В управлении проектами контрольные точки служат важными инструментами для отслеживания и контроля прогресса проекта. Они представляют собой заранее определенные моменты в процессе выполнения проекта, когда осуществляется проверка или оценка его состояния.
Функции контрольных точек в управлении проектами
Основные аспекты контрольных точек в контексте управления проектами:
- Определение контрольных точек. На начальном этапе планирования проекта установите ключевые контрольные точки, которые помогут вам отслеживать прогресс проекта. Они могут быть связаны с завершением определенных фаз, достижением конкретных результатов или выполнением определенных задач.
- Мониторинг прогресса. Когда проект продвигается, контрольные точки служат регулярными моментами остановки для оценки того, насколько хорошо проект соответствует своему плану.
- Отчетность. Контрольные точки предоставляют возможность регулярно информировать заинтересованные стороны (например, спонсоров, руководство, клиентов) о состоянии и прогрессе проекта.
- Управление рисками. Оценка проекта на контрольных точках может выявить потенциальные риски или проблемы, которые могут возникнуть в будущем. Это дает возможность предпринять корректирующие действия заранее.
- Поддержание фокуса. Контрольные точки служат напоминаниями команде о том, что нужно сосредоточиться на приоритетах и достижении целей проекта.
- Коррекция курса. Если проект отклоняется от пути или сталкивается с непредвиденными проблемами, контрольные точки предоставляют формальные моменты для принятия решений о корректировках или изменениях плана.
В зависимости от масштаба и сложности проекта, контрольные точки могут быть установлены на ежедневной, еженедельной, ежемесячной или даже ежеквартальной основе. Главное — это обеспечить регулярное и систематическое отслеживание прогресса и возможность принимать своевременные решения на основе полученной информации.
Контрольные точки в 1С:Документооборот
1С:Документооборот — это комплексное программное решение для автоматизации работы с документами в организации. В этой системе «контрольные точки» обычно относятся к этапам процесса обработки, согласования или исполнения документа, элемента плана или риска проекта.
В рамках документооборота на 1С контрольные точки могут выполнять следующие функции:
- Отслеживание этапов документа. Каждый документ может проходить через различные этапы — создание, согласование, утверждение, исполнение и архивирование. На каждом этапе можно установить контрольные точки для мониторинга процесса.
- Контроль сроков. Для каждой контрольной точки можно установить сроки, что позволяет контролировать, не задерживается ли документ на каком-либо этапе.
- Автоматические уведомления. При достижении или приближении к контрольной точке система может автоматически отправлять уведомления соответствующим сотрудникам или руководителям.
- Отчетность. На основе контрольных точек можно строить отчеты о состоянии документооборота, анализировать «узкие места», определять задержки и выявлять проблемные зоны в процессе обработки документов.
- Управление рисками. Контрольные точки позволяют определить, на каких этапах чаще всего возникают проблемы, что может служить основой для оптимизации процесса документооборота.
- Контроль исполнения. После того как документ утвержден, можно установить контрольные точки для отслеживания его исполнения. Например, выполнения каких-либо задач или мероприятий, предусмотренных документом.
Для настройки и использования контрольных точек в 1С:Документооборот потребуется обратиться к документации системы или консультанту, специализирующемуся на данной платформе.
Пример использования контрольных точек в 1С:Документооборот
Допустим, вы работаете над проектом внедрения новой IT-системы в какой-то компании, и в рамках этого проекта необходимо создать и согласовать ряд ключевых документов. В 1С:Документооборот вы можете использовать контрольные точки для управления процессом создания, согласования и утверждения этих документов. Пример использования контрольных точек:
1. Создание Технического задания (ТЗ):
a. Контрольная точка 1: Срок создания первого черновика ТЗ.
b. Контрольная точка 2: Сбор обратной связи от ключевых заинтересованных сторон по первому черновику.
c. Контрольная точка 3: Внесение корректировок и подготовка финальной версии ТЗ.
2. Согласование ТЗ с отделами компании:
a. Контрольная точка 4: Отправка ТЗ на согласование в отдел разработки.
b. Контрольная точка 5: Получение обратной связи от отдела разработки.
c. Контрольная точка 6: Отправка ТЗ на согласование в финансовый отдел.
3. Утверждение ТЗ:
a. Контрольная точка 7: Отправка финальной версии ТЗ на утверждение руководству.
b. Контрольная точка 8: Получение утвержденного ТЗ от руководства.
4. Исполнение проекта на основе утвержденного ТЗ:
a. Контрольная точка 9: Начало работ по проекту в соответствии с ТЗ.
b. Контрольная точка 10: Промежуточный отчет о выполнении проекта.
c. Контрольная точка 11: Завершение работ по проекту.
На каждой контрольной точке может быть установлен конкретный срок. Если этот срок превышен или есть какие-то другие отклонения, система может автоматически отправлять уведомления ответственным лицам или создавать задачи на корректирующие действия. Такой подход позволяет систематизировать и структурировать работу над проектом, делая процесс управления более прозрачным и контролируемым.
Заключение
Контрольные точки представляют собой мощный инструмент для управления проектами, обеспечивая четкость, последовательность и систематический подход к мониторингу и выполнению задач. Они служат своеобразными «ориентирами» на пути к завершению проекта, позволяя командам и менеджерам своевременно реагировать на возможные отклонения и корректировать действия.
Если статья была полезна, ставьте палец вверх и делитесь ею с коллегами. Еще больше полезных тем об управлении проектами, — на нашем Telegram-канале
