Аналитики сервиса по автоматизации строительного бизнеса Сметтер провели исследование рынка и узнали, какие основные проблемы встречаются в работе прораба и почему он зачастую ничего не успевает.
В процессе исследования мы узнали, что многие прорабы тратят до 80% рабочего времени не на свои прямые обязанности.
Основная задача прораба – это организация работы: наставления, контроль, подсказки рабочим, поиск оптимальных решений и отчетность. Во множестве исследованных нами компаний прораб тратит на эти процессы не больше 20% своего рабочего времени. В данной статье расскажем почему так происходит, а также дадим свои рекомендации, как улучшить эффективность работы прораба.
Первая причина - закупки материала и строительные чеки
Наши респонденты сообщали, что сдают огромное количество чеков на материалы ежемесячно. У некоторых компаний количество чеков, которые сдавал прораб в месяц, достигало 150 штук – это чеки на покупку разных мелочей из строительных магазинов. Каждая такая покупка, с учетом логистики, занимает порядка 30 минут рабочего времени прораба. Получается, что половину своего рабочего времени прораб проводит не на объекте, а в строительных магазинах.
Вторая причина – звонки, проектная документация и документы
Около 30% своего рабочего времени прораб проводит в бытовке на объекте, где постоянно отвлекается на различные звонки, тратит время разбор проектно-сметной документации, заполняет процентовки или ищет актуальные версии смет (в случае если сметы составляются «по-старинке» в формате Excel и отправляются через мессенджеры или по электронной почте).
Почему так происходит?
Причина банальна: отдел закупок строительной компании неправильно планирует поставки мелочей, расходников и других подобных материалов.
Стройка часто приостанавливается, например из-за отсутствия гвоздей, бит, монтажной пены и других необходимых мелочей. Прораб пытается самостоятельно исправить ситуацию, едет на строительную базу и тратит свое рабочее время, а по факту делает только хуже и ничего не успевает.
Как сделать работу прораба более эффективной и исправить ситуацию?
В первую очередь перестаньте работать «по-старинке», хранить документы и файлы в огромном количестве папок, в разных форматах и пересылать их друг другу всеми возможными способами.
Современные it-технологии позволяют автоматизировать рутинные задачи с помощью строительных программ и онлайн-сервисов, в которых можно выполнять все необходимые задачи от формирования смет и коммерческих предложений для клиентов, до создания отчетности, ведения бухгалтерского учета, складское хранение и так далее.
На сегодняшний день, лидирующие позиции в данной области занимает строительная программа Сметтер. Программа позволяет автоматизировать процессы в строительных компаниях и в работе частных мастеров, начиная от быстрого составления и согласования смет, контроля работ и закупки материалов, формирования отчетных документов, графиков производства работ, до гибкого совместного доступа к проектам и сметам.
Покупайте расходники «пакетами». При формировании сметы составьте типовой набор крепежа и мелкого инструмента, с запасом, после чего завозите на каждый объект еще в начале строительства. Поручите отделу снабжения разработать эффективную схему поставки материалов, чтобы прораб не отвлекался на закупки.
Перестаньте выдавать прорабу подотчетные средства и запретите закупки чего-либо. Это сэкономит часы и дни его рабочего времени.
Используйте современные программы по автоматизации. Например, в программе Сметтер можно удобно планировать закупки, при этом всегда важно выдерживать дату заказа материала, аренды или доставки. Помните, что закупка почти любой позиции через отдел закупок занимает до 3-х дней, а иногда срок поставки растягивается до нескольких месяцев. Снабженец, у которого в списке заказов сотни позиций, просто не сможет эффективно это делать без системы автоматизации закупок. Для более оптимальной работы, можно один раз проставить даты поставок на графике и система автоматически подскажет, что необходимо заказать и оплатить сегодня, чтобы уже завтра материалы были на строительной площадке.
Общий итог
Если следовать нашим рекомендациям, можно укорить работу ваших прорабов в 2-3 раза, при этом качество строительства возрастет, а количество конфликтов между сотрудниками и субподрядчиками снизится.
Благодаря внедрению программы Сметтер ваш прораб перестанет проводить время в бытовке, ведь все данные по текущим и будущим работам доступны у него в смартфоне, а процентовку можно быстро составить прямо на строительном объекте. Эффективность работы сотрудника увеличится в разы, а собственнику бизнесу не потребуется нанимать новых сотрудников, чтобы успеть сдать объекты вовремя.
---
Хотите автоматизировать ваш бизнес? Попробуйте программу Сметтер. 14 дней полного доступа после регистрации.
Сметтер - это базы строительных расценок по России и СНГ, редактор смет, планирование, работа с закупками и работами, финансовая аналитика компании, строительные документы и акты документы в один клик.
