Где грань между тираном и лояльным руководителем? Сейчас я веду несколько проектов и стартапов параллельно, управляю разными командами разной степени формализованости. И столкнулась с проблемой постановки задач и контроля их выполнения: как бы сделать так, чтобы сотрудники могли работать эффективно и продуктивно, но при этом не стать для них погонщиком и пастухом с кнутом в руках?
Вообще в своей работе я пропагандирую те же принципы, которые применяю в своей личной жизни, и о которых все время пишу на канале. Считаю, что планирование и регулярность – это залог успеха.
"Каждая минута, которую вы тратите на планирование, экономит 10 минут на исполнении" (с) Брайан Трейси.
Эффективность планирования зависит от 2 факторов: от системы и выбранного инструмента для реализации этой системы. Обычно для управления крупными проектами я пользуюсь большими, достаточно тяжеловесными программами-трекерами. Но недавно я организовала работу для своего небольшого стартапа, в котором задействовано сотрудники из разных городов и которые работают над стартапом инициативно, не в качестве основного места работы. И тут я столкнулась с проблемой: использовать большие программы по планированию было либо не удобно, либо слишком перегружено.
- Trello привлек своими визуальными досками. Но есть проблема: когда задачи увеличиваются, экран становится перегруженным.
- Asana предлагает множество функций. Однако ее интерфейс кажется сложным. Новичкам потребуется много времени, чтобы освоиться.
- Notion — это универсальный инструмент. Но именно из-за своей универсальности показался перегруженным.
И тут меня осенило: ведь планеры и трекеры – не единственные инструменты, позволяющие управлять задачами. И я решила попробовать в этом качестве… корпоративный мессенджер! Коллеги предложили протестировать мессенджер Compass, именно на него и пал мой выбор.
Итак, проблемы:
- Разрозненная и удалённая команда, которая занимается проектом не в качестве основной работы, и поэтому сотрудники периодически «выпадают« из продуктивного темпа работы.
- Невозможность и нежелание авторитарного контроля за работой сотрудников.
- Отсутствие времени для заполнения громоздких планов и трекеров по управлению.
Задача: так организовать планирование и мониторинг выполнения задач, чтобы не превратить все в тотальный контроль, не отбить у сотрудников охоту к работе, но при этом всегда понимать что происходит и если что-то не получается, какие были причины для этого.
Мой план по решению проблем получился таким:
Шаг 1. Создать общий чатов для планирования
- Создаем новый чат. Даем название, которое будет отражать суть проекта.
- Приглашаем сотрудников. Добавляем в чат всех, кто будет принимать участие в данном проекте.
- Назначаем координатора. Этот человек будет составлять стратегию достижения цели, отчитываться о ходе проекта и ставить галочку рядом с выполненными пунктами.
Шаг 2. Создать чат с планами на месяц
Каждый участник определяет свои цели на месяц и разбивает их на недельные задачи. Я проверяю и согласовываю планы. При этом чтобы избежать излишней формальности всё согласование - это подтверждение сообщение смайликом-реакцией 😄
Шаг 3. Установить Правила для сотрудников
- Утренний план. Каждое утро сотрудник отправляет мне свой план на день. В этом плане должны быть описаны ключевые задачи, которые он планирует выполнить. Я не прошу писать мне огромные простыни, надо тезисно, кратко, по сути и четко по задачам.
2. Вечерний отчёт: В конце рабочего дня сотрудник отправляет в чат итоги. Он отмечает выполненные задачи галочками. Если какие-то задачи остались невыполненными, он указывает на причины. А если возникли проблемы – предлагает решения.
А теперь лайфхаки!
1. Пишем план с утра в ЗАВЕРШЁННОМ виде
Создание плана утром, где уже прописаны действия типа "Обзвонил 15 клиентов, договорился о сотрудничестве", действительно работает. Такой план позволяет точно определить ожидаемый результат и двигает к цели. А руководитель, в свою очередь, получает ясную картину продвижения без лишних подробностей. Также такой подход помогает выявить, что пошло хорошо, а что стоит улучшить.
2. Делим задачи на день
Задачи стоит разбивать на кусочки, каждый из которых можно выполнить за 2 часа. Допустим, у вас есть проект по организации мероприятия, например, конференции.
Первые 2 часа: Поиск подходящего места для проведения конференции и обсуждение деталей с администрацией.
Следующие 2 часа: Подготовка списка потенциальных спикеров и отправка им приглашений.
Такой подход позволяет сохранять высокую концентрацию, избегать усталости и эффективно продвигаться вперед.
Кстати, этот лайфхак я часто использую и при планировании своих личных задач!
Записываем краткие выводы: "Что получилось" и "Что можно сделать лучше"
Анализ успехов позволяет сохранить положительный настрой. Если что-то пошло не так, разбираем, что препятствовало, и как это исправить. Такой подход укрепляет чувство ответственности и помогает нам понять, где можно оказать поддержку друг другу.
Итоги
Организация рабочего дня через корпоративные мессенджеры стало для меня настоящей находкой в деле построения управления своими проектами. Compass — хороший вариант для начала!
Основные мои советы при использовании Compass:
- Использовать общие чаты для проектов;
- Правильно составлять утренние планы и вечерние отчеты;
- Делить задачи так, чтоб каждую из них можно было выполнить за 2 часа;
- Не оставляет сообщение от сотрудников без ответа, активно использовать реакции в ответ.
