В период царствования Александра I увеличивается число управленческих документов, что связано с административными реформами монарха, осуществление которых усиливало внимание верховной власти к разным аспектах управленческой деятельности, в том числе и к количественному росту деловых бумаг.
Созданные в начале XIX века министерства, регулярно вели подсчет документооборота. Особое положение имели документы, поступающие из министерств в комитете министерств, которые подчитывались наиболее регулярно. В России до 1826 г. существовала ежегодная программа обследования документооборота, затем она заменилась изучением документационного оборота раз пять лет.
-Причины увлечения числа документооборота (по Сперанскому):
1) Рост хозяйственных связей
2) Отсутствие полномочий у чиновников разного уровня принимать самостоятельные решения
3) Неупорядоченные документопотоки
В 1823 г. был уточнен перечень дел, которые министры решали самостоятельно не обращаясь в комитент министров, что привело к сокращению документооборота.
В период царствования Николая I отмечается очередное увеличение управленческих документов. Причинно создание инспекторского департамента. Для борьбы с данной проблемой были созданы специальные комитеты и комиссии. Итоги - законодательные акты " о сокращении переписки" и " о сокращении делопроизводства". Три закона: 1831 г., 1852 г., 1860 г.
"О общих мерах к сокращению делопроизводства по всем управлениям и частных по министерствам: иностранных дел, морским делам и государственному контролю". Издание данного закона было попыткой освобождения времени для министерств путем расширения прав нижестоящих лиц.
"О сокращении делопроизводства и переписки по гражданскому управлению". Значительная часть закона посвящена упорядочению делопроизводства и сокращению переписки, возникающей в деятельности местных учреждений. Меры - сокращение переписки. Предприятие попытки упростить документирование взаимоотношений между министерствами и комиссией прошений, третьим отделением его величества канцелярии и Сенатом. Уточнение перечня документов, по которым посылались копии генерал-губернатором с отношений министров к гражданским губернаторам. Некоторые моменты порядка производства дел были также уточнены.
"О сокращении переписки" (был издан в период правления Александра II) Министром было получено внести обоснованные предложения для достижения поставленной цели. Результатом этой деятельности являлось издание в августе 1860 г. закона о мерах по сокращению переписки", упорядочившего правила составления документов, направляемых из министерств в собственную его величества канцелярию, упрощавшего процессом подготовки и обработки документов в министерствах.
Закон "о сокращении переписки" 1831, 1852, 1860 гг. носят общегосударственный характер и затрагивает проблемы документооборота во всех государственных учреждениях Российской империи.
Руководство министерства Внутренних дел пытался уменьшить поток документов от подведомственных учреждений. Указ " О воспрещении Полицейским, Городничим и Земским исправником чинить донесения о происшествиях прямо Министру внутренних дел без посредства местного начальства".
Указ "О порядке производства дел по министерству" где происходило деление дел в зависимости от введения дела: министерские дела и департаментские дела. Что объясняет устройство распределения дел в Министерстве внутренних дел.
"О применении к потовому управлению некоторых статей Высочайше утвержденных правил о сокращении делопроизводства" согласно которому сокращались инстанции оформления "кадровых" документов, ему представлялось решать часть этих вопросов самому.
Особый рост документов отмечался в начале 50-х годов в министерстве государственных имуществ. Современники объясняли этот рост увеличением числа административных лиц и наличием нескольких инстанций для решения однотипных вопросов управления, а так же для контроля " за низшими исполнительными органами власти". В конце 50-х годов в этом министерстве был образован комитет, подготовивший реформу, которая решила две задачи: "1) уменьшение и упрощение состава всего управления; 2) сокращения порядка делопроизводства и отчетности.
"Меры в видах сокращения переписки, ускорения хода дел и возвышения местных начальств" в министерстве просвещения. Смысл заключается в том, что расширялся круг вопросов, решаемых на местах в лице своих начальников.
Таким образом, рассмотренные материалы свидетельствуют, что во второй половине XIX века была предпринята попытка решить проблему перенасыщения и перегрузки делопроизводства. В результате этого сотрудники министерств низших и высших чинов получили большую самостоятельность, что привело к разгрузке гос. системы управления но не искоренило ее полностью.