«Мне ни на что не хватает времени», «отчёты забирают весь рабочий день», «долго сижу за рутиной» — то, с чем чаще всего приходят за помощью финансовые директора в компанию «Финансист». По статистике, каждое третье обращение сопровождается этими словами. Мы собрали в статью методы и лайфхаки, которые помогают оптимизировать время.
Материал написан для блога «Помощник финансиста».
«Финансист, который большую часть времени собирает отчёты, — неэффективный сотрудник»
Екатерина Гавриленкова, финансовый директор в компании «Пролетарий-Север», эксперт по бухгалтерскому и налоговому учёту системы «Главбух»:
Помогают экономить время чёткое планирование, делегирование и автоматизация процесса. Как бы просто и банально это ни звучало, всё равно возникают проблемы с нехваткой времени.
Самая важная мысль в последние несколько лет — сейчас не время собирать отчёты! Финансист, который большую часть времени собирает отчёты, — неэффективный сотрудник. Отчёты не самоцель, а инструмент, чтобы принимать решения. А анализировать, планировать, просчитывать гипотезы — то, чем может помогать финансист в бизнесе.
Вот мои инсайты и лайфхаки из практики:
1. Понять и осознать, что создание отчётов — только часть процессов, и график строить исходя из этого. В приоритет ставить те задачи, которые дают эффект бизнесу и помогают решать вопросы. Тут как инструмент пригодится матрица Эйзенхауэра.
2. Применять «метод помидора», планируя день. 25 минут — работа, 5 минут — отдых.
3. Обучать сотрудников. Это приносит плоды, так как в дальнейшем часть работы они берут на себя.
4. Уметь отдыхать. Выделять в течение дня время на отдых с семьёй и друзьями. Я считаю, что эффективный труд возможен тогда, когда человек — активный, отдохнувший и счастливый. То, что сотрудник перерабатывает, — зачастую это неграмотно спланированная деятельность, которая приводит к усталости и выгоранию.
5. Автоматизировать всю рутинную работу. Когда мы находим такие блоки, которые повторяются из раза в раз, то сразу составляем ТЗ программистам на автоматизацию.
«Нет ручного сбора — меньше ошибок»
Юлия Шашкова, финансовый директор, руководитель проектов по управленческому учёту в АГ «Капитал»:
Ключевое — это планировать рабочее время и приоритизировать задачи. На смену ежедневникам на столе пришли электронные сервисы-помощники. Для планирования встреч, постановки задач можно использовать различные сервисы: Google-календарь, Bitrix 24. Чтобы оптимизировать документооборот внутри компании и упростить согласование документов, используют СЭД (система электронного документооборота).
Рутинные процессы занимают много времени. Я действую по плану:
- Расставляю приоритеты и сроки по задачам.
- Провожу координацию с командой по задачам.
- Использую программные решения.
Мы оптимизировали многие процессы по сбору управленческой отчётности в сервисе «Финансист»: создали правила распределения затрат и отнесли их на конкретный проект на основании данных из 1C. Это значительно сократило время по сбору управленческих отчётов. Нет ручного сбора — меньше ошибок. Больше времени появляется на финансовый анализ, разработку стратегии дальнейших действий и принятия решений.
Также хорошее решение, чтобы оптимизировать сбор управленческих отчётов, — Power BI. На основании данных из разных источников можно получить интерактивные готовые отчёты.
«Если финансист не видит проблемы с таймингом, то и оптимизировать нечего»
Кирилл Казакевич, эксперт по управленческому учёту:
Самый верный способ управления временем — то, что называют скучным словом «планирование», но сейчас есть множество инструментов, которые превращают планирование в игру. Мои личные лайфхаки — это три инструмента: метод «Фотография рабочего дня», матрица Эйзенхауэра и SMART.
Метод № 1. «Фотография рабочего дня»
Принцип такой: записывать все дела, которые планируешь выполнить. Выполнив, проставляешь время начала и конца. По итогу периода можно проанализировать ценность задач. Цель метода — найти потери и резервы времени, оценить эффективность задач и что-то изменить.
Инструмент, чтобы расставить приоритеты. Помогает определить, что важно, а что срочно, или что не срочно, но важно. Матрица снижает волнение из-за мыслей «а правильный ли у меня порядок дел» и избежать «аналитического паралича».
№ 3. Метод SMART
Помогает сформулировать реалистичную и измеримую цель, определить сроки и ресурсы. То, что даёт мне возможность выполнять задачи, разбитые в матрице Эйзенхауэра в конкретный срок с заданным результатом.
Самое важное в вопросе управления временем — подняться над ситуацией. Если финансист не видит проблемы с таймингом, то и оптимизировать нечего.
«Придерживаюсь старого доброго ежедневника»
Андрей Букин, Финансовый специалист на фрилансе:
Существуют универсальные общеизвестные рецепты:
- «разбивать» большие задачи на маленькие,
- делить задачи на срочные/несрочные, важные/неважные, лёгкие/сложные,
- правильно организовывать рабочее место,
- выделять время на отдых,
- чередовать монотонную работу и творческую.
И так далее. На практике придерживаюсь старого доброго ежедневника с перфорированными уголками. В течение недели записываю планы с нумерацией в левом столбце. Если задача решена, зачеркиваю цифру — не люблю много зачёркнутого текста. Если задача в процессе — обвожу цифру в кружочек. Каждое утро перечитываю список и составляю план на день. В пятницу после обеда переписываю невыполненные дела на понедельник.
Если на странице уже нет нужных записей, отрываю её уголок — знак, что к этим листам можно не возвращаться. Таким образом список важных дел постоянно обновляется, всегда перед глазами, и ничего не забывается.
«Чем меньше финансист работает, тем больше пользы для компании»
Матвей Лассаль, Основатель компании по внедрению управленческого учёта Kimi.ru:
Когда я только начал работать финансовым директором, понял, что основную часть работы я собираю и обрабатываю данные. Поэтому я начал оптимизировать свою работу. Вот 5 шагов к этому:
- Подготовить техническую базу для сбора данных. Начал подключать в компании различные сервисы учёта, такие как Adesk, «Финолог», «Финансист» и прочие.
- Автоматизировать отчётность. Как минимум отчёт о движении денежных средств должен собираться автоматически с помощью интеграций с банками, быстрого ввода налички через чат-бот и автозаполнения по ключевым словам. Например, если в назначении стоит аренда, то статья «аренда» должна подставляться автоматически.
- Регламентировать встречи с собственником бизнеса. Полностью заменил любые брифы на интервью. В итоге не нужно ждать неделю, пока подготовят цифры — за 30 минут разговора выясняется 80% информации. Все рабочие встречи чётко проходят в конкретные дни и часы. Собственник бизнеса не должен постоянно дёргать. Но он и не будет это делать, если все цифры собраны и есть регулярность в отчётах.
- Если всё-таки приходится работать с Google-таблицами, нужно вручную выгружать данные из учётных систем, и это тоже время. Мы заказали у разработчиков интеграции нескольких учётных систем с Google-таблицами по API. Теперь все данные в таблицах появляются по нажатию одной кнопки либо по расписанию.
- Исправить ошибки. Сколько времени уходит на поиск неправильно введённых операций! Помогает интеграция сервиса учёта с банками либо регулярность внесения выписок из банка. По наличке мы ввели простое правило — кто совершает платёж, тот и вносит его сразу же. Для этого мы используем чат-бот, который разработали.
Чем меньше финансист работает, тем больше пользы для компании. Потому что когда сбор и анализ данных автоматизированы, можно заниматься самым важным и интересным — поиском способов увеличения прибыли и улучшением бизнес-модели. Успехов в вашей работе!
Есть мысли и дополнения по поводу темы? Делитесь в комментариях.
Подписывайтесь на Telegram-каналы «Финансиста», чтобы узнать больше о финансовом менеджменте и автоматизации.
