1212 подписчиков

Digital-этикет. Как правильно общаться онлайн

24 июля 202324 июл 2023

187

3 мин

Оглавление

1. Как начать общение и донести мысль
2. Каких формулировок лучше избегать в digital-коммуникации
3. Как организовать видеоконференцию

Как лучше донести мысль, сэкономить время и оставить хорошее впечатление

Digital-этикет сегодня необходим больше, чем знание, в какой руке держать вилку, а в какой — нож. В мессенджерах, на онлайн-конференциях, по электронной почте обсуждаются даже самые важные вопросы. Чтобы добиться желаемого результата и сделать общение комфортным, нужно следовать нескольким правилам.

Каким именно, рассказывает соучредитель Reputation House (Дубай, Гонконг), «Сидорин Лаб», Reputation Lab Никита Прохоров.

1. Как начать общение и донести мысль

Как известно, есть только один шанс произвести первое впечатление. Чтобы ваше сообщение было корректным и понятным, оно должно состоять из нескольких блоков.

Приветствуем адресата и представляемся. Это элементарная вежливость, без которой нельзя начинать общение.
Указываем цель сообщения. Важнейшую мысль лучше не прятать в конце текста.
Описываем суть вопроса, приводим основную информацию. Текст в этом блоке может быть довольно объёмным (даже если пишем в мессенджере), поэтому для удобного восприятия его лучше разбить на несколько пунктов, абзацев.
В конце сообщения стоит указать, в какой форме вы ждёте ответ. Это может быть как ответное письмо или сообщение, так и телефонный звонок. Не забывайте включать этот пункт в своё сообщение, так как он подтолкнёт адресата к ответу.

Такой подход уместен не только для первого сообщения, но и в дальнейшем деловом общении.

2. Каких формулировок лучше избегать в digital-коммуникации

Самые частые ошибки:

«Привет». Сообщение с приветствием без всякой информации или вопроса вызывает недоумение и даже беспокойство.
«Можно задать вопрос?» Излишняя мнительность раздражает. Просто задайте вопрос.
«Отправлено с «Тачсупер5Gфона2046». Некоторые почтовые сервисы автоматически добавляют в текст письма марку устройства, с которого оно было отправлено. Каким бы дорогим ни был ваш гаджет, удалите этот текст перед отправкой письма. Его можно принять за неуместное хвастовство.
«С надеждой на ваш ответ». Такая фраза, возможно, была уместна в любовном романе XIX века. Однако деловое общение должно проходить в уважительной манере как по отношению к собеседнику, так и по отношению к себе.
«Пасибки», «плиз» и прочее. То, что вы можете позволить себе в дружеской переписке, зачастую совершенно не уместно в деловой. И даже если у вас тёплые отношения с получателем сообщения, в переписке по делу стоит обойтись без подобного сленга.
Мемы и эмодзи использовать лучше с самыми проверенными собеседникам.
«Вообще-то», «в отличие от вас». Такие формулировки оскорбительны и неуместны в деловом общении. Высокомерие вызовет отторжение.
«Пробегись взглядом», «глянь глазком». Не нужно настраивать собеседника на несерьёзное отношение к вам и вашим сообщениям.

3. Как организовать видеоконференцию

Определитесь, кто и как приглашает участников. Лучше, чтобы приглашения рассылал один человек, так ниже риск кого-то потерять из списка.
Сразу обозначьте длительность видеоконференции, ведь у всех свои планы. Если предусмотрены подготовленные выступления, их продолжительность также надо уточнить заранее.
В сообщении с приглашением и ссылкой для подключения к конференции необходимо запрашивать подтверждение участия.
Если на онлайн-встрече присутствует четверо и более участников, необходимо назначить модератора. Он будет предоставлять слово каждому из присутствующих и следить за таймингом. Желательно заранее оговорить полномочия модератора.
Чтобы информация, идеи и принятые решения не были забыты, необходимо фиксировать их во время разговора, а затем составлять резюме и рассылать его всем участникам. Ответственным за это необходимо определить одного человека и поставить в известность об этом остальных.
Заранее договоритесь с участниками встречи, обязательно ли подключаться с видео или можно только со звуком. Digital-этикет требует, чтобы все присутствующие были в равных условиях. Если вы, например, в дороге, и не можете подключиться с видео, извинитесь и лаконично объясните причину.