Вы наверное сталкивались с ситуацией, когда вы планируете, планируете, а задачи валятся и валятся. Процент выполненных задач не достигает и 50% (в лучшем случае, а то и опускается 20%). Получается, что либо мы не так планируем, либо мы не так работаем, либо что-то третье? И здесь не спасает ни знание SMART (характеристик задач), ни делегирование, ни доска КАНБАН. Задачи продолжают выпадать из графика, и хорошо, если это какие-то личные дела, когда вы в отпуске, а если это проект на 100 млн., а вы элемент той самой критической цепи?
График Ганта (последние 100 лет)
Что именно мешает нам реализовывать планы попробуем разобраться. Пришло время помериться своей эффективностью и поднять ее на новую высоту. Сразу скажу, что причиной обратиться к этой теме вилась традиция писать по понедельникам о планировании. Но прошел вторник, а задача "Написать новый пост о планировании" по прежнему в планах!! Как же так?
В этой ситуации не спасают планеры, в них все просто и ясно: подъем в 8:00, отбой в 23:00, с утра важное, вечером - приятное. Ну и незаметно для глаза, все планеры и ежедневники имеют срочные дела в негласном приоритете, как бы по умолчанию.
Планировщик задач (за последние 10 лет)
Попробуем рассмотреть планирование с т.з. КАНБАНА, где приоритетом будет ограничение задач запланированных на сегодня. И наде "персонализированный канбан", который создан специально под размеры ваших задач может дать неожиданно выпадающую задачу. И не удивительно, вы же один, у нас не было покер-планирования и некому прийти к вам на помощь, вы один на один с доской, как серфер в океане...
Канбан как он есть (за последний год)
Но все эти рисунки НИЧТО, без одного простого вопроса, который вы можете себе задать после того, как вы сверстали план, или выстроили критическую цепь, или же накидали из "ХОРОШО БЫ" в колонку "СЕГОДНЯ" - несколько карточек. Что за вопрос? - спросите вы.
Что может пойти не так с вашей задачей?
Это как стрельба в цель, только цель у нас будет в виде матрицы, а в ее центре та самая задача, которая выполнена так, как и было запланировано.
Скажем у меня была на Понедельник задача - "Написать оригинальную заметку о планировании", очередной, традиционный выпуск. Но прошел понедельник (24.07.23), а выпуска нет, прошел вторник...
Ясно, что задача не выполнена как была задумана, в назначенный срок. Получается, что цель на элементарном уровне не достигнута. Мы не попали в центр, а тогда куда же мы попали? Что пошло не так?
или
Какой статус у этой не выполненной задачи?
Для начала, отбросим все сомнения на счет SMART (задачи) и тем более OKR (цели), и попробуем провести анализ, наблюдение, ретроспективу или подключить воображение, что вообще могло бы быть с задачей?
1. ЗАМЕНА - задача была заменена другой, более приоритетной задачей, например у вас была задача написать заметку и неожиданно разболелся зуб так, что вам пришлось все бросить и поехать к зубному.
2. ОТМЕНА - задача отменена, так как понедельник прошел, актуальность отпала во вторник или с течением времени вы откладывали задачу, откладывали и поняли, что можете обходиться без ее решения!
3. ОТЛОЖЕНА - возможно сейчас не то время, рынок не готов (да и мы не все сделали), возможно мы получили прогноз развития ситуации или действий конкурентов и посчитали, что выполним ее когда придет время.
4. ДЕЛЕГИРОВАНА - иногда так бывает, что задачи можно делегировать, перепоручить или отдать на аутсорсинг. Как бы если вы это сделали, то считай, что выполнили задачу, единственно ... нужно получить результат.
6. СДЕЛАНО - тот самый момент, когда хочется поставить галочку в чек-листе, но вы понимаете, что работа выполнена, а должного эффекта нет. Как бы решать задачу заново нет смысла, нужно что-то еще.
7. ТРУДНОСТИ - задача потребовала больше усилий, внимания, ресурсов на ее выполнение. Возможно даже вам пришлось все бросить, чтобы сконцентрироваться и решить задачу вовремя не смотря на сложности.
8. ПОГРУЖЕНИЕ - задача, которая, позволила вам утонуть в процессе ее решении, в поисках выгоды или в интересном процессе. Но вы по прежнему заняты, задача не решена, и не видно ее завершения.
9. ПРОБЛЕМА - задача, которая в ходе выполнения поставила вас в тупик. Нет решения, нет продвижения и вы не знаете, что еще попробовать и как с этой задачей справиться качественно и вовремя.
___________________
Возможно последовательность статусов можно как-то градуировать по степени опасности для работы или проекта в целом, и тогда суммарно этот статус может давать оценку устойчивости процесса работы.
Цветовую дифференциацию задач - вы можете предложить сами...
ИП/2023/07/26