Руководители проводят разные типы совещаний. В статье коротко расскажу про один из вариантов совещания типа "разбор полётов" Что это такое, как руководителю к нему подготовится и провести так, чтобы от коммуникации была польза, а не вред.
"Разбор полётов" - это совещание, на котором рассматривается ситуация, чаще авария или нарушение, назначаются виновные и разрабатываются меры для не повторения. Разбор полётов может быть разного масштаба от опоздания до несчастного случая. Часто совещание превращается в монолог руководителя, который знает что произошло, кто виноват и что делать. Но даже в этом случае, а может быть особенно в этом случае к совещанию нужно готовится.
На производстве произошёл несчастный случай. Сотрудник уронил тяжёлый груз на ногу и придавил пальцы. Никому не сказал, доработал смену и ушёл домой. Несколько дней помучился на обезболивающих и обратился в больницу. Свидетель несчастного случая тоже никому ничего не сказал. Руководитель подразделения узнал, но и он никому ничего не рассказал. Только когда сотрудник взял больничный пришлось во всём сознаться. Директор пришёл в бешенство. Собрал совещание и на всех наорал без причин и контекста. Сказал только, что всех причастных наказали, но не объяснил кого и за что. В конце приказал соблюдать правила техники безопасности.
Всё участники совещания сидели и гадали, что нужно сделать, чтобы не оказаться на месте наказанного руководителя.
В этом примере я хочу разобрать ошибку директора. Он не подготовился к совещанию. Можно оправдать всё эмоциями, недостатком времени или навыков. Но оторвать от работы и собрать надцать человек, потратить время, нервы и получить совсем противоположный от ожидаемого результат - грубая и непростительная ошибка.
Любое выступление требует подготовки.
Как следовало поступить?
Успокоиться. Любым известным способом: чай, сигарета, прогулка, вдох-выдох.
Проанализировать ситуацию и принять решение. Собрать объяснительные, посмотреть камеры, поднять документы.
Подготовиться к выступлению. Набросать тезисы, расставить акценты, может быть даже отрепетировать.
Во время выступления управлять эмоциями. Где-то припугнуть, где-то покричать. Но не постоянно орать.
Разберём подробнее, о чём же говорить при "разборе полётов", а соответственно, какие тезисы прописать.
1. Что произошло? Большинство знает о ситуации, но по слухам. Лучше рассказать, что произошло на самом деле, чтобы все были в одном информационном поле. Сотрудник поправлял груз, уронил на ногу. Руководителю не сообщил, ушёл домой. Через два дня обратился в больницу - перелом.
2. Кто виноват и почему?
- Что сделал\не сделал нарушитель? Сотрудник не сообщил, руководитель не сообщил, свидетель не сообщил.
- Что он нарушил? Какие правила, нормы, приказы, должностные обязанности. Желательно с указанием пунктов. Нарушили пункт должностной инструкции 5.10, пункт положения о микротравмах 4.7.
- Почему это нарушение? Когда не так всё очевидно следует объяснить.
3. Какие выводы, какие решения принимаем, что делаем?
Какое наказание? Руководитель лишается квартальной премии, сотрудник месячной, свидетель месячной. И все вместе годовой.
- Почему именно такое наказание? Это прописано в положении о премировании.
- Что нужно сделать чтобы такого не повторилось? Приказ по предприятию о наказании.
- Что делать остальным? Ознакомить всех подчинённых под роспись.
- Как будет контролироваться? Специалисту по ОТ проверить листы ознакомления и доложить директору.
Я не говорю, как нужно разбирать несчастные случаи на производстве. Я объясняю, как подготовится к совещанию, чтобы люди не сидели в шоке и не переспрашивали друг друга: " А что случилось? Ты знаешь, что произошло?" Для этого необходимо всего лишь: рассказать что произошло, кто виноват и почему, что делаем в связи с этим. А чтобы это внятно и последовательно рассказать нужно подготовиться. Потому что любое выступление требует подготовки, а выступление, которое повлияет на организацию тем более.