Если первичные документы уничтожены или повреждены – нужно срочно предпринять ряд действий.
Чтобы избежать серьезных проблем для компании, необходимо:
1) должным образом документировать данный инцидент,
2) уведомить соответствующий контролирующий орган
3) и предпринять все необходимые меры для восстановления документов.
Ответственность руководителя фирмы
Руководитель организации несет ответственность за организацию хранения основных документов. Несоблюдение этого требования может повлечь наложение штрафа по статье 15.11 КоАП РФ.
Согласно этой статье, должностные лица привлекаются к административной ответственности в виде штрафа в размере от 2 000 до 3 000 рублей, если нарушение сроков хранения или уничтожение документов до истечения установленного срока привело к уменьшению налоговой базы или искажению хотя бы одного счета более чем на 10 %.
Кроме того, если руководитель не примет необходимых мер для восстановления документов, он может быть привлечен к ответственности в соответствии со статьей 110 НК РФ.
Если будет утеряна первичная документация и отчетность, руководство может быть привлечено к уголовной ответственности, если этот случай будет расценен уклонением от уплаты налогов.
Ни в коем случае нельзя уничтожать поврежденные или испорченные документы – также предусмотрена уголовная ответственность.
Именно поэтому первым делом при обнаружении утраты бумаг необходимо сообщить об этом в виде докладной или служебной записки директору.
Действия при утрате документов
1) По распоряжению директора нужно создать комиссию по расследованию причин утраты документов.
В состав комиссии должны войти специалисты, которые смогут объяснить суть ситуации.
Комиссия должна расследовать причины потери документа.
2) Если потеря документов произошла в результате форс-мажорных обстоятельств, необходимо проинформировать компетентные органы, отвечающие за данную ситуацию:
- кража документов - полиция;
- стихийные бедствия, наводнения, пожары и другие природные явления - МЧС;
- аварии в жилых и общественных зданиях - коммунальные службы.
3) Важно! В случае повреждения (утери) документов по вине сотрудника организации, руководитель должен получить письменное объяснение от виновника. Затем принять соответствующее решение и издать приказ о дисциплинарном взыскании. Это может быть выговор, предупреждение или увольнение сотрудника.
4) По окончании работы комиссия составляет опись и акт о недостающих документах, который утверждается руководителем организации.
5) О сложившийся ситуации необходимо уведомить налоговую инспекцию, не позднее недели с момента потери и начать действия по восстановлению документации.
6) Инспекцию необходимо будет известить и о завершении процесса восстановления документов и его результатах – туда направляется акт комиссии с приложением отчетов ответственных лиц об итогах работы.
Процесс восстановления документов
Для восстановления необходимых документов обратитесь:
- В налоговую инспекцию, чтобы запросить копии бухгалтерской и налоговой отчетности. Станет ясен объем операций, который придется подтверждать.
- В банк, чтобы запросить выписки по расчетному счету и определить круг контрагентов для составления перечня нужных документов.
- К контрагентам, чтобы получить заверенные дубликаты первичных учетных документов бухгалтерского учета по сделкам с вашей фирмой. Это потребуется для восстановления бухгалтерского и налогового учета.
В случае ликвидации какого-то контрагента, возьмите выписку из ЕГРЮЛ. Если связи утрачены или нужные документы отсутствуют, задокументируйте и это – составьте акт. Храните всю переписку с контрагентами о восстановлении документов (запросы и письма, ответы, почтовые квитанции, справки из банка, восстановленные копии первички и др.)
Если вам нужна помощь по данному вопросу - всегда можно обратиться к нашим юристам.
