем.
IX. Постепенно уменьшайте интервал времени по фиксации «план/факт». Высокий уровень считается – почасовой интервал. Реестр проблем дополняйте видами отклонений для поиска более точных первопричин.
X. К тому моменту, когда фиксация ПА будет почасовой, у вас уже будет целая система фиксации отклонений, встреч с назначенными ответственными по устранению проблем, факты десятка решённых проблем, которые больше не появляются в процессах. И не забудьте, мотивировать сотрудников на подачу предложений по улучшению так как рядовые сотрудники больше вас знают о проблемах и как их устранить.
Как видите, ничего сложно нет. Производственный анализ это фундамент по повышению производительности труда, вовлечению сотрудников в культуру непрерывных улучшений, улучшения системы решения проблем и стандартизации. Главное знать, как системно подойти к лучшей практике, а не бездумно копировать методику. Как сказал один топ-менеджер: «отклонение – улучшение – стандарт».
Следующий уровень реализации системного подхода на основании фиксации отклонении будет – синхронизированное производство. Но об этом в другой части.
Продолжение выстраивание применении лучших практик:
