В социальных сетях Бегового сообщества мы уже не раз рассказывали, что наши волонтёры участвуют почти во всех этапах организации забегов. Пришло время углубиться в тему подробнее: мы поговорили с координаторами программы и теми, кто начинал свой путь в команде в качестве волонтёра – и узнали, из чего состоит волонтёрская программа сейчас, почему на неё равняются другие организаторы, зачем в ней участвовать и как это помогает в карьерном росте.
С чего всё начиналось
Евгений Шабаров, технический директор, который в 2013 году занимался почти всем – в том числе, набором волонтёров:
Про то, что было 10 лет назад, уже и не вспомнишь. Могу сказать, что в 2013 году никакой программы, конечно, ещё не было: волонтёров набирали только на выдачу номеров. Другие направления появились позже с приходом в команду координатора Полины и развитием программы.
Первые волонтёры получали футболки и сухие пайки в виде шоколадок, чая и кофе — мы ещё были далеки от развития волонтёрской программы и не знали, как лучше всё организовать.
В день выдачи номеров я проводил брифинг, рассказывал, что нужно делать. А за каждой зоной был закреплён супервайзер, который отвечал за выполнение задач. В общем — минимализм по всем направлениям. Но вскоре всё начало стремительно развиваться.
Как формировалась волонтёрская программа
Полина Абакумова, первый координатор программы волонтёров Бегового сообщества:
Когда и с чего начиналась волонтёрская программа в БС?
Работа с волонтёрами, как и сказал Женя, началась с первого забега в 2013 году. До 2017 года она существовала в упрощённом формате: кандидатов набирали через open-call, в день мероприятия собирали в метро на краткий брифинг, а после распределяли по ситуации и потребностям на площадке.
Помню, что видела объявление о наборе волонтёров Московского Марафона где-то в социальных сетях в 2016 году, отправляла запрос на почту, но мне не ответили. Тогда я подумала, что набор уже, наверное, закрыт. В 2017 моя подруга упомянула меня в посте сообщества о поиске кандидата на позицию менеджера волонтёров, меня пригласили на собеседование. Мы тогда проговорили больше часа о том, какой программа может быть — так началась моя история волонтёрской программы в БС.
Как собиралась база волонтёров?
В 2017 году, когда я пришла в проект, у нас с коллегой был файлик на несколько сотен контактов (имя, фамилия, почта и телефон). В начале бегового сезона, перед забегом «Апрель», мы сделали рассылку по этой базе контактов и разместили ссылку на анкету на сайте соревнования и в социальных сетях с приглашением стать волонтёром или тим-лидером волонтёров.
Тогда мы много рассказывали, что волонтёром может стать каждый, особенно, если ты не бежишь этот старт сам или у тебя есть возможность помочь в дни выдачи стартовых пакетов. В анкете кандидата есть вопрос «Почему ты хочешь быть волонтёром забега» и часто, помимо желания помочь или стать частью проекта, мы видели ответы — «Бежит мой муж / подруга / сын».
С 2017 года мы ведём единую базу кандидатов: мы знаем не только о мотивации или стартах, в которых готов помогать кандидат в течение сезона, но и его историю волонтёрства на наших забегах — когда и на какой позиции он уже нам помогал.
Кандидатов на позиции тим-лидеров мы собеседовали на очном интервью или предлагали эту роль тем, кого видели в течение сезона. Тим-лидер — это тоже волонтёр, он помогает нам с отбором кандидатов из базы заявок: связывается, уточняет возможность помочь в конкретный день и время на конкретной позиции.
Многие тим-лидеры, да и сами волонтёры, приглашали своих друзей и знакомых, рассказывая о наших проектах, — так росла наша база в первые годы.
А уже позже, при подготовке крупных стартов, с ростом количества потребностей в волонтёрах, мы начали размещать информацию о наборе в волонтерских сообществах или центрах.
Расскажи, пожалуйста, подробнее об устройстве волонтёрской программы тех лет?
Программа состояла и состоит из нескольких блоков:
- планирование численности и функционала, сервисов для волонтёров;
- набор кандидатов, в том числе на позиции тим-лидеров волонтёров;
- собеседование тим-лидеров и отбор кандидатов по направлениям;
- брифинг тим-лидеров, подготовка электронных материалов (общая информация о мероприятии, инструкции для волонтёров на каждой позиции), проведение очных брифингов;
- управление волонтёрами на площадке (организация работы штаба волонтёров, check-in и check-out в начале и в конце смены, выдача экипировки, организация питания, замены в случае неявки волонтёров, выдача сувениров и проставление часов на площадке).
Первое время мы с коллегой уделяли много времени тому, чтобы разобраться с потребностями и функционалом волонтёров — вникали в детали работы каждого менеджера в команде, чтобы понимать, насколько оптимально количество волонтёров, запрошенных для той или иной задачи. Это действительно важно, потому что волонтёр, который ничего не делает во время смены, уйдёт с площадки неудовлетворённым и с ощущением бесполезно потраченного времени, или, наоборот, волонтёр, который не поднимает головы от перегруженности в задачах, скорее всего, не придёт в следующий раз.
Часто в командах есть мнение, что менеджер волонтёров — это человек, который набирает и управляет командами во время мероприятия. Такое мнение было и у многих менеджеров, но это не так. В 2017 году мы корректировали работу команды и в этом подходе. Если менеджер сервисов на финише запрашивает волонтёров для выдачи медалей, он заботится о том, чтобы его волонтёры знали, как и какую медаль нужно выдать на финише — организует брифинг перед сменой, следит за расстановкой волонтёров, увеличивает или уменьшает количество людей в зависимости от плотности потока участников.
Можно ли сказать, что вы задавали стандарты спортивного волонтёрства в России?
Нет, наоборот, мы адаптировали опыт спортивного волонтёрства международных соревнований, которые проводились в России, на наши беговые мероприятия. Волонтёрская программа Бегового сообщества в 2017 году сильно изменилась с точки зрения привлечения, отбора, обучения, мотивации и управления волонтерами — мы использовали инструменты и стандарты Универсиады 2013 года в Казани и Олимпийских игр 2014 года в Сочи, несмотря на то, что в организации забегов принимает участие значительно меньшее количество кандидатов.
Но стандарты работы с волонтёрами на беговых мероприятиях мы, однозначно, задали, потому что было время, когда волонтёров Московского Марафона как-то набирали, собирали ранним утром в метро и раскидывали по ситуации и потребностям перед началом смены.
Сейчас мы набираем кандидатов через анкету на сайте или волонтёрские центры, четко знаем, какое количество волонтёров нужно каждому менеджеру направления в каждую смену и для каких задач, готовим детальные инструкции и брифинги, имеем чёткую структуру управления волонтерами и в период подготовки, и в дни мероприятия на площадке.
Чем можно было заинтересовать и мотивировать волонтёров, чтобы они из раза в раз приходили на помощь?
Ценность, которую мы создавали и транслировали в самом начале — сопричастность к большому значимому событию, которым завершается беговой сезон, к Московскому Марафону (тогда, в 2017 году, не было осенних кроссов и соревнований на стадионе «Скорость»).
Позже, проработав в команде несколько сезонов, мы приходили к мысли, что самая большая мотивация, которую мы создали — это чувство семейности и, конечно, уровень сервисов для волонтёров. Мы всегда заботимся о том, чтобы зона для волонтёров была достаточно большой, чтобы в ней можно было не только оставить вещи, но и отдохнуть в течение смены. Мы обеспечиваем команду питанием — горячим, если смена длится более 4 часов, или качественным набором (сытный сэндвич, фрукт, морс, питательный батончик), в зоне для волонтёров есть горячий чай и кофе, вода в свободном доступе. Мы с любовью готовим дизайны футболок и значков, которые никогда не повторяются.
Ещё один важный момент — это просвещение как нашей аудитории читателей, так и самих волонтёров. В 2017 году о волонтёрах забега было представление, что это те, кто выдает воду на дистанции или медали на финише, часто думали, что волонтёрство — оплачивается. Сейчас мы набираем ребят на около 100 позиций в 11 направлениях, не набираем волонтёров для тяжёлой, грязной или материально-ответственной работы; готовим детальные инструкции о работе на позиции, проводим очные брифинги, а в брифе фотографов всегда есть съемка не только массовых фотографий команд, но и «за работой».
Если говорить о чувстве семейности, то это и про отношение менеджеров в команде к волонтёрам, и про отношение участников к волонтёрам, и про то, как ребята общаются в дни проведения стартов друг с другом. В 2017 мы начали приглашать Дмитрия Тарасова на очные брифинги больших команд перед крупными стартами и дебрифинги с тим-лидерами волонтеров, включать посты благодарности волонтёрам в социальные сети после проведения забега, в речь ведущего и комментаторов трансляции.
Может быть, у тебя есть какие-нибудь истории о том, как волонтёр из программы попал в собственно команду? Как это было?
Да, и мы осознаём, что предложить роль в команде кому-то из волонтёров — зачастую самое точное попадание и с точки зрения мотивации кандидата, и с точки зрения знания специфики работы.
Конечно, большая часть позиций — сезонная, а занятость проектная. Список далеко не полный, кто-то из ребят работает с нами в течение сезона, после уходит на постоянную работу или не может совмещать, посвящает больше времени семье, учёбе, но есть те, кто остаётся из сезона в сезон.
Как сейчас развивается волонтёрская программа
Ольга Беспалова, координатор волонтёрской программы Бегового сообщества:
Как изменилась волонтёрская программа с твоим приходом?
В первую очередь мы расширили нишу сотрудничества с молодёжными и волонтёрскими центрами и вузами. Теперь мы приглашаем целые волонтёрские центры на мероприятия — так мы познакомились с огромным количеством очень приятных заряженных волонтёров и тим-лидеров. Например, волонтёрский центр Высшая школа экономики появился на Московском полумарафоне в прошлом году, и ребята до сих пор участвуют практически в каждом нашем забеге. Волонтёры из Московского авиационного института тоже на многих мероприятиях с нами и не перестают меня радовать.
Мы сотрудничаем с МГУ, с Финансовым университетом, с волонтёрскими центрами поменьше. Бывает так, что ребята приезжают на Ночной забег, несмотря на то, что закрывается городок примерно в 2 часа ночи, и добраться в это время домой на транспорте нет никакой возможности. Они всё равно приезжают зарядиться эмоциями и поделиться своей радостью, энергией со всеми.
Ещё мы начали осваивать электронные волонтёрские книжки. Так вышло, что Москва — это один из немногих городов, где всё ещё используются бумажные волонтёрские книжки. Чтобы адаптироваться под запросы питерских ребят, мы начали развивать сотрудничество с Добро.ру именно с электронных часов. Электронные часы дают возможность волонтёрам участвовать в разных программах, ездить на проекты, получать бонусы, например, дополнительные баллы при поступлении в вузы.
Мы очень выросли в количестве — особенно расширилась наша питерская база. В 2020 году в ней было 350 человек, а теперь уже более 800.
Сильно изменился наш подход к программе мобильности: если раньше привезти тим-лидеров из Москвы в Санкт-Петербург было критично, потому что нам нужны были люди, которые более глубоко понимают принципы работы программы и организации мероприятий, то теперь уже легко задействуем питерских тим-лидеров.
С моим приходом обновилась и команда тим-лидеров, но это скорее естественный процесс. Многие ребята перегорели за время ковида, нашли новые хобби. Всё это не столько зависело от меня, сколько пришлось на моё появление в программе. Поэтому у нас очень много новеньких, и состав тим-лидеров каждый раз обновляется и расширяется.
Какие у тебя есть планы по развитию программы, над чем ещё предстоит поработать?
Всегда есть над чем работать. Я хочу продолжить увеличивать количество тим-лидеров, помогать им развиваться. Приглашать ребят разного возраста. Ещё хочу дать им возможность повышать уровень компетенции, развивать софт скиллы через сотрудничество с крупными центрами, которые проводят обучение. Может, ещё добавить досуговых мероприятий для тимбилдинга — чтобы все могли встретиться, пообщаться, лучше узнать друг друга и влиться в команду.
Например, мы планируем провести занятие по йоге на свежем воздухе, пока у нас лето и погода даже временами радует.
Думаю, у тебя найдётся статистика по количеству участников программы. Поделись, пожалуйста, цифрами: сколько их было раньше и сколько теперь?
Как можно догадаться, за время пандемии количество волонтёров в базе сократилось — тогда было много отмен мероприятий, даже тех, к которым долго готовились. Это многих демотивировало и разочаровало. Сейчас стараемся наверстать упущенное. На расширение питерской базы очень сильно повлиял, конечно, марафон «Белые ночи». В прошлом году мы провели его впервые, и это произвело на ребят впечатление.
Московская база тоже растёт благодаря появлению новых мероприятий — в этом году появились соревнования «Скорость» на стадионе. На каждый забег мы стараемся набирать определённый процент новичков, которые никогда не волонтёрили, чтобы ещё больше людей узнавали как о мероприятиях, так и о программе, и пробовали себя в разных ролях.
В прошлом году мы начали приглашать ребят с нарушениями слуха, повысив инклюзивность команды. Ещё мы начали сотрудничество с волонтёрами-медиками.
Какие бывают волонтёры? Это студенты или поколение старше? Как выглядит средний волонтёр Бегового сообщества? Есть ли яркие примеры?
Больше всего в нашей программе женщин — примерно 75%. Самая крупная возрастная группа — 19-25 лет. 18% ребят школьного возраста, которые набирают часы для поступления в вузы и излучают очень много энергии и эмоций. В этом сезоне появилось два тим-лидера в возрасте 16 лет, и они меня безмерно радуют тем, насколько они ответственные, инициативные и ресурсные, очень серьёзно подходят в делу.
У нас много волонтёров «серебряного» возраста, поэтому возрастная картинка волонтёров Бегового сообщества очень разнообразная. Есть и те, кто пришёл к нам и в 14 лет — это нижняя граница возраста, с которого можно участвовать в программе без сопровождения родителей.
Есть целые семьи с детьми 10-13 лет, которые с удовольствием принимают участие, школьники, студенты, пожилые люди. Есть прекрасная категория людей, которые приходят отвлечься от повседневной рутины, от работы и учёбы, чтобы сосредоточиться на чём-то другом и отдохнуть от проблем. Говорят же, что лучший отдых — это смена деятельности.
Что самое сложное в твоей работе и что самое приятное?
Наверное, самое сложное и самое приятное одновременно — это люди. Потому что всё это про людей, будь то бегуны или волонтёры. Количество волонтёров варьируется от 40 людей до 1000, и порой бывает трудно найти подход к каждому тим-лидеру, поддержать мотивацию и заинтересованность, решить все вопросы так, чтобы хотя бы большинство людей в итоге были довольны.
Поэтому думаю, что вот это лавирование в человеческих отношениях между абсолютно разными людьми, разных возрастов и профессий — это самое сложное и в то же время невозможно прекрасное. Очень много потрясающих людей, с которыми безумно приятно общаться и работать. Именно от них я получаю огромный всплеск энергии, эту отдачу. И когда закрывается финиш, и все радуются — в этот момент я думаю, что всё того стоило.
Есть ли у тебя любимчики или просто самые запомнившиеся ребята из команды, с кем было особенно весело?
Не думаю, что здесь уместно говорить о любимчиках. Но, конечно, есть те ребята, которые бросаются в глаза и запоминаются — их я приглашаю попробовать себя в роли тим-лидеров. Не все соглашаются, кому-то комфортнее оставаться волонтёрами, а кому-то наоборот интересно попробовать что-то новое. Они пробуют, где-то ошибаются, где-то приятно удивляют — меня очень радует видеть, как многие из них растут от участия в маленьком забеге до марафонов. Есть несколько ребят, которые заметно выросли на моих глазах за это время, и я очень ими горжусь.
Я стараюсь объективно смотреть на каждого волонтёра и на каждого тим-лидера, хотя и как любой человек с кем-то схожусь легче, а с кем-то труднее.
Может быть, у тебя есть какие-нибудь истории о том, как волонтёр из программы попал в собственно команду? Как это было?
У нас очень прозрачный путь от волонтёра до коллеги. Многие ассистенты и помощники менеджеров — это бывшие волонтёры, которых заметили и с которыми захотели продолжить работать. Они побывали по обе стороны организации забегов, увидели её изнутри и знают обо всём на личном опыте.
Недавно к нашей команде присоединился Ваня Малышев. Он буквально в начале сезона был тим-лидером, а теперь мой коллега.
Конечно, мне немного грустно, когда ко мне подходит менеджер и говорит, что хочет забрать кого-то из ребят к себе в помощники. Трудно отрывать от сердца, но я знаю, что ребята заслужили рост, и очень рада, что наши отношения развиваются вот так.
Волонтёрство на личном опыте
Иван Малышев, был волонтёром, теперь работает в команде тайминга
Волонтёрство всегда привлекало меня своей непредсказуемостью и возможностью познакомиться с новыми людьми и местами, которые обычно недоступны в рамках моей учебы и работы. Это уникальная платформа для расширения своего опыта и участия в разнообразных проектах.
Забег «Апрель» стал моим дебютным опытом как в волонтёрстве, так и в собственно беге. После одного из зимних манежных забегов ко мне обратилась режиссер забегов, с которой я тогда работал в качестве тим-лидера волонтёров, и сказала, что в команде требуется человек на хронометраж. Теперь я в команде тайминга. Основное и главное – это работа над тем, чтоб у каждого был результат, минимизация несчитавшихся чипов. Если подробнее, то моя задача – запланировать точки хронометража и оборудование под них на забег, подготовить комплекты оборудования на каждую точку, сопроводительную документацию, напечатать чипы для номеров, сделать преднастройки программ расчёта результатов и так далее.
Денис Аршук, был волонтёром, теперь проектный менеджер
Моим первым забегом тоже стал забег «Апрель» в 2018 году. На тот момент у меня уже был небольшой опыт волонтёрства, знакомые ребята позвали поучаствовать. Вкусный сухпай помню до сих пор. Ещё меня впечатлило, что тим-лидер волонтёров встречала всех как родных, обнимала и заряжала эмоциями на весь день.
Очень понравилось отношение: идёт дождь — держи дождевик, замёрз — выпей горячего чая, отволонтёрил — вот твой значок!
В 2021 году появилась открытая позиция на менеджера финишной зоны. Мне предложили, и я согласился. И бейдж «ORG», словно очень ценная ачивка, к которой ты не особо готовился, но глубоко в подсознании стремился, появился на моей шее.
В задачи стала входить подготовка финишной зоны: согласование с ответственными людьми зон выдачи (медали, вода, фрукты, накидки, краски), планирование количества волонтёров и их обучение перед началом смены, проведение брифингов с тим-лидерами волонтёров, разбор медалей накануне старта, подготовка зон и решение возникающих вопросов по ходу мероприятия.
Надежда Васильева, была волонтёром, теперь проектный менеджер
Моим первым опытом волонтёрства стала роль тим-лидера пункта питания на Московском полумарафоне в 2017 году. В том сезоне я не могла бегать по состоянию здоровья и решила, что могу поучаствовать так.
Всё прошло отлично, и мы даже попали в репортаж Аллы Михеевой для «Вечернего Урганта». Но я чувствовала личный провал, потому что на смену явились 8 человек из 15, мне казалось, что меня больше никуда не позовут. Но получилось наоборот — перед Московским Марафоном того же года мне позвонили и пригласили помочь режиссёрской группе. В итоге случилась любовь: с 2018 года я поменяла статус бегуна и волонтёра на постоянную роль помощника режиссёра шоу-команды, а с 2021 года курирую ШОВ (от англ. show) направление в команде, выступаю режиссёром на большей части соревнований.
Елена Базилевская, была волонтёром, теперь проектный менеджер
Весной 2017 года захотелось помогать в сфере спорта, поэтому решила оставить работу в управлении салоном красоты. Нашла Московский Марафон, заполнила анкету на участие в волонтёрской программе, и вскоре мне пришёл ответ!
Меня сразу поставили на позицию тим-лидера в зоне выдачи футболок на Московском полумарафоне, потом быстро предложили стать менеджером выдачи номеров и менеджером зоны финиша. Сегодня я занимаю позицию менеджера зоны выдачи номеров и стартовых пакетов. Я отвечаю за качественную выдачу всем участникам номеров, стартовых пакетов и футболок.
Татьяна Гурьева, была волонтёром, теперь ассистент
Я пришла в Беговое сообщество в 2016 году, тогда организация называлась по-другому. Из-за травм бегать на постоянке не получалось, поэтому решила, почему бы не окунуться в волонтёрство. Успела попробовать себя на многих ролях, на всех возможных позициях — от выдачи номеров до финишного кластера. В конечном итоге меня и мою напарницу Владу Романову взяли ассистентами волонтёрской программы.
Я помогаю с набором команды тим-лидеров, общаюсь с волонтёрскими центрами и вузами, обновляю базы рассылки писем и ещё много чего делаю.
Как говорил Дмитрий Тарасов, волонтёры — неотъемлемая часть Бегового сообщества, и без них ни одно мероприятие не состоялось бы так, как они проходят.
