Бумажных доверенностей становится всё меньше — и это хорошая новость
Всем привет! Меня зовут Дмитрий, я менеджер по продукту в Метре квадратном. С 1 сентября этого года начнётся процесс отказа от бумажных доверенностей. Их место займут машиночитаемые, которые в перспективе будет обрабатывать искусственный интеллект.
Почему от бумажных доверенностей решили отказаться, в чём плюсы электронных и как это нововведение повлияет на бизнес-процессы — рассказываю в статье.
В чём была проблема обычных доверенностей
Для начала стоит вспомнить, как была устроена работа с бумажным документом ранее. Стандартная процедура для юридических лиц такая: генеральный директор приходит в офис к нотариусу и заявляет о желании доверить третьему лицу возможность действовать от своего имени.
С этого момента сотрудник может сам представлять юридическое лицо или передоверять полномочия другим, если такая возможность оговорена в документе. Например, в больших корпорациях от имени организации могут действовать тысячи работников — конечно, их руководители не выдают доверенности самостоятельно.
При этом большая часть взаимодействий юридических лиц с государством уже переведена в электронный вид: налоговая отчётность, регистрация патентов, подача строительной документации и не только. Все они требуют подтверждения полномочий действовать от имени и в интересах организации. Однако доверенность — один из последних оставшихся документов, которые не были переведены в машиночитаемую форму.
Электронную версию сделать можно. Для этого доверенность сначала выпускают по старинке на гербовой бумаге, а уже после нотариус сканирует её и заверяет файл скан-копии своей электронной подписью. Но главная проблема такого подхода в невозможности автоматически анализировать цифровой документ. По сути, это просто картинка, которую всё равно должен отсматривать человек.
Только после окончательной миграции в цифру можно будет полностью перейти к автоматическому и роботизированному оказанию услуг.
Почему с внедрением цифровых доверенностей так тянули
Кажется, что уже почти всё перевели в диджитал, а такой важный документ почему-то оставили на потом. Но это только на первый поверхностный взгляд. Я думаю, что в первую очередь стояла задача цифровизовать бизнес-документы, которые нужны для выполнения целевого действия. А после этого уже занялись доверенностями.
Например, в банках только сейчас дошли до перевода кредитных договоров полностью в электронный формат. Хотя, казалось бы, эта идея была прямо на поверхности.
Как на нововведение отреагируют мошенники
При разработке машиночитаемых доверенностей (или МЧД) учли недостатки, которые были у бумажных документов. Но я не удивлюсь, если узкие места всё-таки найдутся — тут покажет только практика.
Если говорить о махинациях с бумажными документами, то существует две популярные схемы. Самый распространённый вариант — вписывание дополнительных полномочий. Например, изначально в доверенности была речь только про управление автомобилем, но нечистый на руку сотрудник добавляет в копию бумаги операции со счетами, оставляя все реквизиты настоящего документа.
Как внедрение электронных доверенностей повлияет на процессы
Новая форма документа не приведёт к ощутимым изменениям для клиентов. В части регистрации сделок с недвижимостью необходимо использовать нотариальную доверенность на представителя организации. Процесс получения электронной доверенности останется таким же, как и в случае с бумажной. Генеральному директору или сотруднику, имеющему полномочия и право передоверия, нужно обратиться к нотариусу. А в итоге он получит два файла: с самой доверенностью и подписью. Только теперь они будут не в виде картинки, а в машиночитаемом формате XML.
Намного больше изменений на стороне Росреестра. Первое время машиночитаемые доверенности будут проверять государственные регистраторы. Но в будущем процесс автоматизируют: вместе с пакетом документов специалист будет получать готовое заключение о заявителе, его полномочиях, а также о соответствии форме обращения и полномочиям от организации. Для большинства компаний работа с доверенностями станет ещё безопаснее и удобнее.
МЧД — важный шаг в переходе на тотальный электронный документооборот. Во-первых, МЧД структурирует форму доверенности и перечень полномочий, позволяет на уровне системы пересылки документов отслеживать действенность и полномочия участников сделки. Во-вторых, позволяет, наконец, избавиться от бумаг и их скан-образов и сделать по-настоящему защищённый документооборот между государством, компаниями и гражданами.