Приветствуем вас, читатели! А у нас очередной кейс про отчеты и дашборды эксель: сегодня мы подробно расскажем, как настраивали клиенту кастомизированный отчет по эффективности сотрудников в Битрикс24 и строили по нему дашборд. Читайте далее.
1. Ситуация - боль - решение
К нам пришел клиент, который работает в Битрикс24, и он хочет получить отчет по сотрудникам следующего вида:
О чем дает понимание такой отчет:
1.1. Сколько всего незавершенных задач у сотрудника и сколько из них просрочено.
1.2. Сколько задач делегировал сотрудник и сколько из них просрочено.
1.3. В скольких задачах сотрудник является соисполнителем и сколько из них просрочено.
1.4. В скольких задачах сотрудник является наблюдателем и сколько из них просрочено.
1.5. Эффективность.
Считать эффективность по сотрудникам мы решили по аналогии с Битрикс24. На эффективность влияют задачи, где сотрудник является ответственным или соисполнителем.
Показатель можно рассчитать по формуле:
Эффективность = 100 – (Количество просроченных задач / Всего задач в работе) * 100
По умолчанию эффективность равна 100%.
Рассмотрим на примере:
Менеджер за месяц закрыл 10 задач, но в 2-х был нарушен крайний срок. Подставим данные в формулу и определим его эффективность:
Эффективность = 100 – (2/10) * 100 = 80
Эффективность сотрудника составляет 80%.
Чтобы ее повысить, сотруднику необходимо делать задачи вовремя.
1.6. Итоговая сумма по столбцам.
В чем боль?
Дело в том, что такие отчеты делаются штатным функционалом Битрикс24, но доступ к ним имеют только руководители, а требуется, чтобы по аналогии с отчетом "Руковожу" любой сотрудник мог увидеть статистику по задачам.
Поэтому необходимо данные по задачам выгрузить в эксельку и далее построить дашборд по нужным критериям для визуального отображения картины.
Что мы предложили в качестве решения?
Пинкит выгружает все необходимые данные из Битрикс24 в эксельку, а далее с помощью специализированного ПО мы настраиваем дашборд с нужными показателями.
Как это происходит, расскажем далее.
2. Выгрузка Пинкит для отчетов эксель и дашбордов
2.1. Для начала нам нужно настроить интеграцию Пинкит, которая дергает данные из Битрикс24, обрабатывает их и отправляет в эксельку на нужный лист, с которого мы будем только брать информацию, но никак ее не изменять:
2.2. Данные из выгрузки копируем на второй лист, там их можно фильтровать и сортировать.
2.3. Все строки должны быть уникальными, иначе сводная статистика будет некорректной.
2.4. Далее мы идем в программу для дашбордов, настраиваем связку с экселькой и начинаем строить дашборды по необходимым столбцам.
Вот что получилось:
Какая бизнес-польза от такого дашборда?
Вы сможете отслеживать эффективность своих сотрудников в конкретном числовом показателе. Можно привязать к этой эффективности систему KPI, плюс делать ротацию отделов.
На дашборде видно, в каком отделе или по сотруднику идет просадка по эффективности - то есть, где сотрудник не успевает выполнять задачи в срок. Исходя из этого необходимо перераспределять нагрузку, чтобы задачи не простаивали долгое время.
Итог
Если вам нужен отчет и дашборд по показателям эффективности, с помощью low-code платформы Пинкит (или Zapier) можно решить эту задачу. Мы аккумулируем любые данные, которые отдает API Битрикс24, обрабатываем их и передаем в табличку эксель плюс дашборд с необходимой фильтрацией и итоговой статистикой. Такой дашборд легко использовать для аналитики, на совещаниях и внутри отделов.
Даже если у вас нет отдела аналитики, вам стоит обращать внимание на ключевые показатели, в том числе, эффективность работы сотрудников. Здесь Пинкит выступает не просто как интеграционная шина, а как инструмент для помощи в расчете и построении диаграмм по сводным данным из Битрикс24. С его помощью вы увидите узкие места и сможете своевременно принять меры по оптимизации работы.
Алексей Окара, основатель Пинол и продакт-менеджер Пинкит
#пинол #пинкит #pinall #pinkit #bitrix24 #битрикс24 #amo #amocrm #амоцрм #амо_црм #crm #црм #црмсистема #црм_система #внедрениецрм #интеграция #excel #googlesheets #дашборды
